Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Elektroniczny obieg dokumentów przestał być domeną nowoczesnych biur rachunkowych, a stał się rzeczywistością dla wszystkich biur.Na bazie własnych doświadczeń pokazujemy, jak uporządkować proces obiegu elektronicznych dokumentów księgowych, jak wykorzystać wcześniejsze doświadczenia z pracą cyfrową oraz jak po zmianach związanych z KSeF przejść od częściowej digitalizacji do spójnego modelu pracy.

W wielu biurach rachunkowych elektroniczny obieg dokumentów księgowych nie pojawił się z dnia na dzień. Najczęściej rozwijał się stopniowo. Najpierw były faksy, potem skany, następnie pliki PDF, później pojawiły się narzędzia do wymiany dokumentów i komunikacji z klientem. U nas ten proces wyglądał podobnie. Już wcześniej pracowaliśmy cyfrowo z częścią klientów i korzystaliśmy z rozwiązań, które porządkowały współpracę. Nie był to jednak jeszcze model całkowicie spójny.

Przez długi czas funkcjonowaliśmy w układzie mieszanym. Część dokumentów trafiała do systemu, część przychodziła mailem, a część nadal była dostarczana w tradycyjnej formie. To działało, ale tylko do pewnego momentu. Im więcej klientów, dokumentów i terminów, tym wyraźniej było widać, że taki model pracy generuje niepotrzebne obciążenie i utrudnia zarządzanie dokumentami w księgowości.

Zmiany związane z obowiązkowym KSeF nie były dla nas rewolucją w sensie technologicznym. Bardziej zadziałały jak impuls porządkujący. Skoro jedna część obiegu dokumentów zaczęła działać w sposób ustandaryzowany i cyfrowy, to naturalne stało się pytanie, dlaczego reszta procesu nadal ma funkcjonować inaczej. Właśnie wtedy zaczęliśmy konsekwentnie rozwijać elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym jako całość, a nie jako zestaw osobnych rozwiązań.

Spis treści:

1. Gdzie naprawdę tracisz czas w obiegu dokumentów księgowych? 

2. Najczęstsze błędy w elektronicznym obiegu dokumentów w biurze rachunkowym

3. Jak uporządkować elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym?

4. Jak wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów  (case study)?

5. Dlaczego proces jest ważniejszy niż system do obiegu dokumentów księgowych?

6. Checklista — elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym

7. FAQ — elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym

8. Ekspert OSCBR

Gdzie naprawdę tracisz czas w obiegu dokumentów księgowych? 

Największy problem w biurze rachunkowym zwykle nie zaczyna się na etapie księgowania. Zaczyna się wcześniej, czyli wtedy, gdy dokumenty trzeba zebrać, sprawdzić, przypisać i ustalić, czy zestaw jest kompletny. W praktyce właśnie ten etap zabiera zaskakująco dużo czasu i pokazuje, jak wygląda realny obieg dokumentów księgowych.

W modelu mieszanym typowy dzień pracy wyglądał tak, że zespół musiał sprawdzić kilka miejsc jednocześnie. W praktyce oznaczało to, że zanim rozpoczęliśmy księgowanie, część dnia pracy była już zajęta samym sprawdzaniem, czy wszystkie dokumenty w ogóle dotarły. Dokumenty pojawiały się różnymi kanałami, a każda taka różnorodność oznaczała dodatkowe czynności organizacyjne. Trzeba było ustalić, czy dokument już został przesłany, czy został zapisany we właściwym miejscu i czy ktoś już się nim zajął.

W praktyce najczęściej pojawiały się takie problemy:

• dokumenty trafiały do biura różnymi kanałami,

• część dokumentów była dostarczana na bieżąco, a część dopiero pod koniec miesiąca,

• komunikacja z klientem była rozproszona między komunikatorami, mailami, telefonami i systemem,

• pracownik musiał poświęcać czas nie tylko na księgowanie, ale też na szukanie i porządkowanie dokumentów,

• trudniej było szybko ustalić, czy dokumentacja klienta jest kompletna.

To właśnie w tym miejscu KSeF pokazał bardzo wyraźnie, czym jest uporządkowany elektroniczny obieg dokumentów księgowych. Faktury ustrukturyzowane przestały wymagać „zbierania” w tradycyjnym sensie. To wprawdzie nie rozwiązało całego problemu, ale pokazało kierunek. Skoro część dokumentów można mieć w uporządkowanym, cyfrowym obiegu, to cały proces powinien zmierzać w tę samą stronę.

Najczęstsze błędy w elektronicznym obiegu dokumentów w biurze rachunkowym

Z naszej perspektywy największym błędem nie jest brak narzędzia, tylko brak konsekwencji w sposobie pracy. Nawet dobre rozwiązanie nie daje efektu, jeżeli biuro zostawia sobie zbyt wiele wyjątków i nie traktuje poważnie wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.

