Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Awarie KSeF, czyli awarie systemu KSeF, stanowią wyzwanie operacyjne dla biur rachunkowych, które wpływa na terminowość i poprawność fakturowania. W artykule przedstawiamy, jak reagować na problemy techniczne, jakie procedury wdrożyć oraz jak skutecznie obsługiwać klientów w sytuacjach kryzysowych.

W naszej pracy zdarzały się sytuacje, w których awaria KSeF pojawiała się w godzinach największego obciążenia — dokładnie wtedy, gdy klienci wystawiali najwięcej faktur. W takich momentach najważniejsze jest szybkie uporządkowanie działań, a nie szukanie rozwiązania na bieżąco.

Awarie KSeF przestały być hipotetycznym scenariuszem - dla wielu biur rachunkowych to codzienność, z którą trzeba sobie radzić w sposób uporządkowany i powtarzalny. Problem nie polega wyłącznie na braku dostępu do systemu, ale na konsekwencjach operacyjnych: opóźnieniach w wystawianiu faktur, presji ze strony klientów oraz ryzyku błędów po przywróceniu działania systemu.

W praktyce oznacza to jedno - biuro rachunkowe musi mieć gotowe procedury działania. Improwizacja w przypadku awarii KSeF niemal zawsze prowadzi do chaosu, duplikatów dokumentów lub problemów z rozliczeniami. W tym artykule skupiamy się wyłącznie na konkretach - co robić, jak działać i czego unikać.

Spis treści:

1. Jak biuro rachunkowe powinno reagować na awarie KSeF w codziennej pracy?

2. Co zrobić gdy KSeF nie działa - obsługa faktur sprzedaży krok po kroku?

3. Obsługa klientów podczas awarii KSeF - jak uniknąć chaosu komunikacyjnego

4. Najczęstsze błędy przy wysyłce faktur po awarii KSeF

5. Jak uniknąć błędów przy wysyłce faktur po awarii KSeF? - sprawdzone rozwiązania

6. Case study - jak poradziliśmy sobie z brakiem dostępu do KSeF

7. Jak przygotować się na kolejne awarie KSeF?

8. Checklista - gotowość na awarie KSeF

9. FAQ - najczęstsze pytania

10. Ekspert OSCBR

Jak biuro rachunkowe powinno reagować na awarie KSeF w codziennej pracy?

Pierwsze minuty po wystąpieniu awarii KSeF przesądzają o dalszych krokach. To moment, w którym biuro rachunkowe musi podjąć decyzję: czekamy na przywrócenie systemu czy przechodzimy w tryb offline.

Z naszego doświadczenia wynika, że największym problemem nie jest sama awaria, ale brak jasnej decyzji, kto i co robi w pierwszych minutach po jej wystąpieniu.

W dobrze zorganizowanym biurze reakcja powinna wyglądać następująco:

• szybka weryfikacja, czy problem dotyczy KSeF globalnie czy lokalnie (np. integracja systemu FK),

• wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie statusu systemu,

• wstrzymanie automatycznych wysyłek do momentu podjęcia decyzji,

• uruchomienie procedury komunikacji z klientami.

Istotne jest również rozdzielenie ról w zespole. Jedna osoba odpowiada za kontakt z klientami, druga za analizę techniczną, a trzecia za ewidencję dokumentów wystawionych poza systemem. Taki podział minimalizuje ryzyko chaosu.

Nie można też zapominać o komunikacji. Klient, który nie wie, co się dzieje, zaczyna naciskać, a to zwiększa ryzyko błędów po stronie biura.

Co zrobić gdy KSeF nie działa - obsługa faktur sprzedaży krok po kroku?

Gdy KSeF przestaje działać, pojawia się zasadnicze pytanie: co zrobić z fakturami sprzedaży?

W praktyce biura rachunkowe powinny działać według jasno określonego schematu:

• Decyzja o przejściu na tryb offline
  Jeśli awaria trwa dłużej niż kilkadziesiąt minut i blokuje działalność klienta, należy uruchomić tryb offline.

• Wystawienie faktury poza KSeF
  Faktura powinna być wystawiona w systemie finansowo-księgowym lub narzędziu sprzedażowym klienta.

• Zapis kluczowych danych
  Należy bezwzględnie zachować:

  • datę wystawienia,

  • datę sprzedaży,

  • numer dokumentu,

  • informację o trybie offline.

• Oznaczenie dokumentu
  Warto stosować wewnętrzne oznaczenia (np. „KSeF_OFFLINE”), które ułatwią późniejszą identyfikację.

• Rejestr dokumentów offline
  Każda faktura powinna trafić do dedykowanego rejestru - to absolutna podstawa dalszych działań.

Brak takiego podejścia powoduje, że po przywróceniu systemu biuro nie ma kontroli nad tym, co zostało wystawione i co należy wysłać.

