Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 003

Sztuczna inteligencja może realnie odciążyć biuro rachunkowe w codziennej pracy. Pomaga szybciej przygotowywać wiadomości, porządkować procedury, pracować z arkuszami, analizować informacje i tworzyć pierwsze wersje materiałów. Dobrze wdrożona nie jest zagrożeniem dla zespołu — jest kolejnym narzędziem, którego trzeba nauczyć się używać świadomie.

Jak każde narzędzie cyfrowe, AI wymaga jednak zasad. Nie dlatego, że należy się jej bać, ale dlatego, że w biurze rachunkowym pracujemy na danych, terminach i decyzjach, za które odpowiada człowiek.

Najczęstsze problemy wynikają nie z samej technologii, lecz z braku wiedzy lub ustalonych zasad: pracownik może nieświadomie przekazać zbyt dużo danych, przyjąć niezweryfikowaną odpowiedź albo użyć narzędzia, którego biuro nie oceniło. Dlatego najważniejszym zabezpieczeniem jest dobrze przeszkolony zespół.

Dlatego dobre wdrożenie AI w biurze rachunkowym zaczyna się nie od zakazów, lecz od edukacji pracowników, jasnych zasad i wyboru narzędzi odpowiednich do konkretnych zadań.

Zaczyna się od ustalenia:

• do czego zespół może używać AI;

• z jakich narzędzi może korzystać;

• jakie dane można, a jakich nie wolno do nich przekazywać;

• kto weryfikuje rezultat;

• jakie uprawnienia może otrzymać narzędzie;

• co zrobić, jeżeli dojdzie do błędu lub incydentu.

W praktyce bezpieczeństwo AI w biurze rachunkowym opiera się na czterech filarach: zatwierdzonych narzędziach, właściwym zarządzaniu danymi, obowiązkowej kontroli człowieka oraz procedurze reagowania na błędy i incydenty.

Płatny lub biznesowy wariant narzędzia może bardzo pomóc w uporządkowaniu bezpieczeństwa, ale największą różnicę nadal robią świadomi użytkownicy i dobrze zaprojektowany proces.

Szczegółowe obowiązki regulacyjne opisujemy w artykule AI Act w biurze rachunkowym – obowiązki, terminy i checklista na 2026 rok. Jeżeli natomiast potrzebujesz dokładnej listy informacji, których nie należy przekazywać chatbotom, przejdź do poradnika jakich danych klientów nie wolno wprowadzać do ChatGPT.

Spis treści:

1. Bezpieczne korzystanie z AI w biurze rachunkowym – co to oznacza w praktyce?

2. AI w biurze rachunkowym – do jakich zadań można jej używać?

3. Jakie zagrożenia wiążą się z używaniem AI w biurze rachunkowym?

4. Czy płatny ChatGPT lub firmowe konto AI są bezpieczne dla biura rachunkowego?

5. Najważniejsze zabezpieczenie? Przeszkolony pracownik

6. Jak stworzyć politykę korzystania z AI w biurze rachunkowym? 9 kroków

7. Codzienna praca z AI – procedura dla pracownika

8. Pracownik użył niezatwierdzonego AI – jak spokojnie zareagować?

9. Jak bezpiecznie wdrożyłam AI w biurze rachunkowym? Ekspert OSCBR

10. Checklista: czy Twoje biuro bezpiecznie korzysta z AI?

11. FAQ - najczęściej zadawane pytania o bezpieczeństwo korzystania z AI w biurze rachunkowym

12. Jak bezpiecznie korzystać z AI w biurze rachunkowym – podsumowanie

13. Ekspert OSCBR - Julita Garlińska

Bezpieczne korzystanie z AI w biurze rachunkowym – co to oznacza w praktyce?

Bezpieczne korzystanie z AI nie polega na dążeniu do całkowitego wyeliminowania ryzyka. Chodzi o to, aby ryzyko było rozpoznane, proporcjonalne i kontrolowane — tak samo jak przy innych narzędziach używanych w biurze.

Najlepiej działa prosty model: pracownik wie, z czego może korzystać, jakie dane może przekazać, jak sprawdzić odpowiedź i kiedy poprosić o konsultację.