Najczęściej spotykane błędy wyglądają tak:

• brak jednego standardu dostarczania dokumentów – klient może wysłać dokument mailem, wrzucić do systemu albo dostarczyć go osobiście, więc biuro stale musi kontrolować kilka kanałów,

• traktowanie systemu jako dodatku – narzędzie jest wdrożone, ale nie staje się faktycznym centrum pracy,

• brak jasnych zasad wewnętrznych – każdy pracownik opisuje, zapisuje i obsługuje dokumenty trochę inaczej,

• zbyt wczesne myślenie o automatyzacji – biuro chce automatyzować proces, który sam w sobie nie został jeszcze uporządkowany,

• niedostateczne wdrożenie klienta – klient nie wie dokładnie, jak przekazywać dokumenty i kiedy to robić,

• opieranie codziennej pracy głównie na mailu – gdy dokumenty i ustalenia są rozproszone w wiadomościach, trudniej szybko sprawdzić, co już wpłynęło, czego brakuje i na jakim etapie jest dana sprawa. 

Każdy z tych błędów osobno wydaje się niewielki, ale razem powodują, że digitalizacja dokumentów w biurze rachunkowym jest tylko częściowa. Wtedy zespół nadal musi wykonywać wiele czynności ręcznych, które nie tworzą wartości ani dla biura, ani dla klienta.

Jak uporządkować elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym?

Najważniejsza zmiana polega na tym, żeby spojrzeć na elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym nie jak na technologię, ale jak na proces. Dopiero wtedy da się ustalić, co rzeczywiście trzeba uprościć i jak podejść do tematu jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym w praktyce.

U nas dobrze zadziałały następujące zasady:

• jedno miejsce przyjmowania dokumentów – dokument, niezależnie od źródła, powinien trafić do jednego środowiska pracy,

• jeden standard dla całego biura – wszyscy pracownicy obsługują dokumenty według tych samych zasad,

• czytelny status dokumentu – od razu wiadomo, czy dokument został przyjęty, wymaga uzupełnienia czy jest gotowy do księgowania,

• komunikacja powiązana z dokumentem – uwagi, pytania i odpowiedzi nie powinny krążyć poza systemem,

• przekazywanie dokumentów na bieżąco – im mniej pracy „hurtowej” na koniec miesiąca, tym łatwiej zarządzać obciążeniem zespołu,

• proste zasady dla klienta – klient powinien wiedzieć, gdzie dodać dokument i czego się od niego oczekuje.

Dopiero po takim uporządkowaniu można sensownie korzystać z automatyzacji. W przeciwnym razie system jedynie przyspiesza chaos. To bardzo ważne, bo wiele biur liczy na to, że narzędzie samo rozwiąże problemy organizacyjne. W praktyce działa to odwrotnie: najpierw trzeba uporządkować pracę, a dopiero potem technologia daje pełny efekt i pozwala realnie usprawnić pracę biura rachunkowego.

Jak wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów  (case study)?

W naszym przypadku istotne było to, że już wcześniej korzystaliśmy z mOrganizera finansów w pracy z klientami. System nie był dla nas nowością. Znał go zarówno zespół, jak i część klientów. Początkowo wykorzystywaliśmy go jednak głównie do bieżącej współpracy i dostępu do danych finansowych, a nie jako pełne centrum elektronicznego obiegu dokumentów księgowych.

Przez jakiś czas wyglądało to tak, że:

• część dokumentów trafiała do mOrganizera finansów,

• część nadal przychodziła mailowo,

• część była dosyłana z opóźnieniem w innym trybie niż ustalony,

• komunikacja dotycząca tych samych spraw bywała prowadzona równolegle w kilku miejscach.

W pewnym momencie stało się jasne, że znamy już narzędzie, ufamy mu i korzystamy z niego we współpracy z klientami, ale nie wykorzystujemy go jeszcze jako podstawy całego procesu zarządzania dokumentami w księgowości. Reforma związana z KSeF przyspieszyła tę decyzję. Nie dlatego, że wcześniej nie dało się pracować, tylko dlatego, że dalsze utrzymywanie modelu mieszanego przestało być racjonalne.

Zaczęliśmy więc porządkować obieg dokumentów księgowych wokół jednego środowiska pracy. W praktyce oznaczało to kilka konkretnych zmian:

• dokumenty miały trafiać do jednego miejsca,

• komunikacja miała być prowadzona tam, gdzie dokument jest widoczny,

• zespół miał pracować na tym samym standardzie obsługi,

• klient miał dostać prosty i powtarzalny sposób współpracy,

• dane z KSeF miały zasilać uporządkowany proces, a nie funkcjonować obok niego.

