Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

KSeF – dlaczego tryby wysyłki faktur są tak ważne?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w decydującą fazę wdrożenia, a dla wielu podatników nadal pozostaje źródłem niepewności. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest: kiedy dokładnie trzeba wysłać fakturę do KSeF i co zrobić, gdy nie jest to możliwe od razu?

Ustawodawca przewidział różne scenariusze działania – od standardowej pracy w czasie rzeczywistym, po sytuacje awaryjne, przerwy techniczne czy problemy po stronie podatnika. Kluczowe jest zrozumienie trybów pracy w KSeF, ponieważ każdy z nich wiąże się z innymi terminami, obowiązkami i sposobem udostępniania faktur nabywcom.

Spis treści:

1. Tryby pracy w KSeF

2. Tryb offline24 – elastyczne rozwiązanie dla przedsiębiorców

3. Tryb offline – czasowa niedostępność KSeF

4. Tryb awaryjny – gdy KSeF przestaje działać

5. Najczęstsze pytania (FAQ)

6. Dlaczego firmy mają problem z KSeF?

7. Przygotuj siebie i klientów na KSeF  bezpłatnie z OSCBR

Tryby pracy w KSeF

Z punktu widzenia prawa i praktyki biznesowej wyróżniamy dwa główne sposoby funkcjonowania w KSeF:

1. Tryb online (czas rzeczywisty)

Tryb online polega na wysłaniu faktury do KSeF w dniu jej wystawienia. Oznacza to, że:

• data wystawienia faktury = data przesłania do KSeF,

• faktura przechodzi walidację systemową,

• nadawany jest numer KSeF ID.

Jest to rekomendowany przez Ministerstwo Finansów model pracy, zgodny z pierwotnymi założeniami KSeF 1.0. Jeżeli nie występują żadne przeszkody techniczne lub organizacyjne, warto działać właśnie w tym trybie.

2. Tryb offline – faktura wystawiona przed wysłaniem do KSeF

Tryb offline występuje wtedy, gdy data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data jej wystawienia. Ustawodawca przewidział kilka szczególnych procedur, które umożliwiają takie działanie zgodnie z prawem.

Od strony biznesowej i prawnej tryb offline dzielimy na trzy kluczowe procedury szczególne:

• offline24,

• offline – czasowa niedostępność KSeF,

• tryb awaryjny.

Tryb offline24 – elastyczne rozwiązanie dla przedsiębiorców

Kiedy można skorzystać z offline24?

Tryb offline24 został wprowadzony jako dobrowolne rozwiązanie, które można zastosować niezależnie od tego, czy KSeF działa prawidłowo. Sprawdza się m.in. w sytuacjach takich jak:

• awaria komputera lub systemu księgowego,

• brak dostępu do internetu,

• duża liczba faktur wystawianych dziennie,

• obawy o opóźnienia w przetwarzaniu faktur przez KSeF.

Dla kogo jest offline24?

• dla dużych podmiotów (np. stacje benzynowe, sieci handlowe),

• dobrowolnie – dla każdego podatnika.

Najważniejsze zasady offline24

• faktura musi być wystawiona zgodnie ze strukturą logiczną KSeF,

• fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w 1. dniu roboczym po jej wystawieniu,

• data wystawienia pozostaje datą wskazaną na fakturze,

• datą otrzymania faktury przez nabywcę polskiego jest data nadania numeru KSeF ID.

Udostępnianie faktury nabywcy

• nabywca polski – faktura udostępniana wyłącznie przez KSeF,

• konsument lub kontrahent zagraniczny – możliwe przekazanie wizualizacji (np. e-mail, papier), opatrzonej dwoma kodami QR.

Tryb offline – czasowa niedostępność KSeF

Planowane przerwy techniczne

KSeF, jak każdy system teleinformatyczny, może mieć planowane przerwy serwisowe. Informacje o niedostępności systemu będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

Jak fakturować w czasie niedostępności KSeF?

• faktury należy wystawiać zgodnie z obowiązującymi terminami,

• należy zachować strukturę logiczną KSeF,

• faktury trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności systemu.

