Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

KSeF zmienia fakturowanie w Polsce

Dla biur rachunkowych i przedsiębiorców nadchodzący obowiązek korzystania z KSeF to nie tylko wyzwanie, ale i szansa na usprawnienie procesów księgowych. Kluczem będzie znajomość procedury wystawiania faktury w KSeF oraz wybór narzędzi, które przyspieszą i zautomatyzują ten proces. Na oscbr.pl już tłumaczyliśmy czym jest KSeF i jakie obowiązki nakłada oraz jak biura rachunkowe mogą przygotować klientów. Tym razem przechodzimy do praktyki: jak wystawić fakturę oraz jak wykorzystać mOrganizer finansów, by maksymalnie uprościć obsługę dokumentów.

Spis treści:

1. Jakie faktury trafiają do KSeF?

2. Co jest potrzebne, aby korzystać z KSeF?

3. Instrukcja: jak wystawić fakturę i przesłać ją do KSeF

4. Co dalej dzieje się z fakturą w KSeF?

5. Jak usprawnić wystawianie faktur? – mOrganizer finansów

6. Bezpieczeństwo i archiwizacja faktur w KSeF

7. Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

8. FAQ – pytania przedsiębiorców i biur rachunkowych

9. KSeF krok po kroku z mOrganizerem finansów

    

Jakie faktury trafiają do KSeF?

System obejmuje wszystkie faktury sprzedażowe w obrocie B2B:

• faktury podstawowe,

• zaliczkowe i rozliczeniowe,

• korekty.

Faktura w KSeF musi być wystawiona w ustrukturyzowanym formacie XML. Numer faktury pozostaje po stronie wystawcy – system nadaje dodatkowo unikalny identyfikator KSeF ID.

Wyjątki:

• Faktury konsumenckie (B2C) – nie muszą być w KSeF.

• Faktury dla kontrahentów zagranicznych bez NIP PL – obowiązkowo w KSeF oraz wystawiane i wysyłane tradycyjnie (np. PDF lub papierowo).

• Faktury dla kontrahentów z polskim NIP (także zagranicznych spółek z oddziałem w Polsce) – obowiązkowo w KSeF.

Co jest potrzebne, aby korzystać z KSeF?

Dla jednoosobowych działalności (JDG):

• logowanie przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub token KSeF.

Dla spółek i innych podmiotów (fundacje, stowarzyszenia):

• złożenie formularza ZAW-FA,

• wyznaczenie tzw. Pierwszej osoby uprawnionej – osoby zarządzającej dostępem,

• możliwość nadawania pełnomocnictw np. biuru rachunkowemu, księgowej zatrudnionej, pracownikom itp - biuro rachunkowe nie może być Pierwszą osobą uprawnioną.

Oprogramowanie:

• aplikacja MF – bezpłatna, ale czasochłonna,

• systemy komercyjne – z integracją API i automatyzacją,

• mOrganizer finansów – rozwiązanie, które łączy obsługę KSeF z bankowością, księgowością i archiwizacją faktur.

Instrukcja: jak wystawić fakturę i przesłać ją do KSeF

1. Zaloguj się do wybranego systemu

   Możesz wystawić fakturę:

   1. bezpośrednio w KSeF (na stronie gov.pl lub w Aplikacji Podatnika),

   2. w swoim systemie finansowo-księgowym lub ERP,

   3. w zintegrowanym rozwiązaniu, takim jak mOrganizer finansów – gdzie po wystawieniu dokumentu możesz przesłać go bezpośrednio do KSeF.

2. Wybierz typ faktury
   Określ, czy dokument jest: podstawowy, zaliczkowy, rozliczeniowy, korygujący.

3. Uzupełnij numer i daty
   Numer faktury nadaje Twoja firma – KSeF nie pilnuje chronologii numeracji, ale po przesłaniu dokumentu nadaje własny numer identyfikacyjny (KSeF ID).

4. Dodaj dane kontrahenta
   W systemach zintegrowanych tj. np. mOrganizer finansów po wpisaniu numeru NIP dane kontrahenta automatycznie pobierane są z bazy GUS. W innych rozwiązaniach dane wpisujemy ręcznie.

5. Wprowadź pozycje faktury
   Nazwy towarów lub usług, ilości, ceny, waluty, stawki VAT, kody GTU – wszystko zgodnie z wymogami KSeF.

6. Dodaj dane płatności
   Numer rachunku bankowego, forma płatności, terminy – to informacje widoczne również po stronie odbiorcy.

7. Zatwierdź dokument i prześlij do KSeF
   W systemach takich jak mOrganizer finansów zrobisz to jednym kliknięciem – dokument zostaje przesłany i automatycznie otrzymuje unikalny numer KSeF ID.W aplikacji podatnika lub na stronie MF trzeba wgrać plik XML i zatwierdzić jego wysyłkę ręcznie.

8. Pobierz UPO – Urzędowe Potwierdzenie
   Odbioru to dowód, że faktura została prawidłowo przyjęta i zweryfikowana przez KSeF

Co dalej dzieje się z fakturą w KSeF?

• System nadaje KSeF ID i weryfikuje poprawność danych.

• Kontrahent może pobrać fakturę z systemu (także w formie wizualizacji – PDF z kodem QR).