Biuro powinno zadbać o cztery warstwy bezpieczeństwa:

• Narzędzie – biuro wie, z jakiej usługi korzysta, kto jest jej dostawcą, na jakich warunkach odbywa się przetwarzanie informacji i jakie funkcje zostały uruchomione.

• Dane – pracownik przekazuje wyłącznie informacje rzeczywiście potrzebne do wykonania zadania. Jeżeli prawdziwe dane nie są konieczne, wykorzystuje dane syntetyczne, opis ogólny albo – gdy jest to możliwe – informacje skutecznie zanonimizowane.

• Człowiek – odpowiedź AI nie staje się automatycznie poradą, decyzją, deklaracją, księgowaniem ani dokumentem wysyłanym klientowi.

• Proces – organizacja wie, jakie zastosowania AI są dozwolone, kto odpowiada za weryfikację oraz jak należy postąpić w przypadku błędu lub incydentu.

Takie podejście jest zbieżne z modelem zarządzania ryzykiem AI opracowanym przez NIST, który obejmuje cztery podstawowe funkcje: Govern, Map, Measure i Manage, czyli zarządzanie, rozpoznanie kontekstu, pomiar ryzyka oraz zarządzanie zidentyfikowanym ryzykiem. NIST AI RMF ma charakter dobrowolnego frameworku zarządzania ryzykiem, a nie przepisu prawa. NIST AI RMF

AI w biurze rachunkowym – do jakich zadań można jej używać?

Nie każde zastosowanie AI wiąże się z takim samym ryzykiem. Dlatego przed użyciem narzędzia warto ocenić nie tylko samo zadanie, ale również rodzaj danych, sposób wykorzystania wyniku, uprawnienia narzędzia i możliwe konsekwencje błędu.

Jest to wewnętrzna klasyfikacja operacyjna, a nie klasyfikacja systemów wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act.

To samo zadanie może zmienić kategorię w zależności od kontekstu. Przygotowanie neutralnego wzoru wiadomości będzie zwykle zadaniem o niewielkim ryzyku. Wklejenie do tego samego narzędzia pełnej korespondencji z klientem może już oznaczać przetwarzanie danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa i informacji podatkowych.

Jakie zagrożenia wiążą się z używaniem AI w biurze rachunkowym?

Shadow AI w biurze rachunkowym – dlaczego warto dać pracownikom bezpieczną alternatyw

Shadow AI oznacza korzystanie z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji bez wiedzy, oceny lub zgody organizacji.

Pracownik może założyć prywatne konto, zainstalować rozszerzenie przeglądarki, skorzystać z bezpłatnego generatora dokumentów albo przesłać plik do aplikacji znalezionej kilka minut wcześniej.

Problemem nie jest przy tym wyłącznie brak płatnej licencji.

Biuro traci kontrolę nad zakresem przekazywanych informacji, historią rozmów i plików, ustawieniami dotyczącymi wykorzystywania danych, dostępem po odejściu pracownika, możliwością usuwania treści, podwykonawcami czy transferami danych.

Całkowity zakaz korzystania z AI zwykle nie jest najlepszym rozwiązaniem. Jeżeli pracownicy widzą, że narzędzie oszczędza czas, lepiej zapewnić im bezpieczną i zatwierdzoną ścieżkę korzystania z niego niż wypychać użycie AI poza oficjalny proces.

Skuteczniejszym rozwiązaniem jest stworzenie wygodnego, kontrolowanego środowiska korzystania z AI: zatwierdzonych narzędzi, firmowych kont, konkretnych przykładów dobrych zastosowań i prostej procedury zgłoszenia nowej aplikacji.

Czy AI może ujawnić dane klientów i informacje poufne?

Chatbot nie jest zwykłym edytorem tekstu działającym wyłącznie na komputerze pracownika.

Przekazanie treści do zewnętrznej usługi oznacza jej przetwarzanie w środowisku dostawcy zgodnie z warunkami konkretnej usługi.

