Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Na początku wiele firm traktowało KSeF przede wszystkim jako nowy sposób wystawiania faktur. Z naszej perspektywy w biurze rachunkowym bardzo szybko okazało się jednak, że to nie sama forma dokumentu jest największą zmianą.

Największą zmianą jest sposób współpracy z klientem.

W codziennej pracy regularnie spotykamy się z podobną sytuacją. Klient wystawia fakturę, uznaje temat za zamknięty, a po kilku dniach okazuje się, że dokument został odrzucony przez system. Sprzedaż już się odbyła, kontrahent czeka na dokument, miesiąc się kończy, a my jako biuro rachunkowe pracujemy na niepełnych danych.

To właśnie w takich momentach widać, że KSeF nie jest wyłącznie projektem technologicznym.To przede wszystkim projekt organizacyjny.

Biura rachunkowe, które odpowiednio wcześnie uporządkują proces współpracy z klientem, zyskują coś bardzo konkretnego:

• spokój operacyjny

• mniej błędów

• większą przewidywalność pracy zespołu

• lepszą rentowność obsługi klientów

Spis treści:

1. Co oznacza faktura odrzucona w KSeF?

2. Gdzie naprawdę powstaje problem?

3. Najważniejsza zmiana po wdrożeniu KSeF — podział ról

4. Jak powinien wyglądać nowoczesny obieg dokumentów?

5. Dlaczego akceptacja kosztów ma dziś ogromne znaczenie?

6. Procedura dla biura rachunkowego — faktura odrzucona w KSeF

7. Case study z codziennej praktyki biura rachunkowego

8. Co warto wpisać do umowy z klientem po wdrożeniu KSeF?

9. Checklista dla biura rachunkowego

10. Wnioski dla biura rachunkowego

11. Ekspert OSCBR

Co oznacza faktura odrzucona w KSeF?

Jeżeli dokument nie został przyjęty przez system, co do zasady nie uzyskuje statusu skutecznie wystawionej faktury ustrukturyzowanej.

Dla przedsiębiorcy brzmi to technicznie. Dla biura rachunkowego oznacza to bardzo konkretne skutki operacyjne.

Najczęściej oznacza to, że:

• dokument nie powinien stanowić podstawy ewidencji VAT

• konieczne jest ustalenie przyczyny odrzucenia

• może być potrzebna ponowna wysyłka dokumentu

• pojawia się presja czasu pod koniec miesiąca

• rośnie ryzyko błędnych rozliczeń

Najtrudniejsze jest jednak coś innego. Klient bardzo często uważa, że faktura została już wystawiona, bo: „przecież jest w systemie”. Z perspektywy biura rachunkowego to właśnie ten moment, w którym zaczyna się cały problem.

Gdzie naprawdę powstaje problem?

W większości przypadków problem nie zaczyna się w KSeF.

Z naszego doświadczenia wynika, że zaczyna się dużo wcześniej — w organizacji pracy z dokumentami.

Najczęściej widzimy ten sam schemat:

• dokumenty trafiają do biura różnymi kanałami

• klient nie sprawdza statusów faktur

• koszty są przesyłane mailem, zdjęciem lub w wiadomości

• zespół księgowy musi dopytywać o szczegóły

• odpowiedzialność stron nie jest jasno opisana w umowie

W takim modelu nawet drobny błąd szybko zamienia się w problem operacyjny.

Najczęściej problem z fakturą zaczyna się nie w systemie, tylko w tym, że każdy myśli, że ktoś inny już się nią zajął. 

Nie dlatego, że system jest skomplikowany. Dlatego, że proces współpracy nie jest uporządkowany.

Najważniejsza zmiana po wdrożeniu KSeF — podział ról

Jedną z najważniejszych zmian, które wprowadziliśmy w pracy z klientami po wdrożeniu KSeF, było jasne określenie ról i odpowiedzialności.

Nowoczesne biuro rachunkowe nie powinno przejmować obowiązków klienta. Powinno natomiast zbudować przejrzysty proces współpracy.

W naszej praktyce taki podział wygląda następująco.

Klient odpowiada za:

• wystawienie dokumentów sprzedaży

• poprawność danych handlowych

• monitorowanie statusów dokumentów

• poprawę błędów

• przekazywanie kosztów

• zatwierdzanie dokumentów do księgowania

Biuro rachunkowe odpowiada za:

• księgowanie danych przekazanych zgodnie z procedurą

• rozliczenia podatkowe

• kontrolę kompletności dokumentów

• informowanie o ryzykach

• organizację procesu współpracy

To pozornie proste rozróżnienie w praktyce eliminuje większość sporów i nieporozumień.

Jak powinien wyglądać nowoczesny obieg dokumentów?

Z naszego doświadczenia najlepiej działa model jednego, elektronicznego środowiska współpracy pomiędzy klientem a biurem rachunkowym.

Nie chodzi o technologię. Chodzi o porządek w procesie.

1. Sprzedaż

Klient samodzielnie wystawia faktury i przekazuje je zgodnie z obowiązującą procedurą.

2. Kontrola statusów

Klient widzi, czy dokument został przyjęty, oczekuje czy wymaga poprawy.

3. Reakcja na błąd

Jeżeli dokument został odrzucony, klient niezwłocznie poprawia dane i ponawia proces.

4. Koszty

Klient przekazuje dokumenty zakupowe elektronicznie, w jednym miejscu.

5. Akceptacja

Klient zatwierdza dokumenty przeznaczone do księgowania.