Daty wystawienia i odbioru

• data wystawienia – zgodnie z fakturą,

• data odbioru dla kontrahenta polskiego – data nadania numeru KSeF ID.

Zasady udostępniania faktur nabywcom są analogiczne do trybu offline24.

Tryb awaryjny – gdy KSeF przestaje działać

Czym jest tryb awaryjny?

Tryb awaryjny stosuje się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, potwierdzonej komunikatem w BIP.

Najważniejsze różnice względem innych trybów

To jedyny tryb offline, w którym:

• można przekazać wizualizację faktury również kontrahentowi z polskim NIP,

• faktura może zostać doręczona poza KSeF (np. e-mail, papier).

Obowiązki podatnika

• fakturowanie zgodnie z obowiązującymi nas terminami, przy zachowaniu struktury KSeF,

• opatrzenie wizualizacji dwoma kodami QR,

• dosłanie faktury do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Data odbioru faktury w trybie awaryjnym

Za datę odbioru uznaje się:

• datę faktycznego odebrania wizualizacji przez nabywcę lub

• datę nadania numeru KSeF ID – jeżeli nastąpiło to wcześniej.

Najczęstsze pytania (FAQ)

1. Czy zawsze muszę wysyłać fakturę do KSeF w dniu wystawienia?
   Nie. Możesz skorzystać z trybów offline, jeżeli spełnisz określone warunki i dotrzymasz ustawowych terminów.

2. Czy offline24 jest obowiązkowy?
   Nie. Jest to tryb dobrowolny, dostępny dla wszystkich podatników.
3. Ile mam czasu na dosłanie faktury do KSeF w trybie offline24?
   1 dzień roboczy od daty wystawienia faktury.
4. Czy mogę wysłać fakturę e-mailem do polskiego kontrahenta?
   Tak, ale w trybie awaryjnym i w trybie online, pamiętając o opatrzeniu jej odpowiednimi kodami QR.
5. Skąd dowiem się o awarii lub niedostępności KSeF?
   Informacje są publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).
6. Który tryb jest najlepszy?
   Jeżeli to możliwe – tryb online, ponieważ jest najprostszy i rekomendowany przez MF.

Dlaczego firmy mają problem z KSeF?

Choć Ministerstwo Finansów jasno określiło, kiedy i w jaki sposób należy wysyłać faktury do KSeF, w praktyce wiele problemów wynika z:

• braku spisanych procedur,

• niejasnego podziału odpowiedzialności (księgowość, IT, sprzedaż),

• nieprzygotowania na tryby offline i awaryjne,

• błędnej interpretacji dat wystawienia i odbioru faktur.

Dobrze zaprojektowane procesy fakturowania pozwalają uniknąć chaosu, opóźnień i kosztownych błędów. KSeF – mimo początkowych obaw – może stać się realnym wsparciem w codziennej pracy przedsiębiorcy.

Przygotuj siebie i klientów na KSeF  bezpłatnie z OSCBR

Właśnie dlatego OSCBR uruchomiło program „Bądź gotowy na KSeF”, skierowany do biur rachunkowych, które chcą:

• rzetelnie przygotować siebie i swoich klientów do obowiązkowego KSeF,

• uporządkować wiedzę o trybach online, offline24 i awaryjnym,

• uniknąć błędów, które mogą skutkować problemami podatkowymi,

• zbudować swoją pozycję eksperta w oczach klientów.

Co zyskujesz w programie „Bądź gotowy na KSeF”?

• darmowe szkolenia dla biura rachunkowego oraz dla Twoich klientów,

• dostęp do narzędzia mOrganizer Finansów do pełnej automatyzacji przesyłania faktur do KSeF,

• wsparcie ekspertów OSCBR przy wdrożeniu i integracji systemu,

• spokój i bezpieczeństwo – unikniesz ryzyk podatkowych i technicznych związanych z e-fakturowaniem.

Dołącz do programu już teraz: https://oscbr.pl/ksef