Ma to szczególne znaczenie w biurze rachunkowym, które pracuje z fakturami, listami płac, umowami, dokumentami ZUS, informacjami podatkowymi, rachunkami bankowymi czy korespondencją klientów.

Nie wystarczy przy tym wykasować imienia i nazwiska.

Osobę lub przedsiębiorcę mogą identyfikować również numery dokumentów, nazwa firmy, miejscowość, charakterystyczna kwota, opis transakcji albo kombinacja kilku pozornie neutralnych informacji.

Trzeba również odróżnić anonimizację od pseudonimizacji.

Zastąpienie nazwiska określeniem „Klient A” nie oznacza automatycznie, że dane stały się anonimowe, jeżeli na podstawie pozostałych informacji nadal można ustalić, o kogo chodzi.

Zasady anonimizacji i pseudonimizacji omawiamy szerzej w poradniku o danych klientów w ChatGPT.

Halucynacje AI w księgowości – jak rozpoznać błędną lub nieaktualną odpowiedź?

Model językowy może udzielić odpowiedzi, która brzmi profesjonalnie, ale zawiera nieprawidłowy termin, nieistniejącą interpretację, błędną podstawę prawną albo nieaktualną stawkę. Pewny ton wypowiedzi nie jest dowodem poprawności.

W księgowości ryzyko jest szczególnie wysokie, ponieważ odpowiedź może zależeć od:

• błędny termin;

• nieistniejącą interpretację;

• niewłaściwy artykuł ustawy;

• nieaktualną stawkę;

• błędne wyliczenie;

• nieprawidłowe założenie.

Pewny ton odpowiedzi nie jest dowodem jej poprawności.

W księgowości ma to szczególne znaczenie, ponieważ poprawna odpowiedź często zależy od daty zdarzenia, statusu podatnika, formy prawnej, sposobu opodatkowania, treści umowy czy konkretnego stanu faktycznego.

AI może przygotować listę pytań, wskazać obszary do analizy albo stworzyć szkic. Nie powinna być jednak traktowana jako samodzielne źródło rozstrzygnięcia podatkowego, księgowego, kadrowego czy prawnego.

Prompt injection w biurze rachunkowym – ukryte polecenia w dokumentach i na stronach

Ryzyko nie zawsze pochodzi od pracownika. Dokument, wiadomość albo strona internetowa analizowana przez narzędzie AI może zawierać instrukcję, która próbuje zmienić sposób działania modelu. Jest to tzw. prompt injection.

Atak może próbować nakłonić system m.in. do pominięcia wcześniejszych zasad, ujawnienia informacji, zmiany odpowiedzi albo wykonania działania w połączonym systemie.

OWASP zalicza Prompt Injection do kluczowych zagrożeń dla aplikacji wykorzystujących modele językowe. Istotne jest zwłaszcza ryzyko pośredniego prompt injection, gdy szkodliwa instrukcja znajduje się w treści zewnętrznej przetwarzanej przez model. OWASP – Prompt Injection

Dlatego dokumenty, e-maile i strony internetowe powinny być traktowane przez AI jako dane do analizy, a nie zaufane instrukcje.

Nadmierne uprawnienia agentów AI – kiedy automatyzacja staje się ryzykiem?

Ryzyko znacząco rośnie, gdy AI przestaje jedynie odpowiadać na pytania i otrzymuje możliwość wykonywania działań.

Czym innym jest przygotowanie szkicu wiadomości, a czym innym możliwość samodzielnego:

• wysłania e-maila;

• zmiany dokumentu;

• odczytu całej skrzynki pocztowej;

• modyfikacji danych w systemie;

• uruchomienia płatności;

• wykonania operacji w systemie księgowym.

Powinna obowiązywać zasada minimalnych uprawnień: system otrzymuje wyłącznie taki dostęp, jaki jest konieczny do wykonania konkretnego zadania.

Czynności mogące wywołać skutki dla klienta, urzędu, ksiąg lub finansów powinny podlegać kontroli i zatwierdzeniu przez człowieka.

Czy płatny ChatGPT lub firmowe konto AI są bezpieczne dla biura rachunkowego?

