Przeczytaj najnowsze
Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:
Paulina Haczykowska - Rosłonek
Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej
Kontakt dla Mediów
AI Act w biurze rachunkowym – co trzeba wdrożyć w 2026 roku?
Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00
numer telefonu: 533 337 003
Stworzona przez
Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych.
Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.
Sztuczna inteligencja coraz częściej wspiera biura rachunkowe w tworzeniu podsumowań, porządkowaniu informacji, przygotowywaniu komunikacji do klientów czy analizowaniu dokumentów. Wraz z rosnącą popularnością narzędzi AI pojawia się jednak pytanie: czy biuro rachunkowe może korzystać z nich tak samo jak z każdego innego programu?
Od 2 sierpnia 2026 roku zastosowanie znajduje kolejna część unijnego rozporządzenia AI Act. Nie oznacza to, że każde biuro rachunkowe korzystające z ChatGPT, Copilota lub innego asystenta automatycznie zostaje objęte rozbudowanymi obowiązkami właściwymi dla systemów wysokiego ryzyka. Jednak właściciel biura powinien wiedzieć, z jakich narzędzi korzysta zespół, do czego są wykorzystywane i jakie zasady chronią dane klientów.
Dla większości biur rachunkowych pierwszym krokiem nie będzie skomplikowana dokumentacja techniczna. A uporządkowanie sposobu korzystania z AI: lista narzędzi, zasady dotyczące danych, przygotowanie zespołu i kontrola materiałów wygenerowanych przez system.
Więcej przykładów tego, jak sztuczna inteligencja wpływa na organizację pracy, komunikację z klientami i codzienne zadania księgowych, znajdziesz w materiale AI w księgowości – jak sztuczna inteligencja zmienia codzienną pracę księgowych.
Spis treści:
-
Czy biuro rachunkowe podlega AI Act? Rola podmiotu stosującego AI
-
Czy ChatGPT i inne narzędzia AI w biurze rachunkowym są systemami wysokiego ryzyka?
-
AI Act 2026 – od kiedy obowiązuje i co zmienia dla biur rachunkowych?
-
Jak wdrożyć AI Act w biurze rachunkowym? 7 kroków i prosta polityka AI
-
Kto odpowiada za błędy AI w biurze rachunkowym i czego nie wolno automatyzować?
Czy biuro rachunkowe podlega AI Act? Rola podmiotu stosującego AI
AI Act, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689, tworzy wspólne zasady opracowywania i wykorzystywania systemów sztucznej inteligencji w Unii Europejskiej. Regulacja opiera się na poziomie ryzyka związanego z konkretnym zastosowaniem AI, a nie wyłącznie na nazwie programu.
To ważne rozróżnienie. Ten sam rodzaj technologii może być wykorzystywany do prostego przygotowania szkicu wiadomości albo do podejmowania decyzji wpływających na sytuację konkretnej osoby. Ryzyko oraz obowiązki będą w tych przypadkach inne.
Biuro rachunkowe, które korzysta z gotowego narzędzia AI w swojej działalności, zazwyczaj występuje jako podmiot stosujący system, określany w AI Act jako deployer. Jeżeli jednak biuro tworzy własne rozwiązanie, modyfikuje system w istotny sposób albo oferuje go klientom pod własną nazwą, jego rola może się zmienić i wymagać odrębnej oceny.
Czy ChatGPT i inne narzędzia AI w biurze rachunkowym są systemami wysokiego ryzyka?
Nie. Większość typowych zastosowań AI w codziennej pracy biura rachunkowego nie jest automatycznie kwalifikowana jako system wysokiego ryzyka. Dotyczy to na przykład przygotowania roboczego podsumowania, uporządkowania listy zadań, korekty językowej wiadomości czy stworzenia szkicu procedury, pod warunkiem że człowiek kontroluje rezultat.
Większej uwagi wymagają zastosowania, w których AI wpływa na prawa lub sytuację osób. Przykładem może być wykorzystanie systemu do oceny kandydatów do pracy, monitorowania pracowników albo podejmowania decyzji kadrowych. Zgodnie z harmonogramem zaktualizowanym w lipcu 2026 roku przepisy dotyczące części systemów wysokiego ryzyka, w tym zastosowań w obszarze zatrudnienia, mają być stosowane od 2 grudnia 2027 roku.
WAŻNE:
O poziomie ryzyka nie decyduje samo użycie popularnego chatbota, a jego cel, sposób wykorzystania wyniku, rodzaj danych oraz wpływ systemu na ludzi i podejmowane decyzje.
