Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko technologiczna zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur. To również nowe wyzwania związane z ochroną danych, cyberbezpieczeństwem oraz zgodnością z przepisami, w tym z RODO.

Wielu przedsiębiorców zadaje dziś pytania:

• Czy moje dane w KSeF są bezpieczne?

• Kto ma dostęp do faktur?

• Co zrobić, żeby nie popełnić kosztownego błędu?

W tym artykule znajdziesz praktyczne odpowiedzi i sprawdzone rozwiązania – zwłaszcza jeśli korzystasz z nowoczesnego narzędzia, jakim jest mOrganizer finansów.

Jakie dane trafiają do KSeF?

Każda faktura przesyłana przez KSeF zawiera pełen zestaw informacji, który może mieć charakter poufny lub wrażliwy:

• dane sprzedawcy i nabywcy: NIP, nazwa firmy, adresy,

• szczegóły transakcji: data sprzedaży, wartość netto/brutto, stawki VAT,

• numer konta bankowego i terminy płatności,

• dane identyfikacyjne dokumentu (ID faktury, sygnatura czasu),

• token autoryzacyjny użytkownika.

Oznacza to, że faktura KSeF to nie tylko dokument księgowy, ale także źródło danych handlowych, finansowych i osobowych – które muszą być odpowiednio chronione.

Jakie są potencjalne zagrożenia?

Nawet najlepiej zaprojektowany system może stać się źródłem ryzyka, jeśli dane są nieprawidłowo używane lub niewystarczająco chronione.

Najczęstsze zagrożenia:

• Nieautoryzowany dostęp do danych – np. po udostępnieniu tokena niewłaściwej osobie.

• Ujawnienie danych kontrahentów – np. przez brak kontroli uprawnień.

• Utrata danych – w wyniku błędu systemowego lub braku kopii zapasowej.

• Niezgodność z RODO – jeśli dane nie są odpowiednio przechowywane lub dostęp do nich nie jest kontrolowany.

Jak KSeF dba o bezpieczeństwo?

System KSeF został zaprojektowany przez Ministerstwo Finansów z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa:

• Dane są przesyłane wyłącznie przez szyfrowane API (SSL),

• Dostęp do systemu możliwy jest wyłącznie po autoryzacji tokenem, podpisem kwalifikowanym lub przez Profil Zaufany, 

• System centralnie przechowuje faktury przez 10 lat, z ograniczonym dostępem.

Jednak to użytkownik (czyli przedsiębiorca) decyduje, kto i jak korzysta z jego danych w systemach zewnętrznych, takich jak programy do fakturowania.

Jak poziom zabezpieczeń wpływa na bezpieczeństwo danych w KSeF?

Wraz z wdrożeniem KSeF rośnie znaczenie nie tylko samego narzędzia do fakturowania, ale też poziomu zabezpieczeń, z jakich korzysta przedsiębiorca. Od tego, czy używasz podstawowych haseł i poczty e-mail, czy nowoczesnego systemu z pełną integracją, zależy bezpieczeństwo danych, zgodność z RODO i komfort codziennej pracy.

Poniższe zestawienie pokazuje, jak różne podejścia do zabezpieczeń wpływają na ryzyko, wygodę i wsparcie techniczne w obsłudze KSeF. Zestawiliśmy 5 poziomów – od braku zabezpieczeń, aż po model rekomendowany przez OSCBR z wykorzystaniem mOrganizera finansów.

Poziomy zabezpieczeń przy pracy z KSeF – porównanie

Jak mOrganizer finansów chroni Twoje dane?

mOrganizer finansów został stworzony specjalnie z myślą o biurach rachunkowych i mikro/mniejszych firmach, które chcą korzystać z KSeF bez ryzyka i komplikacji.

1. Szyfrowanie transmisji i danych

• Wszystkie połączenia między użytkownikiem a systemem są chronione protokołami TLS/SSL.

• Dane przechowywane są na serwerach zgodnych z wymogami branżowymi.

2. Bezpieczne zarządzanie dostępem

• Możliwość nadawania różnych ról i uprawnień (np. właściciel, pracownik, klient biura).

• Dane dostępne są wyłącznie dla zalogowanych użytkowników z odpowiednimi prawami.

3. Token KSeF tylko raz i bezpiecznie

• Token autoryzacyjny do KSeF jest wprowadzany tylko raz i natychmiast szyfrowany.

• Użytkownik nie musi go nigdzie przechowywać – nie jest wyświetlany ani zapisywany „na wierzchu”.

4. Historia zdarzeń i kontrola zmian

• System rejestruje zmiany i działania użytkowników (np. wysłanie faktury, korekta, podgląd).

• Pozwala to lepiej kontrolować przepływ informacji i rozliczalność.

5. Regularne kopie zapasowe

• Dane są cyklicznie archiwizowane – dzięki czemu nawet w przypadku awarii nie zostaną utracone.

6. Zgodność z RODO

• mOrganizer umożliwia łatwe zarządzanie danymi osobowymi, w tym eksport, edycję i usuwanie zgodnie z przepisami UE.

• Cały system spełnia aktualne wymagania prawne dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Czy muszę wdrożyć własne zabezpieczenia?

Tak. Nawet najlepszy system (taki jak mOrganizer finansów) nie zastąpi świadomego podejścia użytkownika.

Oto podstawowe zasady, o których musisz pamiętać:

• Nigdy nie udostępniaj tokena KSeF osobom trzecim

• Nie przesyłaj danych w e-mailach bez szyfrowania

• Korzystaj z dwustopniowej weryfikacji (2FA), jeśli to możliwe

• Szkol pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa

• Regularnie monitoruj, kto ma dostęp do Twoich danych i dokumentów

Przykład w praktyce – scenariusz z mOrganizerem finansów

Firma X korzysta z mOrganizera finansów. 

Właściciel loguje się do systemu, wystawia fakturę i jednym kliknięciem wysyła ją do KSeF. Faktura trafia na serwery KSeF, otrzymuje znacznik czasu i UPO. System automatycznie zapisuje ją w archiwum i oznacza status.

Pracownik biura widzi dokument w systemie, może go zaksięgować, dodać opis księgowy, wygenerować korektę – wszystko bez potrzeby wysyłania plików e-mailem.

Cały proces odbywa się bezpiecznie, zgodnie z przepisami i z pełną kontrolą nad danymi.

Dlaczego warto zadbać o bezpieczeństwo już teraz?

Wdrożenie KSeF to nie tylko wymóg ustawowy, ale również realna odpowiedzialność za dane – własne, kontrahentów i klientów. Wybierając narzędzia takie jak mOrganizer finansów, zyskujesz coś więcej niż zgodność z przepisami:

• bezpieczeństwo danych na każdym etapie,

• łatwość obsługi i automatyzację procesów,

• spokój dzięki kopiom zapasowym i historii działań,

• wsparcie techniczne i merytoryczne.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje dane są właściwie chronione, skorzystaj z narzędzi rekomendowanych przez ekspertów i współpracuj z biurem rachunkowym zrzeszonym w OSCBR – Ogólnopolskim Stowarzyszeniu Certyfikowanych Biur Rachunkowych. To gwarancja jakości, bezpieczeństwa i profesjonalnego podejścia do cyfryzacji Twojej firmy.

Zacznij działać świadomie – zanim KSeF stanie się obowiązkiem, niech stanie się Twoją przewagą.

Przeczytaj również:

1. Ustawa o KSeF z podpisem Prezydenta RP
2. Najczęstsze pytania o KSeF
3. KSeF i mOrganizer finansów