Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Choć Krajowy System e-Faktur ma docelowo uporządkować obieg dokumentów i usprawnić procesy księgowe, pierwsze doświadczenia wielu biur rachunkowych pokazują, że największym wyzwaniem nie jest sam system.

Problemy pojawiają się przede wszystkim w codziennej organizacji pracy. To właśnie tam najczęściej dochodzi do błędów, które wpływają na terminowość rozliczeń, komunikację z klientami i bezpieczeństwo danych.

Z mojego doświadczenia wynika, że większość trudności koncentruje się wokół trzech obszarów:

• komunikacji z klientem, która nie uwzględnia nowych zasad pracy z KSeF,
• poprawności danych, od których zależy przyjęcie faktury przez system,
• organizacji procesów w biurze rachunkowym, obejmującej podział odpowiedzialności, kontrolę statusów dokumentów oraz sposób ich księgowania.

W praktyce wygląda to bardzo podobnie w wielu biurach rachunkowych. Klient wystawia fakturę w swoim programie, ale dokument nie zostaje prawidłowo przyjęty przez KSeF. Biuro nie widzi faktury, ponieważ zakłada, że została poprawnie przesłana. Problem wychodzi na jaw dopiero podczas zamknięcia miesiąca lub przygotowywania deklaracji.

Spotykam się również z sytuacjami, w których faktura trafia do KSeF, ale zostaje odrzucona z powodu błędów formalnych lub nieaktualnych danych kontrahenta. Jeżeli nikt na bieżąco nie monitoruje statusów dokumentów, ryzyko pomyłek szybko narasta.

Dlatego prawidłowa obsługa KSeF w biurze rachunkowym nie sprowadza się wyłącznie do korzystania z odpowiedniego systemu. Kluczowe znaczenie mają jasno określone procedury, regularna kontrola dokumentów oraz spójny sposób działania całego zespołu.

Warto zacząć od uporządkowania podstaw, czyli sprawdzenia, jak powinien wyglądać elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym.

Spis treści:

• Obsługa KSeF w biurze rachunkowym - gdzie pojawiają się trudności

• Najczęstsze błędy księgowych w pracy z KSe

• Minimalna procedura obsługi faktury w KSeF w biurze rachunkowym

• Jak uniknąć błędów w pracy z KSeF

• Case study - jedna faktura, kilka kanałów i niepotrzebne komplikacje

• Kiedy problem z KSeF staje się ryzykiem dla biura rachunkowego

• Checklista - codzienna kontrola pracy z KSeF

• Co każdy właściciel biura rachunkowego powinien zapamiętać przed wdrożeniem KSeF?

• Ekspert OSCBR

Obsługa KSeF w biurze rachunkowym - gdzie pojawiają się  trudności

W codziennej pracy biura rachunkowego KSeF wprowadza nowe punkty ryzyka, które wcześniej nie występowały lub miały mniejsze znaczenie. Szczególnie widoczne jest w sytuacji, kiedy obsługa KSeF w biurze rachunkowym nie została jeszcze odpowiednio uporządkowana.

Najczęściej problem pojawia się na styku trzech obszarów:

• komunikacji z klientem,

• poprawności danych,

• obsługi systemów informatycznych.

Ten temat łączy się również z przygotowaniem klientów do nowych zasad pracy, dlatego warto zobaczyć, jak przygotować biuro rachunkowe do KSeF.

W praktyce wygląda to tak, że klient wystawia fakturę w swoim systemie, ale nie trafia ona poprawnie do KSeF. Biuro rachunkowe nie widzi dokumentu, co prowadzi do niekompletnych rozliczeń. Innym razem faktura trafia do systemu, ale zawiera błędy strukturalne lub merytoryczne, które skutkują jej odrzuceniem.

