Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Przeczytaj najnowsze

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki firmy wystawiają i odbierają faktury. W centrum tej zmiany znajduje się token KSeF – cyfrowy klucz, który umożliwia systemom zewnętrznym, takim jak mOrganizer finansów, komunikację z platformą Ministerstwa Finansów. To właśnie dzięki tokenowi możliwe jest automatyczne wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur zgodnie z nowym standardem.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest token KSeF i jak działa, pokażemy krok po kroku, jak go wygenerować, omówimy najczęstsze błędy użytkowników, podpowiemy, jak bezpiecznie korzystać z tokena i jak może w tym pomóc mOrganizer finansów.

Spis treści:

• Czym jest token KSeF i do czego służy?

• Jak wygenerować token KSeF? Instrukcja krok po kroku

• Najczęstsze błędy przy obsłudze tokena KSeF

• Jak działa obsługa tokenów w mOrganizerze finansów?

• Co zrobić, gdy token przestanie działać?

• Korzyści z używania tokena z mOrganizera finansów

• Token KSeF – bezpieczna brama do cyfrowego fakturowania

  
   

Czym jest token KSeF i do czego służy?

Token KSeF to unikalny, generowany 40-znakowy ciąg znaków, który działa jak cyfrowe pełnomocnictwo. Dzięki niemu systemy informatyczne – np. programy księgowe, systemy ERP lub aplikacje chmurowe – mogą w pełni legalnie łączyć się z KSeF w imieniu przedsiębiorcy. Token pozostaje ważny do momentu jego unieważnienia przez użytkownika lub odebrania uprawnień.

Token umożliwia:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych,

• pobieranie faktur otrzymanych od kontrahentów,

• wysyłanie zapytań i odbieranie potwierdzeń od systemu KSeF.

Jest to rozwiązanie znacznie wygodniejsze niż każdorazowe logowanie się do systemu za pomocą podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. Token może być używany przez konkretne aplikacje i pracowników – wystarczy raz go wygenerować i przypisać odpowiednie uprawnienia.

Przykład zastosowania tokena w firmie

Prowadzisz małą firmę usługową i korzystasz z programu księgowego online. Po wygenerowaniu tokena i jego integracji z systemem, nie musisz już ręcznie wysyłać faktur do KSeF – cały proces odbywa się automatycznie, a Ty oszczędzasz czas i zmniejszasz ryzyko błędów.

Jak wygenerować token KSeF? Instrukcja krok po kroku

Aby korzystać z tokena, musisz go najpierw utworzyć w e-Urzędzie Skarbowym. Poniżej przedstawiamy cały proces.

Krok 1: Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego

Wejdź na stronę https://www.podatki.gov.pl i przejdź do e-Urzędu Skarbowego. Zaloguj się za pomocą:

• Profilu Zaufanego,

• e-dowodu,

• podpisu kwalifikowanego.

Krok 2: Wejdź do sekcji KSeF

Po zalogowaniu wybierz z menu głównego zakładkę „KSeF”, a następnie przejdź do sekcji „Zarządzanie tokenami”.

Krok 3: Wygeneruj token

Kliknij „Dodaj token” i:

• nadaj mu nazwę (np. token_mOrganizer_finansów),

• określ zakres uprawnień (np. wystawianie faktur, odbieranie faktur, dostęp do archiwum),

• zatwierdź operację.

Krok 4: Skopiuj token i zabezpiecz go

Uwaga: Token jest wyświetlany tylko raz. Skopiuj go od razu i:

• wklej do zaufanego narzędzia (np. mOrganizer finansów),

• przechowuj w menedżerze haseł lub zaszyfrowanym pliku,

• nie udostępniaj osobom nieupoważnionym.

Najczęstsze błędy przy obsłudze tokena KSeF

Wielu użytkowników popełnia błędy, które mogą skutkować problemami z integracją lub bezpieczeństwem. Oto najważniejsze z nich:

Jak działa obsługa tokenów w mOrganizerze finansów?

Korzystając z mOrganizera finansów, nie musisz martwić się o techniczne aspekty integracji z KSeF. System został zaprojektowany tak, aby ułatwić pracę zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym.