Nie. Wersja biznesowa może zapewniać inne ustawienia niż konto prywatne, m.in. możliwość administrowania przestrzenią roboczą, zarządzania użytkownikami, retencją lub sposobem wykorzystywania danych. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każde zastosowanie jest zgodne z prawem i zasadami biura.

Jak sprawdzić bezpieczeństwo narzędzia AI przed wdrożeniem?

Przed dopuszczeniem narzędzia należy sprawdzić:

• kto jest dostawcą usługi i jakie podmioty uczestniczą w przetwarzaniu;

• czy narzędzie jest przeznaczone do użytku indywidualnego czy biznesowego;

• czy przekazane treści mogą być używane do ulepszania lub trenowania modeli;

• jak długo przechowywane są rozmowy, pliki i kopie bezpieczeństwa;

• czy administrator może zarządzać użytkownikami, dostępem i historią;

• czy dostępne są umowa powierzenia, informacje o transferach i zabezpieczeniach;

• czy można usunąć dane i konto pracownika;

• czy narzędzie prowadzi logi potrzebne do wyjaśnienia incydentu;

• czy integracje i dodatkowe funkcje nie uzyskują szerszego dostępu, niż wymaga zadanie.

Informacje dostawcy są punktem wyjścia, a nie gotową oceną zgodności. Trzeba je zestawić z rolą biura wobec klienta, rodzajem danych i rzeczywistym sposobem pracy zespołu.

Najważniejsze zabezpieczenie? Przeszkolony pracownik

Szkolenie powinno być praktyczne i oparte na rzeczywistych zadaniach biura, a nie wyłącznie na teorii.

Dobrze przeszkolony pracownik nie musi bać się AI. Powinien umieć rozpoznać sytuację, w której może działać samodzielnie, sytuację wymagającą anonimizacji oraz moment, w którym potrzebna jest konsultacja.

W praktyce najlepsza polityka nie zadziała, jeśli pracownik jej nie rozumie. Dlatego szkolenia nie powinny być dodatkiem do wdrożenia AI — powinny być jego centralnym elementem. Powinna obejmować:

• jak zgłaszać pomyłki bez obawy, że samo zgłoszenie zostanie potraktowane jako przewinienie.

• kiedy agent AI może działać samodzielnie, a kiedy potrzebne jest zatwierdzenie człowieka;

• jak bezpiecznie pracować z dokumentami i treściami zewnętrznymi;

• jak rozpoznać halucynację lub niepewne źródło;

• jak sprawdzać odpowiedzi podatkowe, księgowe i kadrowe;

• jak odróżnić anonimizację od pseudonimizacji;

• jak pracować na danych syntetycznych i ograniczać zakres danych klienta;

• jakie narzędzia są zatwierdzone i czym różnią się ich warianty;

Najważniejsza zasada organizacyjna: nie buduj kultury „AI jest niebezpieczne”. Buduj kulturę „wiemy, jak używać AI odpowiedzialnie”.

Jak stworzyć politykę korzystania z AI w biurze rachunkowym? 9 kroków

Polityka AI nie musi być długa ani odstraszająca. Powinna przede wszystkim pomagać pracownikowi szybko odpowiedzieć na trzy pytania: czego mogę użyć, jakie dane mogę przekazać i jak sprawdzić rezultat.

1. Zrób audyt narzędzi AI używanych przez pracowników

Zapytaj o chatboty, transkrypcję spotkań, generatory tekstu i grafiki, funkcje AI w pakietach biurowych, rozszerzenia przeglądarki, narzędzia automatyzacyjne oraz AI wbudowaną w inne aplikacje. Celem nie jest szukanie winnych. Chodzi o poznanie rzeczywistego sposobu pracy.

2. Wyznacz osobę odpowiedzialną za politykę AI

Ktoś powinien prowadzić listę zatwierdzonych rozwiązań, odpowiadać na pytania i koordynować aktualizację zasad.

3. Stwórz listę zatwierdzonych narzędzi AI

Przy każdym narzędziu warto wskazać:

• zatwierdzony wariant usługi i rodzaj konta;

• osoby lub role mające dostęp;

• dozwolone zastosowania;

• kategorie danych, których nie wolno wprowadzać;

• wymagany sposób weryfikacji wyniku;

• datę ostatniego przeglądu.