To właśnie tego typu sytuacje generują najczęstsze problemy z KSeF w biurze rachunkowym, szczególnie w pierwszych miesiącach pracy z systemem. Dodatkowym wyzwaniem jest brak spójnych procedur w wielu biurach rachunkowych. Każdy pracownik może obsługiwać KSeF nieco inaczej, co zwiększa ryzyko pomyłek i utrudnia utrzymanie jednolitego standardu pracy.

Najczęstsze błędy księgowych w pracy z KSeF

Poniżej przedstawiamy błędy najczęściej spotykane w biurach rachunkowych. Wiele z nich nie wynika wyłącznie z technologii, lecz z braku procedur, niespójnej organizacji pracy i niejasnego podziału odpowiedzialności.

Brak bieżącej weryfikacji statusu faktur w KSeF

Ten błąd pojawia się wtedy, gdy biuro zakłada, że faktura została poprawnie przetworzona tylko dlatego, że została wystawiona lub wysłana z systemu klienta.

Najczęstsze skutki:

• brak wiedzy, czy dokument został przyjęty przez KSeF,

• wykrycie problemu dopiero przy zamknięciu miesiąca,

• księgowanie na podstawie niepełnych danych,

• konieczność późniejszych korekt i wyjaśnień.

Brak regularnego sprawdzania statusów to jeden z najczęstszych błędów księgowych w pracy z KSeF, który bezpośrednio wpływa na rzetelność rozliczeń.

Nieprawidłowe nadawanie uprawnień w KSeF

Problemy z dostępami często blokują pracę już na samym początku procesu. Dotyczy to zarówno braku uprawnień, jak i błędnie przypisanych ról.

Najczęstsze problemy:

• biuro nie otrzymuje właściwego dostępu od klienta,

• uprawnienia są nadane niewłaściwej osobie,

• zakres ról nie odpowiada rzeczywistym obowiązkom pracowników,

• część operacji nie może zostać wykonana w terminie.

Efektem są opóźnienia, dezorganizacja pracy oraz realne problemy z KSeF w biurze rachunkowym, szczególnie przy większej liczbie obsługiwanych klientów.

Brak procedur komunikacji z klientem

To jeden z najczęstszych i najbardziej niedocenianych problemów. Jeżeli zasady współpracy nie zostaną jasno ustalone, klient i biuro rachunkowe zaczynają działać według różnych założeń.

Najczęściej wygląda to tak, że:

• klient nie wie, kiedy faktura jest skutecznie wprowadzona do obiegu,

• przedsiębiorca zakłada, że biuro widzi wszystkie dokumenty automatycznie,

• informacje o błędach trafiają do biura z opóźnieniem,

• nie wiadomo, kto odpowiada za wyjaśnianie nieprawidłowości.

W praktyce prowadzi to do nieporozumień, opóźnień i rozmycia odpowiedzialności. To również obszar, w którym bardzo często pojawiają się błędy księgowych w pracy z KSeF, mimo że ich źródło leży w komunikacji.

Dobrze ustawiona komunikacja z klientem wpływa nie tylko na KSeF, ale także na długofalową współpracę. Pisaliśmy o tym szerzej w artykule jak zdobyć lojalnego klienta biura rachunkowego.

Księgowanie faktur spoza KSeF

W okresie przejściowym lub przy braku uporządkowanego obiegu dokumentów łatwo o mieszanie źródeł danych.

Najczęstsze ryzyka:

• część faktur trafia przez e-mail, część przez system klienta, a część przez KSeF,

• nie ma jasnej zasady, który dokument stanowi podstawę księgowania,

• ten sam dokument jest analizowany w kilku miejscach,

• część faktur zostaje pominięta lub ujęta błędnie.

Taki model pracy zwiększa ryzyko niespójności danych i pokazuje, jak brak uporządkowanej obsługi KSeF w biurze rachunkowym prowadzi do błędów systemowych.

Nieaktualne dane kontrahentów

Błędy w danych formalnych to częsta przyczyna odrzucenia dokumentów i dodatkowej pracy.