Najważniejsze funkcje:

• Bezpieczne przechowywanie tokena – po jednorazowym wprowadzeniu token jest szyfrowany i zabezpieczony.

• Automatyczne połączenie z KSeF – nie musisz konfigurować API, mOrganizer finansów zajmuje się tym za Ciebie.

• Panel autoryzacji i błędów – w razie problemów system pokaże status tokena oraz informacje diagnostyczne.

Dzięki temu nie trzeba być informatykiem ani specjalistą od integracji z systemami rządowymi – wystarczy poprawnie wygenerować token i podać go w systemie.

Co zrobić, gdy token przestanie działać?

Zdarza się, że token zostanie usunięty, wygaśnie lub utraci ważność (np. w wyniku zmiany właściciela firmy lub uprawnień).

Co wtedy?

• Zaloguj się ponownie do e-Urzędu Skarbowego.

• Przejdź do zarządzania tokenami i usuń nieaktualny token.

• Wygeneruj nowy token, przypisz odpowiednie uprawnienia.

• Wprowadź nowy token do swojego systemu (np. mOrganizera finansów).

Zmiana tokena nie wpływa na wystawione wcześniej faktury – jednak bez ważnego tokena Twoje narzędzie nie będzie mogło komunikować się z KSeF.

Korzyści z używania tokena z mOrganizera finansów

Token KSeF, w połączeniu z profesjonalnym narzędziem jakim jest mOrganizer finansów, otwiera drzwi do pełnej automatyzacji procesu fakturowania. Dzięki temu możesz:

• Unikać błędów ręcznego wprowadzania danych – integracja z KSeF eliminuje duplikaty i literówki.

• Zachować pełną zgodność z przepisami – nie musisz śledzić każdej zmiany – system dba o to za Ciebie.

• Zaoszczędzić czas – faktury wysyłają się automatycznie, a Ty skupiasz się na prowadzeniu biznesu.

• Zwiększyć bezpieczeństwo danych – token nie trafia do obiegu mailowego, tylko do szyfrowanego systemu.

• Zautomatyzować archiwizację – faktury trafiają automatycznie do odpowiednich folderów w chmurze lub systemie księgowym.

Przykładowe zastosowanie – mikroprzedsiębiorca i biuro rachunkowe

Mikroprzedsiębiorca (np. grafik):Tworzy token, przekazuje go do mOrganizera finansów, wystawia faktury, a system wysyła je do KSeF. Przedsiębiorca nie musi logować się do żadnych dodatkowych systemów – wszystko dzieje się automatycznie.

Biuro rachunkowe: Może występować o tokeny dla swoich klientów i zarządzać nimi z poziomu jednego panelu. Dzięki temu obsługuje wielu klientów jednocześnie, minimalizując czas i maksymalizując kontrolę.

Token KSeF – bezpieczna brama do cyfrowego fakturowania

Wprowadzenie tokena KSeF to nie tylko krok w stronę zgodności z przepisami, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie procesów fakturowania w firmie. Dzięki integracji z odpowiednim narzędziem – takim jak mOrganizer finansów – możliwe jest zautomatyzowanie obiegu dokumentów, bezpieczne połączenie z KSeF i bieżąca kontrola nad statusami autoryzacji.

W tym procesie znaczącą rolę odgrywa również OSCBR – Ogólnopolskie Stowarzyszenie Certyfikowanych Biur Rachunkowych, które aktywnie wspiera przedsiębiorców i księgowych w dostosowywaniu się do nowych przepisów. OSCBR:

• edukuje użytkowników w zakresie KSeF i tokenów,

• udostępnia narzędzia, takie jak mOrganizer finansów, które upraszczają wdrożenie KSeF,

• zapewnia wsparcie techniczne i merytoryczne swoim członkom oraz klientom biur rachunkowych.

Dzięki współpracy z OSCBR proces przejścia na e-fakturowanie jest znacznie prostszy, bezpieczniejszy i mniej czasochłonny.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia?

Skontaktuj się z zespołem OSCBR – pomożemy krok po kroku przejść przez proces wdrożenia tokena i KSeF.

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Kontakt dla Mediów