6. Rozliczenie

Biuro rachunkowe pracuje na kompletnym, uporządkowanym zbiorze danych.

Dlaczego akceptacja kosztów ma dziś ogromne znaczenie?

Wielu przedsiębiorców uważa, że największym wyzwaniem jest sprzedaż. Tymczasem w praktyce równie problematyczne bywają koszty.

To klient wie:

• czy zakup dotyczy firmy

• czy zawiera element prywatny

• czy ma związek z przychodem

• czy wymaga dodatkowego opisu

• czy powinien zostać przekazany do księgowania

Jeżeli klient elektronicznie potwierdza dokument, biuro nie musi działać na domysłach.

To oznacza:

• mniej maili

• mniej telefonów

• mniej korekt

• mniej stresu pod koniec miesiąca

Procedura dla biura rachunkowego — faktura odrzucona w KSeF

W praktyce warto mieć jasną, prostą procedurę działania.

Krok 1 — nie księgować automatycznie

Brak skutecznego potwierdzenia wymaga ostrożności.

Krok 2 — ustalić przyczynę odrzucenia

Najczęściej chodzi o:

• błędne dane

• brak wymaganych pól

• niezgodność struktury

• błąd techniczny

Krok 3 — poinformować klienta

Krótko i konkretnie:

Dokument został odrzucony.Prosimy o poprawę i ponowne przekazanie.

Krok 4 — zachować historię działań

Warto archiwizować komunikację.

To ważne:

• dla bezpieczeństwa biura

• dla kontroli

• dla odpowiedzialności

Krok 5 — rozliczyć dokument dopiero po skutecznym zakończeniu procesu

To moment, w którym ryzyko błędu jest już minimalne.

Case study z codziennej praktyki biura rachunkowego

Pod koniec miesiąca jeden z naszych klientów przesłał zestawienie sprzedaży oraz kilkadziesiąt dokumentów kosztowych.

Na pierwszy rzut oka wszystko wyglądało standardowo. Problem pojawił się dopiero podczas weryfikacji dokumentów.

Okazało się, że:

• część faktur sprzedażowych nie została skutecznie przyjęta przez system

• kilka kosztów nie zawierało żadnego opisu

• część dokumentów została przesłana różnymi kanałami

W praktyce oznaczało to konieczność wstrzymania rozliczenia miesiąca.

Zespół księgowy musiał:

• dopytywać o dokumenty

• wstrzymać księgowanie

• poprawiać dane

• czekać na odpowiedzi klienta

• przesunąć zamknięcie miesiąca

Po wdrożeniu jednego, spójnego obiegu dokumentów sytuacja zmieniła się diametralnie.

Klient:

• sam zatwierdza koszty

• widzi statusy sprzedaży

• pracuje według jednej procedury

A zespół księgowy pracuje na kompletnych danych.

Co warto wpisać do umowy z klientem po wdrożeniu KSeF?

To jeden z najważniejszych elementów, który często jest pomijany. W praktyce wystarczy jedno jasne zdanie.

Klient odpowiada za:

• terminowe wystawianie dokumentów sprzedaży

• poprawność danych handlowych

• przekazywanie dokumentów zgodnie z procedurą

Biuro rachunkowe odpowiada za:

• rozliczenia na podstawie dokumentów skutecznie przekazanych i zaakceptowanych przez klienta

To zapis, który:

• porządkuje odpowiedzialność

• ogranicza ryzyko sporów

• chroni biuro rachunkowe

Checklista dla biura rachunkowego

• Czy klient zna swoje obowiązki?
• Czy dokumenty trafiają jednym kanałem?
• Czy klient sprawdza statusy faktur?
• Czy klient akceptuje koszty?
• Czy zespół ma procedurę dla odrzuconych faktur?
• Czy umowa reguluje odpowiedzialność stron?
• Czy zamknięcie miesiąca nie zależy od chaosu komunikacyjnego?

Wnioski dla biura rachunkowego

KSeF zmienia rolę biura rachunkowego.

Biuro nie powinno być miejscem ratowania bałaganu dokumentowego. Powinno być centrum dobrze zaprojektowanego procesu, w którym klient aktywnie uczestniczy, a księgowość działa na rzetelnych danych.

To właśnie ten model pracy będzie przewagą najlepszych biur rachunkowych w najbliższych latach.

Ekspert OSCBR

Agata Ptaszyńska jest doradcą podatkowym oraz właścicielką biura Centrum Księgowo-Kadrowe AGMA w Wysokiem Mazowieckiem. Od lat wspiera przedsiębiorców w prowadzeniu księgowości, rozliczeniach podatkowych oraz bezpiecznym zarządzaniu firmą. Jest również współautorką poradnika „Profesjonalne zarządzanie biurem rachunkowym” i aktywnie rozwija standardy pracy biur rachunkowych w oparciu o doświadczenia z codziennej praktyki.

 

Biuro rachunkowe Centrum Księgowo-Kadrowe AGMA w Wysokiem Mazowieckiem oferuje kompleksową obsługę księgową, kadrowo-płacową oraz doradztwo podatkowe dla przedsiębiorców z różnych branż, w tym handlu, transportu, budownictwa i produkcji. Zespół wspiera klientów także w zakładaniu działalności gospodarczej, pozyskiwaniu finansowania oraz organizacji szkoleń dla firm.

 

👉 Biuro rachunkowe Wysokie Mazowieckie — Centrum Księgowo-Kadrowe AGMA

 

🌐 https://ckk-agma.pl

📞 +48 607 850 343

📧  [email protected]