Lista powinna być łatwo dostępna. Jeżeli pracownik musi szukać jej w wielostronicowej instrukcji, w praktyce może z niej nie korzystać.

4. Podziel zastosowania AI na dozwolone, warunkowe i zabronione

Samo wskazanie aplikacji nie wystarcza. Biuro powinno opisać, do czego można jej używać. Przykładowo: przygotowanie neutralnego szkicu wiadomości może być dozwolone, analiza zanonimizowanego fragmentu procedury – warunkowa, a przesyłanie pełnych akt klienta do niezatwierdzonego narzędzia – zabronione.

5. Ustal, jakie dane można przekazywać narzędziom AI

Określ, kiedy należy używać danych syntetycznych, jak minimalizować zakres informacji, jak prawidłowo anonimizować materiał i których danych nie wolno przekazywać.

Politykę AI należy połączyć z istniejącymi zasadami ochrony danych, poufności i obiegu dokumentów. Pomocny może być poradnik pokazujący, jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym.

6. Wprowadź konta firmowe i minimalne uprawnienia

Prywatne konto pracownika utrudnia kontrolę dostępu, usunięcie danych i reakcję po zakończeniu współpracy. Jeżeli biuro zatwierdza określone narzędzie, powinno ustalić sposób zakładania kont, reguły logowania, uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz odbieranie uprawnień.

Integracje z pocztą, dyskiem lub innymi systemami należy włączać wyłącznie wtedy, gdy są naprawdę potrzebne. Każde dodatkowe połączenie powiększa zakres informacji dostępnych dla narzędzia.

7. Określ zasady weryfikacji odpowiedzi AI przez człowieka

Polityka powinna wskazywać nie tylko, że wynik „trzeba sprawdzić”, ale również kto i w jaki sposób to robi. Innej kontroli wymaga propozycja tytułu, a innej podsumowanie przepisów, kalkulacja albo projekt odpowiedzi dla klienta.

Materiały wywołujące skutki księgowe, podatkowe, kadrowe, finansowe lub prawne powinny być zatwierdzane przez osobę mającą odpowiednie kompetencje i uprawnienia.

8. Przygotuj procedurę na wypadek błędu lub incydentu AI

Pracownik musi wiedzieć, co zrobić, gdy:

• wkleił dane do niewłaściwego narzędzia;

• przesłał dokument zawierający informacje poufne;

• udostępnił dane dostępowe;

• AI wykonała niezamierzone działanie;

• wynik został wysłany klientowi bez weryfikacji;

• pojawiło się podejrzenie przejęcia konta.

Procedura powinna wskazywać kanał zgłoszenia, osobę odpowiedzialną, sposób zabezpieczenia informacji o zdarzeniu oraz tryb oceny jego skutków.

9. Szkol pracowników i aktualizuj politykę AI

Jednorazowe szkolenie nie wystarczy. Funkcje, warunki usług i sposoby wykorzystania AI zmieniają się szybko. Zespół powinien otrzymywać krótkie aktualizacje, przykłady prawidłowych promptów, omówienia błędów oraz informację o nowych zatwierdzonych narzędziach.

Obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI wynika również z art. 4 AI Act. Zakres szkolenia powinien uwzględniać wiedzę pracowników, kontekst wykorzystania systemu i osoby, wobec których AI jest stosowana. Więcej o tym obowiązku przeczytasz w materiale AI Act w biurze rachunkowym.

Codzienna praca z AI – procedura dla pracownika

Przed wpisaniem promptu

Pracownik powinien odpowiedzieć na pięć pytań:

• Czy korzystam z zatwierdzonego narzędzia i właściwego konta?

• Czy to zastosowanie jest dopuszczone?

• Czy rzeczywiście potrzebuję danych klienta?

• Czy mogę użyć danych syntetycznych lub opisu ogólnego?

• Kto zweryfikuje wynik?