Obsługa klientów podczas awarii KSeF - jak uniknąć chaosu komunikacyjnego

Obsługa klientów podczas awarii KSeF to jeden z najtrudniejszych elementów całego procesu. W praktyce często pierwsze pytanie klienta pojawia się już kilka minut po wystąpieniu awarii — zanim jeszcze biuro zdąży sprawdzić, co dokładnie się wydarzyło.

Najczęstsze pytania klientów:

• „Czy mogę wystawić fakturę?”

• „Czy faktura będzie ważna?”

• „Kiedy zostanie wysłana do KSeF?”

Brak jasnych odpowiedzi prowadzi do frustracji i presji na biuro. W czasie awarii KSeF klienci nie oczekują teorii, a jasnej informacji: co robić dalej? 

Z perspektywy klienta awaria KSeF nie jest problemem technicznym, tylko biznesowym. Dla wielu firm oznacza ona wstrzymanie procesów sprzedażowych, brak możliwości wystawienia dokumentów lub niepewność co do poprawności rozliczeń. Klient nie analizuje przyczyn - oczekuje jasnej informacji, co ma zrobić tu i teraz. 

W praktyce oznacza to, że brak komunikacji ze strony biura rachunkowego bardzo szybko prowadzi do eskalacji problemu. Klient zaczyna działać samodzielnie, często podejmując decyzje niezgodne z przyjętymi procedurami, co później generuje dodatkową pracę i ryzyko błędów. Dlatego rolą biura nie jest tylko obsługa dokumentów, ale przede wszystkim przejęcie kontroli nad sytuacją i nadanie jej uporządkowanego przebiegu.

Warto przygotować gotowe komunikaty, np.:

• informacja o awarii i jej wpływie na proces,

• instrukcja dla klienta (czy działać, czy czekać),

• zapewnienie o kontroli sytuacji.

Ważnym elementem jest również zarządzanie oczekiwaniami klienta. W sytuacji awarii KSeF biuro rachunkowe powinno jasno określić:

• czy klient powinien kontynuować wystawianie faktur,

• w jakiej formie mają być one przygotowywane,

• kiedy można spodziewać się ich wysyłki do systemu,

• czy istnieje ryzyko opóźnień lub korekt.

Brak takich informacji powoduje, że klient działa w niepewności, co bezpośrednio przekłada się na liczbę zapytań oraz większe ryzyko błędów w dokumentacji. Kluczowe jest zarządzanie oczekiwaniami. Klient powinien wiedzieć, że proces jest pod kontrolą, nawet jeśli system nie działa. Dobrą praktyką, która wspiera obsługę klientów podczas awarii KSeF, jest również ich wcześniejsza edukacja, np. poprzez newsletter lub onboarding KSeF.

Najczęstsze błędy przy wysyłce faktur po awarii KSeF

Z naszej praktyki wynika, że największe błędy pojawiają się nie w trakcie awarii, ale w momencie przywrócenia działania systemu, gdy zespół działa pod presją czasu.

Moment przywrócenia działania systemu jest dla biura rachunkowego szczególnie wymagający. To właśnie wtedy, pod presją szybkiego nadrobienia zaległości, najłatwiej o błędy, które później trudno wychwycić i jeszcze trudniej skorygować. W praktyce największym problemem nie jest sama awaria KSeF, ale chaos organizacyjny po jej zakończeniu.

Do najczęstszych błędów należą:

• duplikaty faktur - ta sama faktura zostaje wysłana ponownie, bo wcześniej została wystawiona poza systemem, ale nie została właściwie oznaczona,

• błędne daty - rozbieżność między datą wystawienia, datą sprzedaży i momentem przesłania do KSeF,

• niespójna numeracja dokumentów,

• pominięcie części faktur przy ręcznym odtwarzaniu kolejki wysyłki,

• błędy integracji systemów FK, szczególnie po automatycznym przywróceniu synchronizacji.

Częstym problemem jest również brak jednej osoby odpowiedzialnej za zamknięcie procesu po awarii. W efekcie kilka osób wykonuje te same działania równolegle albo przeciwnie - każda zakłada, że dokument został już wysłany. Dodatkowo pomijany jest etap porównania rejestru dokumentów offline z danymi w systemie klienta, co prowadzi do niezgodności trudnych do wychwycenia na późniejszym etapie.

Jak uniknąć błędów przy wysyłce faktur po awarii KSeF? - sprawdzone rozwiązania

Aby uniknąć tych błędów, warto wdrożyć konkretne, powtarzalne rozwiązania:

• prowadzenie jednego, spójnego rejestru faktur offline z aktualnym statusem wysyłki,

• wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za proces wysyłki po awarii,

• stosowanie oznaczeń dokumentów wystawionych poza KSeF,

• wprowadzenie zasady: najpierw kontrola, potem wysyłka,

• porównanie rejestru offline z systemem klienta przed rozpoczęciem wysyłki,

• wysyłanie faktur partiami zamiast jednorazowo,

• wdrożenie zasady „czterech oczu” przy weryfikacji dokumentów.

