Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:
Paulina Haczykowska - Rosłonek
Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej
Przeczytaj najnowsze
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim wyzwanie komunikacyjne i organizacyjne. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność przejęcia roli edukatora i przewodnika – bo to właśnie osoba prowadząca księgowość lub doradztwo finansowe staje się dziś pierwszym źródłem wiedzy dla przedsiębiorcy.
Wielu klientów nadal nie wie, czym dokładnie jest KSeF, jak działa i co muszą zrobić, by spełnić nowe wymogi. Ten przewodnik pokaże jak skutecznie – i krok po kroku – przygotować swoich klientów do nowej rzeczywistości fakturowania.
Spis treści:
Choć temat KSeF funkcjonuje w przestrzeni publicznej od dłuższego czasu, to wielu przedsiębiorców wciąż nie zdaje sobie sprawy z jego konsekwencji. Zadaniem biura rachunkowego jest dziś nie tylko informowanie, ale także aktywne wdrażanie i wsparcie.
Najczęstsze braki wiedzy wśród klientów:
nie wiedzą, że KSeF będzie obowiązywał już w 2026 r. (dla wszystkich firm),
nie wiedzą, że fakturowanie poza KSeF będzie niedozwolone, co może oznaczać poważne kary (poza nielicznymi wyjątkami np. rolnicy ryczałtowi czy sprzedaż na rzecz konsumenta),
nie wiedzą, że konieczne jest narzędzie lub integracja, która umożliwi wysyłkę, i odbiór i przeglądanie faktur w nowym standardzie.
To doskonały moment, by biuro rachunkowe stało się liderem zmiany – partnerem, który nie tylko „rozlicza”, ale też pomaga zrozumieć i zaimplementować nowe przepisy.
Zacznij od jasnej i konkretnej komunikacji. Przygotuj uniwersalną wiadomość e-mail lub ulotkę (do pobrania w PDF), w której zostanie:
wyjaśnione czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje,
pokazane co klient musi zrobić, aby działać zgodnie z przepisami (np. uzyskać token, zintegrować system),
podkreślone jakie wsparcie oferuje Twoje biuro w całym procesie.
Przykładowy temat maila:
KSeF nadchodzi – co musisz wiedzieć jako klient naszego biura rachunkowego?
Taka komunikacja buduje zaufanie i zmniejsza ryzyko nieporozumień w przyszłości.
Wielu klientów nie potrzebuje długiego szkolenia – wystarczy prosty, przystępny materiał, który wyjaśni podstawy.
Przygotuj:
krótkie PDF-y lub prezentacje z pytaniami i odpowiedziami (FAQ),
wpisy blogowe na stronie biura lub stronie partnera (np. oscbr.pl),
grafiki z przykładami – np. „Jak wygląda faktura KSeF?” albo „Co zawiera token KSeF?”.
BONUS:
Stwórz checklistę „Gotowość do KSeF” i dołącz ją do wiadomości. To pomoże klientowi uporządkować działania krok po kroku.
Nie każdy klient przeczyta e-mail, ale wielu chętnie weźmie udział w spotkaniu online.
Zorganizuj:
30-minutowy webinar edukacyjny – omów najważniejsze zmiany, pokaż token w praktyce,
indywidualne spotkania z klientami – szczególnie jeśli masz wielu JDG lub spółek z oprogramowaniem ERP.
Skorzystaj z gotowych materiałów edukacyjnych dostępnych w OSCBR lub od producentów narzędzi takich jak mOrganizer finansów.
Nie zostawiaj klientów samych z problemem – przeprowadź ich przez cały proces:
zaproponuj narzędzie zintegrowane z KSeF (np. mOrganizer finansów),
pomóż wygenerować i wprowadzić token,
udostępnij instrukcje „krok po kroku” w formie PDF lub krótkiego wideo.
Jeśli biuro bierze udział w tym procesie, klient czuje się bezpiecznie – i chętniej powierza inne obszary swojej działalności.
Etap |
Opis działania |
Cel i korzyści |
---|---|---|
Komunikacja z klientem |
Wysyłka e-maili / ulotek / telefoniczne powiadomienie |
Klient dowiaduje się, że musi działać – budujemy świadomość |
Edukacja |
PDF, blog, infografiki, checklisty |
Klient rozumie, czym jest KSeF i jakie są jego obowiązki |
Szkolenie / konsultacja |
Webinar, Q&A, spotkanie indywidualne |
Klient może zadać pytania i przełamać bariery technologiczne |
Wdrożenie narzędzi |
Pomoc w generowaniu tokena + instrukcja obsługi mOrganizera |
Klient zyskuje dostęp do narzędzia zintegrowanego z KSeF |
Monitorowanie i wsparcie |
Weryfikacja statusów tokenów, powiadomienia o błędach, ciągła obsługa |
Biuro zapewnia bezpieczeństwo, automatyzację i ciągłość procesów |
mOrganizer finansów to narzędzie, które znacznie ułatwia współpracę pomiędzy biurem rachunkowym a klientem w kontekście KSeF. Dzięki niemu:
klient ma dostęp do własnego panelu, w którym może wystawiać i odbierać faktury KSeF,
nie musi znać się na XML, schematach ani API – wszystko odbywa się za pomocą prostego formularza,
nie trzeba przesyłać faktur mailem – dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu księgowego,
biuro rachunkowe może zarządzać tokenami i mieć wgląd w statusy przesyłanych dokumentów zgodnie z nadanymi przez klienta uprawnieniami.
To nie tylko wygoda, ale też realna oszczędność czasu i ograniczenie błędów ludzkich.
Taka checklista może być załączona do maila lub udostępniona na stronie internetowej biura.
Przejście na KSeF to nie tylko obowiązek – to również szansa na nową jakość współpracy. Biura rachunkowe, które odpowiednio wcześniej przygotują swoich klientów:
automatyzują komunikację i obieg dokumentów,
wzmacniają pozycję jako doradca, a nie tylko usługodawca,
zyskują lojalność klientów, którzy szukają kompleksowego wsparcia.
W przygotowaniu klientów do KSeF nie jesteś sam. OSCBR – Ogólnopolskie Stowarzyszenie Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
dostarcza gotowe materiały szkoleniowe, checklisty i prezentacje,
oferuje mOrganizer finansów, narzędzie gotowe do integracji z KSeF,
wspiera biura rachunkowe poprzez webinary, konsultacje i praktyczne instrukcje,
promuje cyfrową transformację w branży rachunkowej.
Z OSCBR szybciej i skuteczniej przygotujesz swoich klientów na nadchodzące zmiany – bez stresu i niepotrzebnych błędów.
Zaloguj się do Strefy Partnera OSCBR na komputerze
Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00
numer telefonu: 533 337 816
Stworzona przez
Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych.
Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.
Kontakt dla Mediów