Przeczytaj najnowsze
Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:
Paulina Haczykowska - Rosłonek
Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej
Kontakt dla Mediów
Jak przygotować klientów biura rachunkowego na KSeF?
Stworzona przez
Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych.
Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim wyzwanie komunikacyjne i organizacyjne. Dla biur rachunkowych oznacza to konieczność przejęcia roli edukatora i przewodnika – bo to właśnie osoba prowadząca księgowość lub doradztwo finansowe staje się dziś pierwszym źródłem wiedzy dla przedsiębiorcy.
Wielu klientów nadal nie wie, czym dokładnie jest KSeF, jak działa i co muszą zrobić, by spełnić nowe wymogi. Ten przewodnik pokaże jak skutecznie – i krok po kroku – przygotować swoich klientów do nowej rzeczywistości fakturowania.
Spis treści:
KSeF to obowiązek – klienci muszą to zrozumieć
Choć temat KSeF funkcjonuje w przestrzeni publicznej od dłuższego czasu, to wielu przedsiębiorców wciąż nie zdaje sobie sprawy z jego konsekwencji. Zadaniem biura rachunkowego jest dziś nie tylko informowanie, ale także aktywne wdrażanie i wsparcie.
Najczęstsze braki wiedzy wśród klientów:
-
nie wiedzą, że KSeF będzie obowiązywał już w 2026 r. (dla wszystkich firm),
-
nie wiedzą, że fakturowanie poza KSeF będzie niedozwolone, co może oznaczać poważne kary (poza nielicznymi wyjątkami np. rolnicy ryczałtowi czy sprzedaż na rzecz konsumenta),
-
nie wiedzą, że konieczne jest narzędzie lub integracja, która umożliwi wysyłkę, i odbiór i przeglądanie faktur w nowym standardzie.
To doskonały moment, by biuro rachunkowe stało się liderem zmiany – partnerem, który nie tylko „rozlicza”, ale też pomaga zrozumieć i zaimplementować nowe przepisy.
Krok po kroku: Jak przygotować klientów biura na KSeF
Poinformuj wszystkich klientów z wyprzedzeniem
Zacznij od jasnej i konkretnej komunikacji. Przygotuj uniwersalną wiadomość e-mail lub ulotkę (do pobrania w PDF), w której zostanie:
-
wyjaśnione czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje,
-
pokazane co klient musi zrobić, aby działać zgodnie z przepisami (np. uzyskać token, zintegrować system),
-
podkreślone jakie wsparcie oferuje Twoje biuro w całym procesie.
Przykładowy temat maila:
KSeF nadchodzi – co musisz wiedzieć jako klient naszego biura rachunkowego?
Taka komunikacja buduje zaufanie i zmniejsza ryzyko nieporozumień w przyszłości.
Udostępnij klientom bezpłatne materiały edukacyjne
Wielu klientów nie potrzebuje długiego szkolenia – wystarczy prosty, przystępny materiał, który wyjaśni podstawy.
Przygotuj:
-
krótkie PDF-y lub prezentacje z pytaniami i odpowiedziami (FAQ),
-
wpisy blogowe na stronie biura lub stronie partnera (np. oscbr.pl),
-
grafiki z przykładami – np. „Jak wygląda faktura KSeF?”
BONUS:
Stwórz checklistę „Gotowość do KSeF” i dołącz ją do wiadomości. To pomoże klientowi uporządkować działania krok po kroku.
Zorganizuj webinar lub indywidualne konsultacje
Nie każdy klient przeczyta e-mail, ale wielu chętnie weźmie udział w spotkaniu online.
Zorganizuj:
-
30-minutowy webinar edukacyjny – omów najważniejsze zmiany, pokaż token w praktyce,
-
indywidualne spotkania z klientami – szczególnie jeśli masz wielu JDG lub spółek z oprogramowaniem ERP.
Skorzystaj z gotowych materiałów edukacyjnych dostępnych w OSCBR lub od producentów narzędzi takich jak mOrganizer finansów.