• Biuro rachunkowe ma dostęp do faktury kosztowej klienta, bez potrzeby przesyłania jej e-mailem.

• Dokument jest automatycznie archiwizowany przez 10 lat.

To duża zmiana – faktura od razu trafia do obu stron i do fiskusa.

Przepływ faktury w KSeF

Jak usprawnić wystawianie faktur? – mOrganizer finansów

W praktyce korzystanie z aplikacji MF jest dość czasochłonne. Dlatego przedsiębiorcy i biura rachunkowe potrzebują wygodnych narzędzi zintegrowanych z KSeF.

Jednym z nich jest mOrganizer finansów – system, który umożliwia:

• wystawianie faktur sprzedażowych i przesłanie jej do KseF,

• pobranie UPO,

• automatyczne odbieranie faktur kosztowych,

• archiwizację dokumentów,

• integrację z bankowością oraz system łączący Biuro i Klienta.

Dzięki dwukierunkowej integracji mOrganizer finansów pozwala wystawiać i odbierać faktury w jednym miejscu, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas.

Biuro rachunkowe ma bieżący dostęp do wszystkich dokumentów klienta, a sam klient może:

• zatwierdzić faktury przekazane do księgowania,

• odrzucić dokumenty błędnie wystawione na jego dane,

• dodać komentarze – np. wskazać, czego dotyczy zakup, i uzasadnić jego cel gospodarczy.

Co więcej, przez mOrganizer finansów klient może w prosty sposób przekazać biuru rachunkowemu także pozostałe dokumenty księgowe, które nie przechodzą przez KSeF. Mogą to być m.in.:

• umowy cywilnoprawne,

• potwierdzenia przelewów,

• umowy kredytowe i leasingowe,

• dokumenty zakupów od kontrahentów zagranicznych,

• wszelkie inne załączniki niebędące fakturami.

Wszystko trafia w jedno, bezpieczne miejsce – bez konieczności przesyłania maili czy korzystania z różnych systemów. Dzięki temu zarówno przedsiębiorca, jak i biuro rachunkowe pracują szybciej, sprawniej i wygodniej.

Bezpieczeństwo i archiwizacja faktur w KSeF

• Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat.

• Dostęp jest możliwy wyłącznie online, z autoryzacją (Profil Zaufany, token, podpis kwalifikowany).

• Biura rachunkowe i firmy powinny jednak tworzyć kopie zapasowe – np. w systemie ERP czy mOrganizerze finansów.

Więcej o kwestiach bezpieczeństwa znajdziesz w artykule KSeF a bezpieczeństwo danych – co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?

.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

•  brak wymaganych pól w strukturze XML,

•  błędny NIP kontrahenta,

•  pominięcie daty dostawy lub numeru rachunku,

•  próba anulowania faktury (w KSeF można tylko wystawić korektę).

FAQ – pytania przedsiębiorców i biur rachunkowych

1. Ile mam czasu na wysłanie faktury do KSeF?
   Najpóźniej następnego dnia roboczego od wystawienia.
    
2. Czy można anulować fakturę w KSeF?
   Nie, faktur nie można anulować – błędy poprawia się fakturą korygującą.
    
3. Jak odbiorca otrzymuje fakturę z KSeF?
   Poprzez system – logując się do ksefu ze strony internetowej MF lub aplikacji podatnika oraz właśnie przez system.
    
4. Jak długo trwa wystawienie faktury?
   W aplikacji MF nawet 10–15 minut. W systemach zintegrowanych, np. mOrganizer finansów, kilka minut.
    
5. Czy faktury kosztowe trzeba wprowadzać ręcznie?
   Nie. Dzięki integracji z KSeF faktury kosztowe mogą być pobierane automatycznie. Biura rachunkowe należące do sieci OSCBR, korzystające z systemu mOrganizer finansów, mają możliwość zaciągania dokumentów bezpośrednio z KSeF – oczywiście zgodnie z ustaleniami z przedsiębiorcą i w zakresie przyznanych uprawnień.
    
6. Czy zagraniczne faktury trafiają do KSeF?
   Tak, jeśli kontrahent ma NIP PL. Jeśli nie – faktura wystawiana jest tradycyjnie (PDF/papier).

KSeF krok po kroku z mOrganizerem finansów

Wystawianie faktur w KSeF stanie się codziennością dla wszystkich przedsiębiorców.

• Faktura trafia do systemu, otrzymuje KSeF ID i jest archiwizowana.

• Biura rachunkowe mogą uzyskać natychmiastowy dostęp do dokumentów klientów.

• Narzędzia takie jak mOrganizer finansów przyspieszają i automatyzują cały proces.

Warto testować KSeF i wdrażać integracje już teraz, aby w 2026 roku przejście na nowy system odbyło się płynnie i bez stresu.

Dołącz do firm i biur, które nie tylko spełnią obowiązek, ale też zyskają przewagę dzięki dobrej organizacji.

Sprawdź szczegóły i zapisz się do programu: Bądź gotowy na KSeF

Przeczytaj również:

• Jak przygotować się na KSeF 2026 – Terminarz, obowiązki i wskazówki dla księgowych i firm
• Biura rachunkowe na zakręcie przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF
• KSeF 2026 a faktury papierowe – co się zmienia dla polskich i zagranicznych kontrahentów?