Najczęściej dotyczą:

• nieprawidłowego numeru NIP,

• nieaktualnej nazwy firmy,

• błędnego adresu,

• danych zapisanych w starych szablonach.

To jeden z bardziej prozaicznych, ale jednocześnie częstych problemów, który generuje kolejne problemy z KSeF w biurze rachunkowym.

Brak kontroli nad duplikatami faktur

Jeżeli dokumenty trafiają do biura różnymi kanałami, rośnie ryzyko wielokrotnego ujęcia tej samej faktury.

Najczęstsze sytuacje:

• dokument zostaje pobrany z systemu i jednocześnie przesłany przez klienta,

• faktura pojawia się w kilku obiegach wewnętrznych,

• brak mechanizmu porównywania dokumentów,

• duplikat wykrywany jest z opóźnieniem.

To kolejny przykład, jak nieuporządkowana obsługa KSeF w biurze rachunkowym zwiększa ryzyko błędów.

Niewystarczające szkolenie zespołu

Nawet dobre narzędzia nie rozwiązują problemu, jeśli pracownicy nie znają zasad działania systemu.

W praktyce objawia się to tym, że:

• pracownicy znają tylko podstawowe funkcje KSeF,

• nie potrafią interpretować komunikatów błędów,

• różne osoby wykonują te same czynności w inny sposób,

• zespół staje się zależny od pojedynczych osób.

To jeden z głównych powodów, dla których pojawiają się powtarzalne błędy księgowych w pracy z KSeF.

Brak integracji systemów księgowych z KSeF

Ręczna obsługa dokumentów znacząco zwiększa obciążenie i ryzyko błędów.

Najczęstsze konsekwencje:

• konieczność ręcznego pobierania danych,

• przepisywanie informacji między systemami,

• większe ryzyko pomyłek,

• wydłużony czas pracy.

Brak integracji to jeden z głównych czynników utrudniających efektywną obsługę KSeF w biurze rachunkowym. Warto też zobaczyć, jak nowe technologie zmieniają codzienną pracę księgowych w artykule AI w księgowości.

Ignorowanie komunikatów z KSeF

To błąd, który często wydaje się drobny, ale potrafi szybko narastać.

Najczęstsze skutki:

• odkładanie reakcji na później,

• narastanie problemów,

• trudność w ustaleniu źródła błędu,

• zwiększona liczba korekt.

W efekcie drobne zaniedbania przekształcają się w poważne problemy z KSeF w biurze rachunkowym.

Minimalna procedura obsługi faktury w KSeF w biurze rachunkowym

W wielu biurach rachunkowych problemy wynikają z braku jasnej procedury działania. Wprowadzenie prostego schematu postępowania pozwala znacząco ograniczyć liczbę błędów.

Standardowa procedura

1. klient wystawia fakturę w systemie
2. dokument trafia do KSeF
3. księgowy weryfikuje status faktury
4. jeśli status = przyjęta → dokument może zostać zaksięgowany
5. jeśli status = odrzucona → biuro kontaktuje się z klientem

Dlaczego procedura jest ważna

Bo pozwala:

• szybko wykrywać błędy

• ograniczyć ryzyko pominięcia dokumentów

• usprawnić komunikację z klientem

• skrócić czas zamknięcia miesiąca

Jak uniknąć błędów w pracy z KSeF

Aby skutecznie pracować z KSeF, biura rachunkowe powinny wdrożyć konkretne rozwiązania organizacyjne i technologiczne. Dobrze zaprojektowana obsługa KSeF w biurze rachunkowym pozwala ograniczyć większość opisanych wcześniej problemów.

Najważniejsze działania:

• Uporządkowanie procedur wewnętrznychPodstawą sprawnej pracy z KSeF jest stworzenie jednolitych zasad postępowania dla całego zespołu. Każdy pracownik powinien wiedzieć, kto odpowiada za odbiór dokumentów, kto kontroluje ich status i kiedy następuje księgowanie. Dzięki temu łatwiej uniknąć rozbieżności w działaniu i ograniczyć ryzyko pominięć.

• Regularna kontrola statusów fakturSamo wysłanie dokumentu do systemu nie oznacza jeszcze, że został on poprawnie przyjęty przez KSeF. Dlatego konieczne jest systematyczne sprawdzanie statusów faktur i szybkie reagowanie na odrzucenia lub błędy techniczne. Taka praktyka pozwala wykrywać nieprawidłowości na bieżąco, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca.

• Jasne zasady współpracy z klientemWiele problemów wynika z tego, że klient i biuro rachunkowe inaczej rozumieją podział obowiązków. Warto od początku ustalić, kto odpowiada za wystawienie dokumentu, kto weryfikuje dane i w jakiej formie przekazywane są informacje o błędach. 

• Automatyzacja i integracja systemówIm więcej czynności wykonywanych ręcznie, tym większe ryzyko błędów i opóźnień. Integracja systemów księgowych z KSeF pozwala usprawnić obieg dokumentów, ograniczyć ręczne przepisywanie danych i szybciej wychwytywać niezgodności. 

• Bieżąca weryfikacja danychPoprawność danych kontrahentów jest niezbędna do prawidłowego przetwarzania faktur w systemie. Regularna kontrola numerów NIP, nazw firm i danych adresowych pozwala ograniczyć liczbę odrzuceń oraz konieczność późniejszych korekt. 

• Kontrola uprawnieńDostępy do KSeF powinny być przydzielane świadomie i zgodnie z zakresem obowiązków poszczególnych osób. Warto regularnie sprawdzać, czy role zostały nadane poprawnie i czy nie ma nieaktualnych uprawnień, które mogą utrudniać pracę albo generować ryzyko organizacyjne. 

• Stałe szkolenia zespołuPraca z KSeF wymaga nie tylko znajomości narzędzi, lecz także rozumienia konsekwencji poszczególnych błędów i komunikatów systemowych. Regularne szkolenia pomagają ujednolicić sposób działania zespołu, zwiększają pewność pracowników i ograniczają zależność od pojedynczych osób.

Jak pokazuje praktyka, skuteczne wdrożenie KSeF nie zależy wyłącznie od technologii. Równie ważna jest organizacja pracy całego biura rachunkowego.

Dobre narzędzia przyspieszają pracę. Dobrze zaprojektowane procesy sprawiają, że ta praca jest bezpieczna.

Case study - jedna faktura, kilka kanałów i niepotrzebne komplikacje

Podczas jednego z wdrożeń KSeF zauważyliśmy problem, który może pojawić się w wielu biurach rachunkowych rozpoczynających pracę z nowym systemem.

Klient, chcąc zachować ciągłość pracy, korzystał jednocześnie z kilku sposobów przekazywania dokumentów. Część faktur trafiała do biura e-mailem, część była wystawiana w systemie finansowo-księgowym i przesyłana do KSeF, a sporadycznie pojawiały się również dokumenty w wersji papierowej.

Na pierwszy rzut oka taki model wydawał się bezpieczny. W praktyce szybko okazało się jednak, że brak jednego źródła danych zwiększa ryzyko pomyłek.

W jednym z okresów rozliczeniowych ta sama faktura pojawiła się w dwóch różnych obiegach. Dokument przesłany e-mailem został zaksięgowany, podczas gdy jego odpowiednik w KSeF został wcześniej odrzucony z powodu błędnych danych kontrahenta. Problem wyszedł na jaw dopiero podczas przygotowywania deklaracji VAT, kiedy okazało się, że faktura nie została skutecznie przyjęta przez KSeF.

Konsekwencje były odczuwalne zarówno dla biura, jak i klienta. Konieczna była ponowna weryfikacja dokumentów za cały okres, korekta zapisów księgowych, wyjaśnienie sytuacji z przedsiębiorcą oraz przesunięcie terminu zamknięcia miesiąca.

Ta sytuacja pokazała, że największym zagrożeniem nie był sam KSeF, ale brak jasno określonych zasad pracy.

Po analizie wdrożyliśmy prostą zmianę – jedyną podstawą księgowania stała się faktura skutecznie przyjęta przez KSeF. Dokumenty przekazywane innymi kanałami pełniły wyłącznie funkcję pomocniczą. Dodatkowo wprowadziliśmy codzienną kontrolę statusów faktur oraz komunikatów systemowych.

Efekt? Znacząco ograniczyliśmy ryzyko duplikatów i pominięcia dokumentów, a proces zamknięcia miesiąca stał się bardziej przewidywalny i łatwiejszy do kontrolowania.

To doświadczenie pokazuje, że w przypadku KSeF największe znaczenie ma nie tylko znajomość systemu, ale przede wszystkim dobrze zaprojektowany proces pracy w biurze rachunkowym.

Podobne ryzyka mogą pojawić się przy bardziej złożonych rozliczeniach, dlatego warto sprawdzić również, jak wygląda obsługa transakcji zagranicznych w KSeF.

Kiedy problem z KSeF staje się ryzykiem dla biura rachunkowego

Nie każdy błąd ma poważne konsekwencje, ale są sytuacje, które wymagają natychmiastowej reakcji.

Sygnały ostrzegawcze

• brak faktury w systemie przy zamknięciu miesiąca

• błędny status dokumentu

• brak dostępu do systemu

• powtarzające się odrzucenia dokumentów

• niezgodność danych kontrahenta

W takich przypadkach konieczne jest szybkie działanie i analiza przyczyny problemu.

W niektórych sytuacjach błędy mogą prowadzić do konsekwencji finansowych - sprawdź, jakie sankcje w KSeF za błędy w fakturach mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę lub biuro rachunkowe.

Checklista - codzienna kontrola pracy z KSeF

Można ją wykorzystać jako prostą procedurę w biurze rachunkowym.

• Czy wszystkie faktury zostały przyjęte przez KSeF?

• Czy nie ma dokumentów ze statusem odrzuconym?

• Czy klient ma jasno określone obowiązki?

• Czy system księgowy jest zintegrowany z KSeF?

• Czy zespół przeszedł szkolenie?

• Czy istnieje procedura obsługi błędów?

Możesz wykorzystać gotową checklistę obsługi KSeF w biurze rachunkowym, aby uporządkować codzienną pracę zespołu.

Co każdy właściciel biura rachunkowego powinien zapamiętać przed wdrożeniem KSeF?

Patrząc na kolejne wdrożenia KSeF, coraz częściej dochodzę do jednego wniosku – o sukcesie nie decyduje wyłącznie znajomość przepisów ani wybór odpowiedniego systemu.

Najlepiej przygotowane biura rachunkowe łączy coś znacznie ważniejszego. Mają jasno określone zasady pracy, spójne procedury i wiedzą, jak powinien wyglądać obieg dokumentów od momentu wystawienia faktury aż do jej zaksięgowania.

Technologia jest dziś ogromnym wsparciem, ale nie zastąpi dobrze zorganizowanego procesu. To właśnie dlatego warto poświęcić czas na przygotowanie zespołu, ustalenie zasad współpracy z klientami i uporządkowanie codziennych działań jeszcze przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF.

Dobre narzędzia przyspieszają pracę. Dobrze zaprojektowane procesy sprawiają, że ta praca jest bezpieczna.

W praktyce właśnie takie podejście pozwala ograniczyć liczbę błędów, usprawnić współpracę z klientami i sprawić, że KSeF staje się elementem dobrze funkcjonującego procesu, a nie źródłem codziennych problemów.

Ekspert OSCBR