Pomóż klientom we wdrożeniu KSeF w praktyce
Nie zostawiaj klientów samych z problemem – przeprowadź ich przez cały proces:
-
zaproponuj narzędzie zintegrowane z KSeF (np. mOrganizer finansów),
-
pomóż wygenerować i wprowadzić token,
-
udostępnij instrukcje „krok po kroku” w formie PDF lub krótkiego wideo.
Jeśli biuro bierze udział w tym procesie, klient czuje się bezpiecznie – i chętniej powierza inne obszary swojej działalności.
| Etap |
Opis działania |
Cel i korzyści |
|---|---|---|
| Komunikacja z klientem |
Wysyłka e-maili / ulotek / telefoniczne powiadomienie |
Klient dowiaduje się, że musi działać – budujemy świadomość |
| Edukacja |
PDF, blog, infografiki, checklisty |
Klient rozumie, czym jest KSeF i jakie są jego obowiązki |
| Szkolenie / konsultacja |
Webinar, Q&A, spotkanie indywidualne |
Klient może zadać pytania i przełamać bariery technologiczne |
| Wdrożenie narzędzi |
Pomoc w generowaniu tokena + instrukcja obsługi mOrganizera |
Klient zyskuje dostęp do narzędzia zintegrowanego z KSeF |
| Monitorowanie i wsparcie |
Weryfikacja statusów tokenów, powiadomienia o błędach, ciągła obsługa |
Biuro zapewnia bezpieczeństwo, automatyzację i ciągłość procesów |
Jak wykorzystać mOrganizer finansów we współpracy z klientami?
mOrganizer finansów to narzędzie, które znacznie ułatwia współpracę pomiędzy biurem rachunkowym a klientem w kontekście KSeF. Dzięki niemu:
-
klient ma dostęp do własnego panelu, w którym może wystawiać i odbierać faktury KSeF,
-
nie musi znać się na XML, schematach ani API – wszystko odbywa się za pomocą prostego formularza,
-
nie trzeba przesyłać faktur mailem – dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu księgowego,
-
biuro rachunkowe może zarządzać tokenami i mieć wgląd w statusy przesyłanych dokumentów zgodnie z nadanymi przez klienta uprawnieniami.
To nie tylko wygoda, ale też realna oszczędność czasu i ograniczenie błędów ludzkich.
Gotowa checklista do przekazania klientowi
- Czy wygenerowałeś i wgrałeś certyfikat KSeF?
- Czy Twoje oprogramowanie (np. mOrganizer finansów) obsługuje KSeF?
- Czy wiesz, jak wystawić fakturę zgodną z nowym schematem?
- Czy potrafisz odebrać i zarchiwizować faktury przychodzące?
- Czy Twoje biuro rachunkowe wie, że jesteś gotowy?
Taka checklista może być załączona do maila lub udostępniona na stronie internetowej biura.
Cyfryzacja w praktyce – zyskaj przewagę konkurencyjną
Przejście na KSeF to nie tylko obowiązek – to również szansa na nową jakość współpracy. Biura rachunkowe, które odpowiednio wcześniej przygotują swoich klientów:
-
automatyzują komunikację i obieg dokumentów,
-
wzmacniają pozycję jako doradca, a nie tylko usługodawca,
-
zyskują lojalność klientów, którzy szukają kompleksowego wsparcia.
Rola OSCBR – Twój partner w transformacji
W przygotowaniu klientów do KSeF nie jesteś sam. OSCBR – Ogólnopolskie Stowarzyszenie Certyfikowanych Biur Rachunkowych:
-
dostarcza gotowe materiały szkoleniowe, checklisty i prezentacje,
-
oferuje mOrganizer finansów, narzędzie gotowe do integracji z KSeF,
-
wspiera biura rachunkowe poprzez webinary, konsultacje i praktyczne instrukcje,
-
promuje cyfrową transformację w branży rachunkowej.
Z OSCBR szybciej i skuteczniej przygotujesz swoich klientów na nadchodzące zmiany.
Już teraz możesz pobrać specjalnie przygotowany przez ekspertów OSCBR poradnik:
Przeczytaj również: