Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. design studiokreatywa.pl

Co zrobić jeżeli nasz dostawca lub klient, zarówno stały jaki i potencjalny ma siedzibę na drugim końcu Polski?

Trzeba odebrać towar w porcie w Gdyni, a nasza siedziba jest we Wrocławiu lub też targi branżowe odbywają się akurat w Krakowie? Dobre kontakty biznesowe wymagają często spotkania twarzą w twarz. Pandemia znacznie zredukowała tego typu wyjazdy, ale nadal czasami nie mamy wyjścia; musimy udać się w podróż służbową. Co mamy zrobić z wydatkami poniesionymi
w drodze?

 

Rozliczenie podróży

 

Prawidłowe i sprawne wyliczenie kosztów wyjazdu ułatwi nam dokument rozliczenia podróży.

Dokument ten powinien zawierać następujące dane:

 

  1. Imię, nazwisko i stanowisko pracownika odbywającego podróż służbową,

  2. Cel podróży,

  3. Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,

  4. Datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu - co ułatwi nam wyliczenie liczby godzin i dni przebywania w podróży służbowej (dieta),

  5. Informacje o sposobie dojazdu (samolot, pociąg, własny samochód itp.),

  6. Informację o poniesionych wydatkach takich jak noclegi, wyżywienie (jeżeli nie wypłacamy diety) oraz inne np. przejazd autostradą, parkingi i inne opłaty

  7. Sumę poniesionych wydatków pomniejszoną o wypłaconą zaliczkę (jeżeli była)
     

Do rozliczenia dołączamy faktury i rachunki dokumentujące poniesione koszty. Jeżeli nie mamy jakiegoś rachunku, a nie rozliczamy się ryczałtem, możemy poprosić pracownika o napisanie oświadczenia o poniesionym koszcie. 

Na podstawie tych dokumentów przygotowujemy dokument wewnętrzny do zaksięgowania wydatków.

 

Dieta
 

Dietę wyliczamy na postawie podanego czasu trwania podróży służbowej.

 

  1. Do 8 godzin – dieta nie przysługuje,

  2. Od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,

  3. ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości – 100%.
     

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdy dzień naliczamy 100%, a ostatni dzień rozliczamy następująco:
 

  1. do 8 godzin – 50% diety,

  2. powyżej 8 godzin – 100%
     

Kwotę diety zmniejszamy o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.
Przyjmujemy, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25%, obiad – 50%, kolacja – 25% diety.

 

Uwaga: większość hoteli oferuje śniadania w cenie noclegu. To również musimy uwzględnić w naszych wyliczeniach.

Dieta w podanej wysokości przysługuje także przedsiębiorcy prowadzącemu Jednoosobową Działalność Gospodarczą.

 

Koszty przejazdu

 

Co do zasady jeżeli pracownik porusza się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), kosztem będzie cena biletu
za przejazd. Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu, oczywiście wybranie droższego przejazdu musi być uzasadnione. Podstawą rozliczenia kosztów jest bilet.

W przypadku gdy pracodawca wyrazi zgodę na przejazd pojazdem należącym do pracownika, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu, który wyliczamy mnożąc liczbę przejechanych kilometrów x stawkę za kilometr.

 

Aktualne stawki wynoszą:

 

  1. 0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3,

  2. 0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,

  3. 0,2302 zł - dla motocykla,

  4. 0,1382 zł - dla motoroweru.
     

Jeśli w podróży służbowej pracownik korzysta ze środków komunikacji miejscowej (tramwaje, autobusy), koszty rozliczamy na podstawie biletów,
lub wypłacamy ryczałt w wysokości 20% diety dziennie.

 

Noclegi

 

Za nocleg podczas podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej dwudziestokrotność stawki diety.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot wydatków przekraczających ten limit. Podstawą zwrotu jest faktura,
lub rachunek potwierdzający poniesione koszty.

 

Za nocleg może pracownikowi przysługiwać ryczałt. Jest to ustalona stawka w kwocie 150% obowiązującej diety. Pracownik ma prawo do ryczałtu
za nocleg, gdy trwał on minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano. Ryczałt jest należny w sytuacji gdy pracodawca nie zapewni noclegu, a pracownik nie ma rachunków potwierdzających poniesione koszty.

Uwaga: ryczałt nie przysługuje przedsiębiorcy prowadzącemu Jednoosobową Działalność Gospodarczą. Nocleg w tym przypadku zawsze musi
być potwierdzony rachunkiem lub fakturą.

 

Inne wydatki

 

Pracownikowi przysługuje również zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych z tytułu podróży służbowej innych niż wyżej wymienione. Rodzaje tych wydatków określa pracodawca. Wydatki te nie są limitowane, a zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem odpowiedniego ich udokumentowania.

Wydatkiem może być np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, opłaty za autostrady, parkingi w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

 

Uwaga: aktualne przepisy, oraz stawki diet zarówno w podróżach krajowych i zagranicznych znajdują się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 

Krajowa podróż służbowa, a koszty działalności

11 sierpnia 2021

DLA BIURA RACHUNKOWEGO

DLA PRZEDSIĘBIORCY

wróć