AI Act 2026 – od kiedy obowiązuje i co zmienia dla biur rachunkowych?
Jak przygotować pracowników biura do korzystania z AI? Wymóg AI literacy
Obowiązek podejmowania działań wspierających kompetencje osób korzystających z systemów AI obowiązuje już od 2 lutego 2025 roku. Po zmianach przyjętych w lipcu 2026 roku AI Act nie narzuca jednego, jednakowego ani „wystarczającego” poziomu wiedzy dla każdego pracownika. Organizacja powinna jednak podjąć działania dopasowane do wykorzystywanych narzędzi, ryzyka i doświadczenia zespołu.
W praktyce biuro rachunkowe powinno zadbać, aby osoby korzystające z AI wiedziały:
-
do jakich zadań można wykorzystywać zatwierdzone narzędzia;
-
jakich danych nie wolno wprowadzać do publicznych modeli AI;
-
że odpowiedź systemu może zawierać błędy, nieaktualne informacje albo nieistniejące źródła;
-
kto odpowiada za sprawdzenie rezultatu przed jego wykorzystaniem;
-
jak zgłosić błąd, incydent albo niezamierzone ujawnienie informacji.
Nie zawsze musi to oznaczać wielogodzinne szkolenie zakończone egzaminem. Forma powinna odpowiadać skali i sposobowi wykorzystania AI. Może obejmować krótkie szkolenie, wewnętrzną instrukcję, warsztat na konkretnych przykładach oraz potwierdzenie zapoznania się z zasadami.
Znaczenie rozwijania kompetencji zespołu, kontroli człowieka i świadomego wykorzystywania nowych narzędzi potwierdzają również najważniejsze wnioski z konferencji AI x KSIĘGOWOŚĆ OSCBR.
Jakich zastosowań AI zabrania AI Act w biurze rachunkowym?
Od lutego 2025 roku obowiązuje zakaz stosowania szczególnie niebezpiecznych praktyk AI. Z perspektywy biura rachunkowego szczególną ostrożność należy zachować m.in. wobec systemów rozpoznających emocje w miejscu pracy. AI Act co do zasady zakazuje ich stosowania w relacjach pracowniczych, poza ściśle określonymi wyjątkami.
Jeżeli biuro rozważa narzędzie monitorujące zachowania, emocje, wydajność albo aktywność pracowników, nie powinno opierać decyzji wyłącznie na zapewnieniach dostawcy. Takie wdrożenie wymaga wcześniejszej analizy prawnej i oceny wpływu na prywatność.
Kiedy biuro rachunkowe musi informować o wykorzystaniu AI?
Od 2 sierpnia 2026 roku zaczynają być stosowane obowiązki przejrzystości dotyczące wybranych zastosowań AI. Nie oznacza to jednak obowiązku oznaczania każdej wiadomości, procedury czy publikacji, przy której wykorzystano sztuczną inteligencję.
AI Act przewiduje m.in. zasady dotyczące:
-
informowania człowieka, że kontaktuje się bezpośrednio z systemem AI, np. chatbotem;
-
oznaczania deepfake’ów, czyli treści wizualnych lub dźwiękowych, które mogą fałszywie sprawiać wrażenie autentycznych;
-
ujawniania wykorzystania AI przy publikowaniu tekstów dotyczących spraw interesu publicznego, jeżeli treść nie przeszła kontroli redakcyjnej i nikt nie przyjął za nią odpowiedzialności.
Jeżeli tekst został zweryfikowany przez człowieka, przeszedł kontrolę redakcyjną, a konkretna osoba lub organizacja przyjmuje odpowiedzialność za publikację, AI Act przewiduje wyjątek od obowiązku oznaczenia takiej treści. Dlatego samo użycie AI do przygotowania roboczej wersji komunikatu nie oznacza automatycznie, że każda publikacja biura musi być opatrzona etykietą „wygenerowano przez AI”.
AI w biurze rachunkowym a RODO – jak chronić dane klientów?
AI Act nie zastępuje RODO, zasad bezpieczeństwa informacji ani obowiązków wynikających z umów z klientami. Nawet jeśli dane zastosowanie AI ma minimalne ryzyko w rozumieniu AI Act, wprowadzenie do narzędzia danych osobowych, informacji finansowych albo dokumentów klienta może rodzić odrębne obowiązki.