Takie podejście pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko błędów, ale przede wszystkim zachować pełną kontrolę nad procesem, nawet w sytuacji dużej presji czasowej po zakończeniu awarii.

Case study - jak poradziliśmy sobie z brakiem dostępu do KSeF?

W naszej praktyce obsługiwaliśmy klienta z branży e-commerce, który wystawiał kilkadziesiąt faktur dziennie. W godzinach największej sprzedaży doszło do kilkugodzinnej awarii KSeF, co od razu stworzyło ryzyko opóźnień i błędów w obiegu dokumentów. Z perspektywy biura rachunkowego najważniejsze było dla nas to, aby nie dopuścić do chaosu i jednocześnie nie blokować bieżącej działalności klienta.

Zdecydowaliśmy o przejściu na tryb offline i uruchomiliśmy prostą, ale uporządkowaną procedurę awaryjną KSeF w biurze rachunkowym. Na bieżąco rejestrowaliśmy wszystkie faktury wystawione poza KSeF, zapisując ich podstawowe dane oraz status dalszej wysyłki. Równolegle utrzymywaliśmy stały kontakt z klientem, aby wiedział, jakie działania podejmujemy i czego może się spodziewać po przywróceniu systemu. To pozwoliło ograniczyć presję i uniknąć niepotrzebnych pytań dotyczących każdej pojedynczej faktury.

Po przywróceniu dostępu do KSeF nie wysyłaliśmy dokumentów automatycznie i jednocześnie. Najpierw porównaliśmy rejestr faktur offline z dokumentami w systemie klienta, a dopiero potem rozpoczęliśmy wysyłkę partiami. Dzięki temu zachowaliśmy pełną kontrolę nad procesem i wyeliminowaliśmy ryzyko duplikatów lub pominięcia części dokumentów.

Z perspektywy klienta kluczowe było to, że mimo awarii KSeF nie musiał on zmieniać swojego sposobu działania ani wstrzymywać sprzedaży. Jasna komunikacja i przewidywalny proces pozwoliły mu skupić się na biznesie, zamiast na problemach technicznych.

Jak przygotować się na kolejne awarie KSeF?

Awarie KSeF będą się zdarzać i trzeba ten fakt uwzględnić w organizacji pracy biura.

Najważniejsze wnioski:

• procedura awaryjna KSeF w biurze rachunkowym to konieczność,

• komunikacja z klientem to podstawa,

• rejestr dokumentów offline jest obowiązkowy,

• automatyzacja pomaga, ale nie zastąpi kontroli.

Biura, które przygotują się wcześniej, traktują awarie jako element procesu - nie jako kryzys. Natomiast te księgowe, które nie traktują awarii KSeF jako stałego elementu procesu, będą każdorazowo reagować chaotycznie zamiast operacyjnie.

Checklista - gotowość na awarie KSeF

• Czy masz procedurę awaryjną?

• Czy prowadzisz rejestr faktur offline?

• Czy masz gotowe komunikaty dla klientów?

• Czy kontrolujesz wysyłkę po awarii?

• Czy zespół zna swoje role?

FAQ - najczęstsze pytania

1. Czy można wystawiać faktury podczas awarii KSeF?
   Tak, w uzasadnionych przypadkach można wystawiać faktury offline i przesłać je po przywróceniu systemu.
2. Jak długo można działać poza KSeF?
   Do momentu przywrócenia systemu - kluczowe jest późniejsze terminowe przesłanie dokumentów.
3. Czy faktura offline jest ważna podatkowo?
   Tak, pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych i późniejszego przesłania do KSeF.
4. Jak uniknąć duplikatów po awarii?
   Poprzez prowadzenie rejestru dokumentów i kontrolę wysyłki.
5. Czy klient musi wiedzieć o awarii?
   Tak, brak komunikacji zwiększa ryzyko błędów i napięć.
6. Czy warto automatyzować procesy?
   Tak, ale zawsze z dodatkową kontrolą manualną.

Ekspert OSCBR

Katarzyna Gocalińska jest właścicielką Biura Rachunkowego On Time w Warszawie, które od lat wspiera przedsiębiorców w zakresie księgowości, podatków oraz bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Na co dzień pomaga firmom odnaleźć się w zmieniających się przepisach oraz wdrażać rozwiązania usprawniające organizację pracy i obieg dokumentów.

 

Biuro Rachunkowe On Time Warszawa specjalizuje się w kompleksowej obsłudze księgowej firm, rozliczeniach podatkowych, kadrach i płacach oraz przygotowywaniu przedsiębiorców do zmian związanych z KSeF i cyfryzacją procesów księgowych. Biuro wspiera zarówno lokalnych przedsiębiorców z Warszawy, jak i klientów z całej Polski, oferując nowoczesną obsługę księgową oraz praktyczne podejście do codziennych problemów biznesowych.

 

👉 Biuro rachunkowe Warszawa  - Biuro Rachunkowe On Time sp. z o.o. Warszawa

 

🌐 https://www.ontime.waw.pl/

📞 884 923 944

📧 [email protected]