Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana w codziennym funkcjonowaniu firm i biur rachunkowych. Przedsiębiorcy mają wiele wątpliwości: od kiedy system obowiązuje, jak się do niego przygotować, jakie narzędzia są potrzebne, czy co się stanie, jeśli popełnią błąd. Dlatego zebraliśmy najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF – i odpowiadamy na nie prosto, konkretnie i bez żargonu.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo dotyczy?

KSeF zostanie wdrożony etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż brutto przekracza 200 mln zł za rok 2024,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych firm, w tym mikroprzedsiębiorców, JDG oraz firm zwolnionych z VAT.

Chociaż od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył wyłącznie dużych przedsiębiorstw, w praktyce termin ten ma znaczenie dla wszystkich firm działających w Polsce. Wynika to z faktu, że od tego momentu każdy przedsiębiorca, bez względu na skalę działalności, będzie otrzymywał faktury od dużych kontrahentów już tylko poprzez KSeF. W konsekwencji nawet najmniejsze firmy, które samodzielnie zaczną wystawiać e-faktury dopiero od 1 kwietnia 2026 r. (lub w późniejszym terminie przewidzianym przepisami), muszą być przygotowane do pobierania dokumentów z systemu już od lutego. Oznacza to konieczność wcześniejszego wdrożenia narzędzi pozwalających na odbiór i obsługę faktur KSeF.

Czy faktury papierowe i PDF przestaną obowiązywać?

Nie. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF jest kilka sytuacji, w których faktury papierowe będą nadal obowiązywały, m.in.:

•  w okresie przejściowym do końca 2026 r 

  • faktury o kwocie poniżej 450 zł 
  • faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących
  • KSeF dla "wykluczonych cyfrowo" - których sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 000 brutto

•  wyjątki (transakcje B2C, faktury RR, bilety spełniające funkcję faktury, faktury wystawiane w procedurze OSS i IOSS, noty korygujące)

•  w trybie awarii całkowitej

•  faktury od dostawców zagranicznych.
   

Jak poprawić błędną fakturę w KSeF? Czy można ją usunąć?
 

Nie. W KSeF nie można:

• usunąć faktury,

• edytować jej „w miejscu”.
   

Jeśli popełnisz błąd, wystawia się fakturę korygującą – również przez KSeF. W niektórych przypadkach możliwa jest nota korygująca, ale ma ona ograniczone zastosowanie.
 

Dlatego warto korzystać z narzędzi takich jak mOrganizer finansów, które umożliwiają podgląd i weryfikację faktur przed ich wysyłką.
 

Czy do wystawiania faktur w KSeF potrzebne jest połączenie z Internetem?
 

Tak – KSeF działa wyłącznie online.
 

Aby wystawiać i odbierać faktury, musisz mieć:

• dostęp do Internetu,

• program lub platformę, która integruje się z KSeF (np. mOrganizer finansów).
   

Co to jest token KSeF i jak go uzyskać?
 

Token KSeF to cyfrowy klucz (ciąg znaków), który pozwala Twojemu programowi łączyć się z systemem KSeF w Twoim imieniu.

• Generujesz go samodzielnie w e-Urzędzie Skarbowym.

• Wprowadzasz go do swojego systemu (np. mOrganizera finansów).

Token działa jak pełnomocnictwo – jest wygodny, ale trzeba obchodzić się z nim ostrożnie.

Więcej przeczytasz tutaj: Token KSeF – co to jest i jak go bezpiecznie używać?

Czy KSeF obowiązuje wszystkich przedsiębiorców, w tym jednoosobowe działalności?

Tak – wszystkich podatników VAT m.in.: 

• jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG),

• spółki z o.o., spółki komandytowe, spółki cywilne itd.
   

KSeF nie będzie obowiązkowy dla:
 

• firm nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
   

• podatników, którzy nie mają siedziby firmy w Polsce, ale mają tu stałe miejsce prowadzenia działalności, nie muszą używać tego miejsca w przypadku transakcji, w których nie brało ono udziału (np. sprzedaży towarów lub usług).
   

• sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – tutaj e-faktura w KSeF będzie dobrowolna.
   

Czy potrzebuję programu do faktur zgodnego z KSeF?
 

Nie musisz kupować drogiego programu, ale:

• musisz mieć dostęp do systemu, który umożliwia wystawianie faktur zgodnych z KSeF,

• i ich automatyczne przesyłanie do systemu przez API.