Przed udostępnieniem danych narzędziu biuro powinno ustalić:
-
jakie dane będą przetwarzane i czy są potrzebne do realizacji zadania;
-
kto jest dostawcą narzędzia i na jakich warunkach przetwarza dane;
-
czy dane są wykorzystywane do trenowania modelu;
-
gdzie są przechowywane i czy mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy;
-
jak długo są przechowywane i czy można je usunąć;
-
czy korzystanie z narzędzia jest zgodne z umową powierzenia przetwarzania danych oraz zasadami współpracy z klientem.
Bezpieczne korzystanie z AI wymaga również uporządkowania sposobu odbierania, przechowywania i udostępniania dokumentów. Sprawdź, jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym.
Nie należy wprowadzać do ogólnodostępnego narzędzia AI dokumentów księgowych, danych płacowych, numerów rachunków, danych identyfikacyjnych klientów ani informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, dopóki biuro nie zweryfikuje warunków prawnych i technicznych danego rozwiązania.
Jak wdrożyć AI Act w biurze rachunkowym? 7 kroków i prosta polityka AI
Zakres działań powinien być proporcjonalny do sposobu korzystania z AI. Małe biuro używające jednego narzędzia do korekty roboczych tekstów nie potrzebuje takiej samej dokumentacji jak organizacja wykorzystująca kilka systemów do analizy danych, obsługi klientów i zarządzania zespołem.
Prosty sposób na wdrożenie AI w biurze rachunkowym:
-
Zrób inwentaryzację narzędzi. sprawdź nie tylko oficjalnie wdrożone programy, lecz także aplikacje używane samodzielnie przez pracowników. Właśnie w ten sposób najczęściej powstaje tzw. shadow AI, czyli korzystanie z narzędzi bez wiedzy organizacji.
-
Opisz zastosowania. dla każdego narzędzia zapisz, kto z niego korzysta, do jakich zadań, na jakich danych i co dzieje się z wynikiem.
-
Ustal dozwolone i niedozwolone dane. oddziel zadania wykonywane na informacjach ogólnych lub zanonimizowanych od pracy na danych osobowych, finansowych i kadrowych klientów.
-
Wprowadź kontrolę człowieka. określ, kto sprawdza odpowiedzi AI, na podstawie jakich źródeł i przed jakim etapem materiał może zostać wysłany klientowi albo wykorzystany w pracy księgowej.
-
Przygotuj zespół. przeprowadź krótkie szkolenie dopasowane do faktycznych zastosowań AI i zachowaj informację o jego zakresie oraz uczestnikach.
-
Przyjmij prostą politykę AI. dokument powinien wskazywać zatwierdzone narzędzia, dozwolone zastosowania, zasady dotyczące danych, obowiązek weryfikacji i sposób zgłaszania incydentów.
-
Sprawdzaj dostawców. warunki korzystania z usług AI szybko się zmieniają. Warto okresowo weryfikować ustawienia prywatności, retencję danych, lokalizację przetwarzania i zakres odpowiedzialności dostawcy.
Kto odpowiada za błędy AI w biurze rachunkowym i czego nie wolno automatyzować?
Nawet najbardziej zaawansowane narzędzie nie przejmuje odpowiedzialności zawodowej biura. AI może przygotować szkic, znaleźć powtarzające się elementy albo uporządkować materiał, ale nie powinno samodzielnie rozstrzygać kwestii podatkowych ani wysyłać klientowi odpowiedzi bez weryfikacji.
Szczególnej kontroli wymagają:
-
interpretacje przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych;
-
wyliczenia wpływające na zobowiązania klienta;
-
kwalifikowanie wydatków do kosztów podatkowych;
-
analiza umów i dokumentów zawierających dane klientów;
-
odpowiedzi na pisma urzędowe;
-
decyzje kadrowe lub ocena pracowników;
-
materiały wysyłane klientowi jako stanowisko biura rachunkowego.
AI Act w praktyce biura rachunkowego – Ekspert OSCBR
Z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji korzystam niemal od samego początku ich upowszechnienia, czyli od 2022 roku. Obecnie mam płatny dostęp do dwóch asystentów AI. Wykorzystuję je do usprawniania codziennych zadań: pracy nad tabelami w Excelu, roboczymi wersjami umów, procedurami oraz innymi materiałami potrzebnymi w biurze.
AI wspiera mnie również poza obszarem księgowości. Korzystam z niego przy budowaniu marki osobistej, optymalizacji strony internetowej oraz planowaniu komunikacji marketingowej. Przygotowuję także serię postów na profil biura na Facebooku oraz LinkedIn.
Obok AI wykorzystuję automatyzację, m.in. robota wspierającego wysyłkę dokumentów do ZUS. Z perspektywy AI Act to ważne rozróżnienie: nie każde narzędzie automatyzujące pracę jest systemem sztucznej inteligencji i nie każde podlega takim samym zasadom.