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek pytanie jest niejasna – zadanie należy wstrzymać i skonsultować.

Podczas pracy

Stosujemy zasadę minimalizacji.

Nie przekazujemy całego dokumentu, jeżeli wystarczy fragment. Nie wpisujemy haseł, tokenów, kluczy API ani danych umożliwiających dostęp do systemów.

Treści zewnętrzne traktujemy jako materiał do analizy, a nie polecenia dla AI.

Po otrzymaniu odpowiedzi

W zależności od zadania należy zweryfikować:

• fakty;

• liczby;

• datę obowiązywania informacji;

• przepisy;

• wskazane źródła;

• obliczenia;

• zgodność ze stanem faktycznym klienta;

• wyjątki;

• obecność danych, których nie powinno być w wyniku;

• ton i zakres odpowiedzi.

Ponowne zadanie tego samego pytania temu samemu modelowi nie jest niezależną weryfikacją.

Pracownik użył niezatwierdzonego AI – jak spokojnie zareagować?

Nie każde użycie niezatwierdzonej aplikacji oznacza incydent lub naruszenie ochrony danych. Ważne jest spokojne ustalenie faktów, szybkie zgłoszenie sytuacji i ocena, czy rzeczywiście powstało ryzyko.

Pracownik powinien:

• przerwać przekazywanie kolejnych informacji;

• zapisać nazwę aplikacji, rodzaj konta, czas zdarzenia i zakres przekazanych treści;

• poinformować wyznaczoną osobę;

• zabezpieczyć informacje potrzebne do wyjaśnienia zdarzenia;

• zmienić lub unieważnić dane dostępowe, jeżeli zostały ujawnione;

• wykonywać dalsze działania zgodnie z procedurą.

Następnie biuro ocenia m.in. rodzaj informacji, możliwość identyfikacji osób, odbiorców danych, możliwość ich usunięcia, konsekwencje dla klienta oraz ewentualne obowiązki wynikające z RODO i innych regulacji.

Pracownik nie musi samodzielnie oceniać prawnych skutków zdarzenia. Jego zadaniem jest szybko je zgłosić, aby właściwa osoba mogła spokojnie i rzetelnie ocenić sytuację.

Jak bezpiecznie wdrożyłam AI w biurze rachunkowym? Ekspert OSCBR

Kiedy w naszym biurze zaczęły pojawiać się pierwsze narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, nie przygotowałam od razu rozbudowanej polityki ani wielostronicowej procedury.

Najpierw chciałam sprawdzić, w jakich zadaniach AI rzeczywiście może nam pomóc, a gdzie jej wykorzystanie może stworzyć niepotrzebne ryzyko.

Zaczęłam od siebie.

Testowałam AI przy zadaniach niewymagających korzystania z danych klientów: przygotowywaniu roboczych wiadomości, porządkowaniu notatek, tworzeniu instrukcji wewnętrznych, opracowywaniu pomysłów na treści oraz pracy z formułami i tabelami w Excelu.

Szybko zauważyłam jednak, że sama ostrożność właściciela biura nie wystarczy.

Pracownicy również interesowali się AI i mogli korzystać z ogólnodostępnych narzędzi na własną rękę. Zamiast wprowadzać zakaz, który trudno byłoby skutecznie kontrolować, postanowiłam stworzyć kilka prostych zasad.

Krok 1. Sprawdziłam, jak zespół korzysta z AI

Zapytałam pracowników, z jakich narzędzi korzystają, do czego ich używają i co chcieliby dzięki nim usprawnić. Nie chodziło o szukanie błędów, ale o poznanie rzeczywistej sytuacji.

Krok 2. Ustaliłam podstawowe zasady

Przyjęliśmy m.in., że nie wpisujemy do niezatwierdzonych narzędzi danych klientów, pracowników ani kontrahentów; nie przesyłamy dokumentów zawierających informacje poufne; korzystamy z zaakceptowanych narzędzi i kont; odpowiedzi AI podlegają kontroli człowieka; AI nie podejmuje za nas decyzji podatkowych, księgowych ani kadrowych; w razie wątpliwości pracownik pyta przed użyciem narzędzia.