Może to być:

• program księgowy z integracją KSeF,

• lub platforma taka jak mOrganizer finansów, która została stworzona z myślą o prostocie i bezpieczeństwie.
   

Czy faktury dla kontrahentów zagranicznych trzeba wysyłać przez KSeF?
 

Jeśli sprzedajesz towar lub usługę do firmy za granicą (zarówno z UE, jak i spoza UE), i ta firma nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, to:

• faktura musi być wystawiona przez KSeF,

• kontrahent nie ma dostępu do systemu, więc dodatkowo fakturę przekazujesz poza KSeF, np. PDF-em e-mailowo lub tradycyjnie papierowo, z oznaczeniem kodem QR umożliwiającym weryfikację w systemie. Dzięki temu ograniczasz ryzyko zgubienia dokumentów.
   

Jak długo przechowywane są faktury w KSeF i czy trzeba je archiwizować samodzielnie?
 

Faktury będą archiwizowane przez 10 lat. Nie musisz ich już przechowywać lokalnie ani drukować. Dzięki temu:

• ograniczasz ryzyko zgubienia dokumentów,

• oszczędzasz miejsce,

• zwiększasz bezpieczeństwo danych.
   

Kiedy zacząć przygotowania do obowiązkowego KSeF w firmie?
 

Już teraz. Wprowadzenie KSeF nie będzie odkładane w nieskończoność, a w 2026 roku system stanie się obowiązkowy.

Im wcześniej:

• wybierzesz narzędzie,

• przeszkolisz się i klientów,

• wdrożysz tokeny,

tym spokojniej wejdziesz w nowy model pracy.
 

Jakie narzędzie może mi pomóc?
 

Polecamy mOrganizer finansów – sprawdzoną platformę, która:

• integruje się z KSeF,

• działa online,

• umożliwia współdzielenie danych z biurem rachunkowym,

• nie wymaga wiedzy o XML ani API.
   

Rola biura rachunkowego i OSCBR 
 

Współpraca z biurem rachunkowym zrzeszonym w OSCBR – Ogólnopolskim Stowarzyszeniu Certyfikowanych Biur Rachunkowych to nie tylko gwarancja profesjonalnej obsługi, ale przede wszystkim realne wsparcie w czasach zmian i cyfryzacji, takich jak wdrożenie KSeF.

Wybierając biuro z OSCBR, zyskujesz:

• Bieżącą edukację o KSeF – stale aktualizujemy wiedzę i dzielimy się nią z klientami,
• Narzędzia dopasowane do Twoich potrzeb – pomagamy wdrażać rozwiązania, które naprawdę działają,
• Wsparcie na każdym etapie wdrożenia – od analizy, przez plan działania, aż po obsługę bieżącą.

Dodatkowo, OSCBR aktywnie organizuje szkolenia i webinary, które pomagają zrozumieć nowe przepisy, obowiązki oraz praktyczne aspekty korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.Uczestnicy naszych wydarzeń otrzymują konkretne wskazówki, materiały edukacyjne i możliwość zadania pytań ekspertom na żywo.

Zgłoś się do programu: "Bądź gotowy na KSeF" już dziś!

Nie działaj sam, jeśli nie musisz. Zaufaj ekspertom, którzy są zawsze o krok przed zmianami.Sprawdź nadchodzące szkolenia i zapisz się już dziś, by bez stresu przygotować się na nowe obowiązki.

Co warto zapamiętać?
 

• KSeF będzie obowiązkowy – od 2026 r.

• Faktury VAT papierowe i PDF zostaną ograniczone

• Potrzebujesz narzędzia + tokena

• Korygowanie faktur tylko przez korekty

• Biuro rachunkowe może Ci w tym pomóc

•  mOrganizer finansów to prosty i bezpieczny wybór
   

Fakturowanie przed i po KSeF – co się zmienia?
 

Masz inne pytania?
Skontaktuj się z zespołem OSCBR – wspólnie przejdziemy przez wdrożenie KSeF krok po kroku.

Przeczytaj również:

1. Jak przygotować klientów biura rachunkowego na KSeF? 

2. KSeF i mOrganizer finansów: jak sprawnie przejść cyfrową rewolucję w fakturowaniu?

3. KSeF a bezpieczeństwo danych