Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Przeczytaj najnowsze

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim wyzwanie komunikacyjne i organizacyjne. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność przejęcia roli edukatora i przewodnika – bo to właśnie osoba prowadząca księgowość lub doradztwo finansowe staje się dziś pierwszym źródłem wiedzy dla przedsiębiorcy.

Wielu klientów nadal nie wie, czym dokładnie jest KSeF, jak działa i co muszą zrobić, by spełnić nowe wymogi. Ten przewodnik pokaże jak skutecznie – i krok po kroku – przygotować swoich klientów do nowej rzeczywistości fakturowania.

Spis treści:

• KSeF to obowiązek – klienci muszą to zrozumieć

• Krok po kroku: Jak przygotować klientów biura na KSeF

  • Poinformuj wszystkich klientów z wyprzedzeniem

  • Udostępnij klientom bezpłatne materiały edukacyjne

  • Zorganizuj webinar lub indywidualne konsultacje

  • Pomóż klientom we wdrożeniu KSeF w praktyce

• Jak wykorzystać mOrganizer finansów we współpracy z klientami?

• Gotowa checklista do przekazania klientowi

• Cyfryzacja w praktyce – zyskaj przewagę konkurencyjną

• Rola OSCBR – Twój partner w transformacji

KSeF to obowiązek – klienci muszą to zrozumieć

Choć temat KSeF funkcjonuje w przestrzeni publicznej od dłuższego czasu, to wielu przedsiębiorców wciąż nie zdaje sobie sprawy z jego konsekwencji. Zadaniem biura rachunkowego jest dziś nie tylko informowanie, ale także aktywne wdrażanie i wsparcie.

Najczęstsze braki wiedzy wśród klientów:

• nie wiedzą, że KSeF będzie obowiązywał już w 2026 r. (dla wszystkich firm),

• nie wiedzą, że fakturowanie poza KSeF będzie niedozwolone, co może oznaczać poważne kary (poza nielicznymi wyjątkami np. rolnicy ryczałtowi czy sprzedaż na rzecz konsumenta),

• nie wiedzą, że konieczne jest narzędzie lub integracja, która umożliwi wysyłkę, i odbiór i przeglądanie faktur w nowym standardzie.

To doskonały moment, by biuro rachunkowe stało się liderem zmiany – partnerem, który nie tylko „rozlicza”, ale też pomaga zrozumieć i zaimplementować nowe przepisy.

Krok po kroku: Jak przygotować klientów biura na KSeF

Poinformuj wszystkich klientów z wyprzedzeniem

Zacznij od jasnej i konkretnej komunikacji. Przygotuj uniwersalną wiadomość e-mail lub ulotkę (do pobrania w PDF), w której zostanie:

• wyjaśnione czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje,

• pokazane co klient musi zrobić, aby działać zgodnie z przepisami (np. uzyskać token, zintegrować system),

• podkreślone jakie wsparcie oferuje Twoje biuro w całym procesie.

Przykładowy temat maila:
KSeF nadchodzi – co musisz wiedzieć jako klient naszego biura rachunkowego?
 

Taka komunikacja buduje zaufanie i zmniejsza ryzyko nieporozumień w przyszłości.

Udostępnij klientom bezpłatne materiały edukacyjne

Wielu klientów nie potrzebuje długiego szkolenia – wystarczy prosty, przystępny materiał, który wyjaśni podstawy.
Przygotuj:

• krótkie PDF-y lub prezentacje z pytaniami i odpowiedziami (FAQ),

• wpisy blogowe na stronie biura lub stronie partnera (np. oscbr.pl),

• grafiki z przykładami – np. „Jak wygląda faktura KSeF?” albo „Co zawiera token KSeF?”.

BONUS:
Stwórz checklistę „Gotowość do KSeF” i dołącz ją do wiadomości. To pomoże klientowi uporządkować działania krok po kroku.

Zorganizuj webinar lub indywidualne konsultacje

Nie każdy klient przeczyta e-mail, ale wielu chętnie weźmie udział w spotkaniu online.

Zorganizuj:

• 30-minutowy webinar edukacyjny – omów najważniejsze zmiany, pokaż token w praktyce,

• indywidualne spotkania z klientami – szczególnie jeśli masz wielu JDG lub spółek z oprogramowaniem ERP.

Skorzystaj z gotowych materiałów edukacyjnych dostępnych w OSCBR lub od producentów narzędzi takich jak mOrganizer finansów.

Pomóż klientom we wdrożeniu KSeF w praktyce

Nie zostawiaj klientów samych z problemem – przeprowadź ich przez cały proces:

• zaproponuj narzędzie zintegrowane z KSeF (np. mOrganizer finansów), 

• pomóż wygenerować i wprowadzić token, 

• udostępnij instrukcje „krok po kroku” w formie PDF lub krótkiego wideo.

Jeśli biuro bierze udział w tym procesie, klient czuje się bezpiecznie – i chętniej powierza inne obszary swojej działalności.

Jak wykorzystać mOrganizer finansów we współpracy z klientami?

mOrganizer finansów to narzędzie, które znacznie ułatwia współpracę pomiędzy biurem rachunkowym a klientem w kontekście KSeF. Dzięki niemu:

• klient ma dostęp do własnego panelu, w którym może wystawiać i odbierać faktury KSeF,

• nie musi znać się na XML, schematach ani API – wszystko odbywa się za pomocą prostego formularza,

• nie trzeba przesyłać faktur mailem – dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu księgowego,

• biuro rachunkowe może zarządzać tokenami i mieć wgląd w statusy przesyłanych dokumentów zgodnie z nadanymi przez klienta uprawnieniami.

To nie tylko wygoda, ale też realna oszczędność czasu i ograniczenie błędów ludzkich.

Gotowa checklista do przekazania klientowi

• Czy posiadasz token KSeF?
• Czy Twoje oprogramowanie (np. mOrganizer) obsługuje KSeF?
• Czy wiesz, jak wystawić fakturę zgodną z nowym schematem?
• Czy potrafisz odebrać i zarchiwizować faktury przychodzące?
• Czy Twoje biuro rachunkowe wie, że jesteś gotowy?

Taka checklista może być załączona do maila lub udostępniona na stronie internetowej biura.

Cyfryzacja w praktyce – zyskaj przewagę konkurencyjną

Przejście na KSeF to nie tylko obowiązek – to również szansa na nową jakość współpracy. Biura rachunkowe, które odpowiednio wcześniej przygotują swoich klientów:

• automatyzują komunikację i obieg dokumentów,

• wzmacniają pozycję jako doradca, a nie tylko usługodawca,

• zyskują lojalność klientów, którzy szukają kompleksowego wsparcia.

Rola OSCBR – Twój partner w transformacji

W przygotowaniu klientów do KSeF nie jesteś sam. OSCBR – Ogólnopolskie Stowarzyszenie Certyfikowanych Biur Rachunkowych:

• dostarcza gotowe materiały szkoleniowe, checklisty i prezentacje,

• oferuje mOrganizer finansów, narzędzie gotowe do integracji z KSeF,

• wspiera biura rachunkowe poprzez webinary, konsultacje i praktyczne instrukcje,

• promuje cyfrową transformację w branży rachunkowej.

Z OSCBR szybciej i skuteczniej przygotujesz swoich klientów na nadchodzące zmiany – bez stresu i niepotrzebnych błędów.

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Kontakt dla Mediów