Krok 3. Zaczęliśmy od zadań o niewielkim ryzyku

AI pomagała nam uporządkować instrukcję, przygotować szkic wiadomości, stworzyć strukturę procedury, podsumować informacje publiczne czy zaproponować formułę w Excelu. Pracownik nadal odpowiadał za finalną ocenę materiału.

Krok 4. Rozwijaliśmy zasady razem z doświadczeniem

Dopiero później zaczęłam rozszerzać procedurę: określać zatwierdzone narzędzia, dozwolone zastosowania, zasady pracy z informacjami oraz sposób postępowania w przypadku błędu. Treści dotyczące podatków, składek, prawa pracy czy obowiązków klientów zawsze muszą zostać sprawdzone w aktualnym i wiarygodnym źródle. Odpowiedź AI może być punktem wyjścia. Nie jest podstawą decyzji tylko dlatego, że została przedstawiona w przekonujący sposób.

Ważnym elementem wdrożenia okazały się również szkolenia i wymiana doświadczeń z innymi biurami. Materiały i spotkania organizowane w ramach OSCBR pomagały lepiej rozumieć zarówno możliwości AI, jak i ryzyka związane z jej wykorzystaniem.

Z perspektywy mojego biura najlepiej sprawdził się prosty model: audyt → zasady → bezpieczne zastosowania → stopniowe rozszerzanie.

Nie czekałam na idealną politykę i odpowiedź na każde możliwe pytanie. Zaczęliśmy od małych, kontrolowanych zastosowań i rozwijaliśmy zasady wraz z doświadczeniem zespołu.

Dziś AI nie zastępuje w naszym biurze wiedzy księgowej ani odpowiedzialności pracownika. Pomaga szybciej przygotowywać materiały, porządkować informacje i usprawniać część codziennych zadań.

Więcej materiałów opartych na doświadczeniach właścicieli biur znajdziesz w cyklu Ekspert OSCBR.

Checklista: czy Twoje biuro bezpiecznie korzysta z AI?

• Czy wiemy, z jakich narzędzi korzystają pracownicy?

• Czy mamy listę zatwierdzonych aplikacji i wariantów kont?

• Czy określiliśmy dozwolone zastosowania?

• Czy pracownicy wiedzą, jakich danych nie wolno przekazywać?

• Czy rozumieją różnicę między anonimizacją a pseudonimizacją?

• Czy korzystamy z kont firmowych i MFA?

• Czy narzędzia otrzymują wyłącznie niezbędne uprawnienia?

• Czy oceniliśmy warunki dostawcy, retencję, transfery i podwykonawców?

• Czy odpowiedzi merytoryczne są weryfikowane?

• Czy działania wywołujące skutki wymagają zatwierdzenia?

• Czy pracownicy wiedzą, czym jest prompt injection?

• Czy istnieje procedura zgłaszania incydentów?

• Czy wiadomo, kto aktualizuje politykę?

• Czy działania związane z rozwijaniem kompetencji AI są dokumentowane?

• Czy regularnie sprawdzamy występowanie Shadow AI?

FAQ - najczęściej zadawane pytania o bezpieczeństwo korzystania z AI w biurze rachunkowym

Czy pracownik może korzystać z bezpłatnego ChatGPT?

Nie powinien używać prywatnego lub niezatwierdzonego konta do pracy z danymi klientów, dokumentami wewnętrznymi czy informacjami poufnymi. O dopuszczalności powinny decydować zasady biura, a nie cena czy popularność aplikacji.

Czy konto biznesowe gwarantuje zgodność z RODO?

Nie. Może oferować rozwiązania ułatwiające bezpieczne wdrożenie, ale nadal konieczna jest ocena konkretnej usługi i zastosowania.

Czy małe biuro potrzebuje polityki AI?

Jeżeli AI jest wykorzystywana w pracy – warto ustanowić jasne zasady. Dokument może być krótki, ale powinien określać narzędzia, zastosowania, zasady dotyczące danych, sposób weryfikacji oraz procedurę zgłaszania problemów.

Czy można korzystać z AI tylko na informacjach publicznych?