Najważniejsze było to, że nie zaczynaliśmy od zera. Dzięki wcześniejszej pracy z mOrganizerem finansów nie trzeba było przekonywać zespołu do nowego narzędzia od podstaw. Nie było też potrzeby budowania wszystkiego od początku po stronie klienta. Zmieniał się przede wszystkim zakres wykorzystania systemu. To nie był więc jednorazowy projekt wdrożeniowy, ale logiczne rozwinięcie modelu, który już znaliśmy.

Efekty zaczęły być widoczne dość szybko. Zespół przestał tracić czas na sprawdzanie kilku kanałów. Łatwiej było ustalić, czy dokumentacja jest kompletna. Mniej pracy wymagało samo organizowanie dokumentów, a więcej uwagi można było poświęcić ich merytorycznej obsłudze. Z perspektywy klienta zmiana też była korzystna, bo współpraca stała się po prostu prostsza.

Dlaczego proces jest ważniejszy niż system do obiegu dokumentów księgowych?

Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym i dobrze dobrany system do obiegu dokumentów warto traktować jako podstawowy element organizacji pracy, a nie jako osobny projekt informatyczny. Z naszego doświadczenia wynika, że największą różnicę robi nie sama technologia, lecz konsekwencja w jej wykorzystaniu.

Najważniejsze wnioski są następujące:

• warto ograniczyć liczbę kanałów dostarczania dokumentów,

• trzeba ustalić jeden standard pracy dla całego zespołu,wdrażając odpowiednie procedury

• klient powinien mieć prosty, zrozumiały model współpracy,

• automatyzacja działa najlepiej wtedy, gdy proces jest już uporządkowany,

• KSeF warto potraktować jako element większej zmiany, a nie jako osobny obowiązek,

• jeżeli biuro już wcześniej pracowało cyfrowo z klientami, to ma solidną bazę do dalszego rozwoju obiegu dokumentów.

Dobrze wdrożony system do obiegu dokumentów księgowych daje nie tylko oszczędność czasu. Daje też większą przewidywalność pracy, lepszą kontrolę nad procesem i mniej sytuacji, w których zespół działa pod presją, bo najpierw musi ustalić, gdzie właściwie znajdują się dokumenty.

Checklista — elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym

Poniższa checklista pomaga szybko ocenić, czy elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym działa w sposób uporządkowany i przewidywalny.

Można ją wykorzystać jako prosty test organizacyjny dla zespołu.

• Czy każdy dokument ma widoczny status (np. przyjęty, w trakcie, gotowy do księgowania)

• Czy klient wie dokładnie, jak je przekazywać?

• Czy zespół pracuje według jednego standardu?

• Czy komunikacja dotycząca dokumentów jest powiązana z dokumentem?

• Czy ograniczyłeś korzystanie z maila jako kanału operacyjnego?

• Czy w każdej chwili możesz sprawdzić, na jakim etapie jest dokument?

FAQ — elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy w biurze rachunkowym?

Nie, ale w praktyce staje się standardem pracy, szczególnie po wprowadzeniu KSeF i rosnącej liczbie dokumentów elektronicznych.

Czy małe biuro rachunkowe potrzebuje systemu do obiegu dokumentów?

Tak, ponieważ uporządkowany proces pracy jest potrzebny niezależnie od wielkości biura.

Czy elektroniczny obieg dokumentów zwiększa bezpieczeństwo danych?

Tak, pod warunkiem że system jest prawidłowo skonfigurowany i dostęp do dokumentów jest kontrolowany.

Czy można wdrożyć obieg dokumentów stopniowo?

Tak — w praktyce większość biur zaczyna od części klientów, a dopiero później rozszerza model na całą organizację.

Czy elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza księgowanie?

Tak, ponieważ ogranicza czas potrzebny na zbieranie i porządkowanie dokumentów.

Ekspert OSCBR

Wadim Szczyrski jest właścicielem biura PONITAX w Łomży, które specjalizuje się w kompleksowej obsłudze księgowej przedsiębiorców oraz rozliczeniach podatkowych w kraju i za granicą. Na co dzień wspiera klientów w bezpiecznym prowadzeniu działalności gospodarczej, rozliczaniu podatków oraz podejmowaniu decyzji finansowych. Szczególnym obszarem jego praktyki jest obsługa dochodów uzyskiwanych za granicą oraz wsparcie przedsiębiorców rozpoczynających działalność.

 

Biuro rachunkowe PONITAX w Łomży świadczy usługi księgowe dla firm z województwa podlaskiego oraz zdalnie dla klientów z całej Polski. Specjalizuje się w obsłudze PKPiR, ryczałtu i VAT, zakładaniu działalności gospodarczej oraz wsparciu w pozyskiwaniu finansowania. Zespół obsługuje klientów w języku polskim, ukraińskim i rosyjskim, zapewniając sprawną komunikację i bezpieczne rozliczenia podatkowe.

 

👉 Biuro rachunkowe Łomża — PONITAX

 

📞 +48 602 787 755

📧 [email protected]