Pierwszy krok: wiedzieć, z czego i po co korzystam
Moje doświadczenie pokazuje, że przygotowanie biura do AI Act nie powinno zaczynać się od tworzenia rozbudowanej dokumentacji. Najpierw trzeba ustalić, z jakich narzędzi rzeczywiście korzystamy i do czego są one wykorzystywane.
W moim przypadku są to konkretne obszary:
-
przygotowywanie i ulepszanie tabel w Excelu,
-
praca nad roboczymi wersjami umów i procedur,
-
organizacja materiałów wewnętrznych,
-
optymalizacja strony internetowej,
-
budowanie marki osobistej,
-
planowanie treści do mediów społecznościowych.
Takie zestawienie pozwala zobaczyć, że nie wszystkie zastosowania mają ten sam poziom ryzyka. Przygotowanie pomysłu na post na Facebooku jest czymś innym niż praca nad dokumentem, który może zawierać dane klienta. Dlatego wraz z rozwojem wykorzystania AI rośnie potrzeba określenia, jakie informacje można wprowadzać do danego narzędzia, a jakie powinny pozostać poza nim.
Kompetencje AI buduje się stopniowo
Samo wykupienie dostępu do narzędzia nie oznacza jeszcze, że potrafimy korzystać z niego świadomie. Dlatego uczestniczyłem w kilku zewnętrznych, płatnych szkoleniach poświęconych AI. Korzystałem również ze szkoleń oraz inicjatyw edukacyjnych organizowanych przez OSCBR.
Jest to szczególnie istotne w kontekście wymogu rozwijania kompetencji osób korzystających z systemów AI. Nie chodzi wyłącznie o umiejętność wpisania odpowiedniego polecenia. Trzeba również rozumieć ograniczenia narzędzi, potrafić ocenić uzyskany rezultat i wiedzieć, kiedy wykorzystanie AI może wiązać się z ryzykiem.
Szkolenia OSCBR pomagają spojrzeć na nowe technologie z perspektywy biura rachunkowego. Dzięki temu temat AI nie pozostaje oderwany od codziennej pracy, odpowiedzialności księgowego i specyfiki danych przetwarzanych dla klientów.
AI Act nie oznacza rezygnacji z użytecznych narzędzi
AI Act nie sprawia, że biuro rachunkowe musi przestać korzystać z AI. Przepisy pokazują natomiast, że wraz z kolejnymi zastosowaniami należy coraz świadomiej zarządzać narzędziami, danymi i odpowiedzialnością.
Z mojego doświadczenia wynika, że każde biuro może zacząć od jednego prostego zadania. Nie trzeba być specjalistą IT ani od razu automatyzować wszystkich procesów. Trzeba jednak wiedzieć:
-
z jakiego narzędzia korzystamy,
-
do jakiego zadania je wykorzystujemy,
-
jakie dane mogą do niego trafić,
-
kto sprawdza przygotowany rezultat,
-
co robimy, jeśli narzędzie popełni błąd.
Dla mnie kolejnym etapem korzystania z AI jest więc nie tylko poszukiwanie nowych możliwości, ale również porządkowanie zasad. AI ma pomagać w pracy biura, ale powinno działać w ramach ustalonych przez człowieka.
W tym właśnie widzę wartość działań OSCBR. Sieć pomaga biurom przejść od ogólnego zainteresowania sztuczną inteligencją do świadomego i praktycznego korzystania z niej – z uwzględnieniem specyfiki branży księgowej.
Więcej praktycznych doświadczeń, procedur i rozwiązań wdrażanych przez właścicieli biur rachunkowych znajdziesz w cyklu Ekspert OSCBR.
Checklista: AI Act w biurze rachunkowym
-
Wiemy, z jakich narzędzi AI korzystają pracownicy.
-
Mamy opisane dozwolone zastosowania każdego narzędzia.
-
Zespół wie, jakich danych nie wolno wprowadzać do AI.
-
Materiały przygotowane przez AI podlegają kontroli człowieka.
-
Przeprowadziliśmy działanie rozwijające kompetencje AI zespołu.
-
Mamy prostą instrukcję lub politykę korzystania z AI.
-
Sprawdziliśmy warunki przetwarzania danych przez dostawców.
-
Wiemy, jak zgłosić błąd albo incydent związany z AI.
-
Sprawdziliśmy, czy któreś zastosowanie dotyczy rekrutacji, oceny pracowników lub innych obszarów podwyższonego ryzyka.