Takie zastosowanie ogranicza część ryzyk związanych z poufnością, ale nadal pozostaje ryzyko błędu, nieaktualności, niewłaściwego źródła czy problemów z prawami autorskimi.

Czy AI może sprawdzić interpretację podatkową?

Może pomóc ją znaleźć lub przeanalizować, ale pracownik powinien otworzyć oficjalne źródło, potwierdzić istnienie dokumentu, jego aktualność i adekwatność do konkretnego stanu faktycznego.

Kto odpowiada za błąd AI w biurze rachunkowym?

Użycie AI nie przenosi odpowiedzialności zawodowej na model. Organizacja powinna jasno określić, kto sprawdza i zatwierdza materiał.

Czy zakaz AI wystarczy?

Nie zawsze. Zakaz bez edukacji i bezpiecznej alternatywy może zwiększać ryzyko Shadow AI.

Jak często aktualizować politykę?

Regularnie oraz po istotnych zmianach narzędzia, jego funkcji, warunków dostawcy, integracji, przepisów, procesów biura albo po incydencie.

Czy AI może samodzielnie wysyłać wiadomości lub zmieniać dane?

Technicznie niektóre systemy mogą to robić. Organizacyjnie należy jednak przyjąć zasadę, że im większa autonomia narzędzia i potencjalne skutki działania, tym silniejsze powinny być ograniczenia, monitoring i kontrola człowieka.

Jak bezpiecznie korzystać z AI w biurze rachunkowym – podsumowanie

AI może być bezpiecznym i bardzo użytecznym elementem pracy biura rachunkowego. O powodzeniu wdrożenia decyduje jednak nie sama aplikacja, lecz sposób, w jaki zespół z niej korzysta.

Najważniejsze są kompetencje pracowników, jasne zasady, właściwe narzędzia oraz rozsądna kontrola danych i uprawnień.

Najważniejsze zasady można sprowadzić do siedmiu punktów:

• biuro zatwierdza narzędzia i ich zastosowania;

• pracownicy korzystają z właściwych kont firmowych;

• stosujemy minimalizację danych i – gdzie to możliwe – dane syntetyczne;

• odpowiedzi o znaczeniu merytorycznym podlegają weryfikacji;

• narzędzia otrzymują minimalne niezbędne uprawnienia;

• błędy i incydenty są szybko zgłaszane;

• zasady i kompetencje zespołu są regularnie rozwijane.

AI może być bardzo dobrym asystentem księgowej: przyspieszać pracę, pomagać w analizie i odciążać zespół. Największą przewagę daje wtedy, gdy pracownicy wiedzą, jak z niej korzystać i zachowują kontrolę nad ostatecznym rezultatem.

O tym, jak AI wpływa na organizację pracy, kompetencje i rolę księgowego, piszemy szerzej w artykule AI w księgowości – jak sztuczna inteligencja zmienia codzienną pracę księgowych.

Źródła i materiały uzupełniające:

• Wolters Kluwer Polska – raport „AI w księgowości i kadrach”

• Komisja Europejska – AI literacy: pytania i odpowiedzi

Ekspert OSCBR - Julita Garlińska

Julita Garlińska jest właścicielką i prezeską biur rachunkowych m.in. Księgowa z polecenia działających pod marką Kryzysowa Księgowa. Od ponad 20 lat zawodowo zajmuje się rachunkowością i podatkami, wspierając przedsiębiorców w bezpiecznym prowadzeniu firm oraz podejmowaniu świadomych decyzji finansowych.

Specjalizuje się w księgowości firm, podatkach, KSeF oraz organizacji i optymalizacji procesów finansowo-księgowych. Wieloletnie doświadczenie praktyczne łączy z ciągłym rozwojem zawodowym i aktualizowaniem wiedzy w zakresie zmieniających się przepisów. Obecnie przygotowuje się również do egzaminu na doradcę podatkowego.

👉 Księgowa z polecenia

📍 Poznań | obsługa klientów z całej Polski

📞 601 737 921

📧 [email protected]

📱 www.kryzysowa-ksiegowa.pl