-
Okresowo aktualizujemy listę narzędzi i zasady korzystania z nich.
Co biuro rachunkowe powinno zrobić w dobie AI?
AI Act nie oznacza zakazu korzystania ze sztucznej inteligencji ani konieczności tworzenia rozbudowanej dokumentacji dla każdego zastosowania. Dla większości biur rachunkowych najważniejsze będzie świadome uporządkowanie sposobu pracy z AI.
Biuro powinno wiedzieć, z jakich narzędzi korzysta zespół, jakie dane są do nich wprowadzane, kto weryfikuje wyniki oraz czy pracownicy rozumieją możliwości i ograniczenia systemów. Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy potrzebne są dodatkowe działania prawne, techniczne lub organizacyjne.
W księgowości odpowiedzialność, doświadczenie i relacja z klientem pozostają po stronie człowieka. AI może wspierać pracę biura, ale nie może zastąpić kontroli, procedur i zawodowego osądu.
AI Act, ChatGPT i dane klientów – FAQ dla biur rachunkowych
Czy każde biuro rachunkowe korzystające z ChatGPT podlega AI Act?
AI Act ma szeroki zakres i obejmuje również podmioty stosujące systemy AI, ale konkretne obowiązki zależą od roli biura, zastosowania narzędzia i poziomu ryzyka. Zwykłe wykorzystanie AI do stworzenia roboczego szkicu nie oznacza automatycznie obowiązków właściwych dla systemu wysokiego ryzyka.
Czy trzeba oznaczać każdą treść przygotowaną z pomocą AI?
Nie. Obowiązki przejrzystości dotyczą określonych zastosowań, m.in. deepfake’ów oraz tekstów publikowanych w sprawach interesu publicznego bez kontroli redakcyjnej i przyjęcia odpowiedzialności. Materiał zweryfikowany przez człowieka i objęty odpowiedzialnością redakcyjną może korzystać z wyjątku.
Czy AI Act nakazuje przeprowadzenie szkolenia pracowników?
Przepisy wymagają działań wspierających kompetencje osób korzystających z AI, ale nie narzucają jednego formatu ani identycznego poziomu wiedzy dla wszystkich. Działania powinny odpowiadać wykorzystywanym systemom, zastosowaniom, doświadczeniu zespołu i ryzyku.
Czy można wprowadzać faktury klientów do ChatGPT?
Nie należy tego robić bez wcześniejszej oceny prawnej i technicznej narzędzia. Faktury mogą zawierać dane osobowe, finansowe i informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Trzeba sprawdzić m.in. podstawę przetwarzania, warunki dostawcy, retencję i lokalizację danych.
Kto odpowiada za błąd popełniony przez AI?
Użycie narzędzia AI nie przenosi odpowiedzialności zawodowej biura na system. Materiały i decyzje powinny być kontrolowane przez uprawnioną osobę, zwłaszcza gdy dotyczą rozliczeń, przepisów lub sytuacji klienta.
Czy małe biuro musi mieć politykę AI?
AI Act nie wprowadza jednego obowiązkowego wzoru polityki dla każdego podmiotu. Prosta instrukcja jest jednak praktycznym sposobem wykazania, że biuro uporządkowało narzędzia, dane, kompetencje i kontrolę wyników.
Ekspert OSCBR - Wadim Szczyrski
Wadim Szczyrski jest właścicielem biura PONITAX w Łomży, które specjalizuje się w kompleksowej obsłudze księgowej przedsiębiorców oraz rozliczeniach podatkowych w kraju i za granicą. Na co dzień wspiera klientów w bezpiecznym prowadzeniu działalności gospodarczej, rozliczaniu podatków oraz podejmowaniu decyzji finansowych. Szczególnym obszarem jego praktyki jest obsługa dochodów uzyskiwanych za granicą oraz wsparcie przedsiębiorców rozpoczynających działalność.
Biuro rachunkowe PONITAX w Łomży świadczy usługi księgowe dla firm z województwa podlaskiego oraz zdalnie dla klientów z całej Polski. Specjalizuje się w obsłudze PKPiR, ryczałtu i VAT, zakładaniu działalności gospodarczej oraz wsparciu w pozyskiwaniu finansowania. Zespół obsługuje klientów w języku polskim, ukraińskim i rosyjskim, zapewniając sprawną komunikację i bezpieczne rozliczenia podatkowe.
👉 Biuro rachunkowe Łomża — PONITAX
📞 +48 602 787 755
Źródła i podstawa aktualizacji: