Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Krajowy System e-Faktur w 2026 roku stanie się obowiązkowym elementem rozliczeń podatkowych w Polsce. Dla biur rachunkowych oznacza to nie tylko zmianę organizacji pracy, ale przede wszystkim wzrost odpowiedzialności formalnej za prawidłowość procesów fakturowania. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy coraz częściej zadają pytanie o kary za błędy w KSeF.

Pełny harmonogram wdrożenia oraz zakres nowych obowiązków opisaliśmy w kompleksowym przewodniku: KSeF 2026 – od kiedy obowiązkowy i jak przygotować firmę oraz biuro rachunkowe

To właśnie tam szczegółowo omawiamy:

• kogo obejmie system
• od kiedy zacznie obowiązywać
• jakie zmiany czekają biura rachunkowe

Czy biuro rachunkowe może dostać karę za błędy w KSeF?

Obawy rynku są zrozumiałe. Błędy w strukturze e-Faktury, wystawienie dokumentu poza systemem czy nieprawidłowe działanie w trybie offline mogą skutkować sankcjami finansowymi. Dla biur rachunkowych to dodatkowo ryzyko sporów z klientami i odpowiedzialności kontraktowej.

W tym artykule wyjaśniamy:

• od kiedy będą stosowane kary KSeF,

• jakie sankcje przewidują przepisy,

• kto ponosi odpowiedzialność — przedsiębiorca czy biuro rachunkowe,

• jak zorganizować procesy w biurze, aby realnie ograniczyć ryzyko sankcji.

Czy sankcje w KSeF 2026 są pewne - kary KSeF od kiedy?

Podstawa kar za błędy w KSeF wynika z ustawy o VAT (m.in. art. 106ni), która przewiduje sankcje za naruszenie obowiązków. Jednocześnie warto oddzielić możliwość nałożenia kary wynikającą z ustawy od momentu, w którym sankcje będą faktycznie stosowane.

Z przepisów przejściowych wynika, że administracyjne kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT (w zakresie ust. 1–3 oraz 5–7) mają zastosowanie od 1 stycznia 2027 r., co w praktyce wyznacza okres wdrożeniowy w 2026 r. Oznacza to, że obowiązek korzystania z KSeF zaczyna działać wcześniej, natomiast kar pieniężnych można spodziewać się dopiero od 2027 r. 

To ważny kontekst dla pytania: od kiedy obowiązują kary KSeF?

W początkowym okresie działania systemu szczególnie brane pod uwagę będą:

• błędy techniczne wynikające z integracji systemów,

• problemy z dostępnością KSeF,

• dochowanie należytej staranności przez podatnika lub biuro rachunkowe,

• udokumentowane procedury wewnętrzne.

Ryzyko sankcji wzrośnie w przypadku powtarzalnych naruszeń, a ich zastosowanie będzie w dużej mierze zależeć od skali naruszenia i poziomu staranności organizacyjnej.

Najważniejsza informacja dla biur rachunkowych:

rok 2026 jest okresem wdrożeniowym, dlatego pierwsze sankcje administracyjne za błędy w KSeF mają być stosowane dopiero od 2027 roku.

Jakie kary za błędy w KSeF przewidują przepisy w 2026 roku?

Przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzają przede wszystkim administracyjne kary pieniężne, które zostały zapisane w ustawie o VAT (m.in. art. 106ni). Są one nakładane - w drodze decyzji - przez naczelnika urzędu skarbowego i dotyczą naruszeń obowiązków związanych z wystawianiem oraz przekazywaniem faktur w KSeF.

Obok sankcji administracyjnych nadal obowiązują przepisy Kodeksu karnego skarbowego. Odpowiedzialność karno-skarbową ponoszą w takich przypadkach osoby fizyczne, np. członkowie zarządu, właściciele firm lub osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe.

Dotyczy to przede wszystkim klasycznych naruszeń przepisów o fakturowaniu, takich jak:

• niewystawienie faktury,

• wystawienie faktury wadliwej,

• wystawienie faktury nierzetelnej.

W takich przypadkach sąd może orzec grzywnę do 180 stawek dziennych, a przy poważniejszych naruszeniach – nawet do 720 stawek dziennych.

Warto też wspomnieć o innych karach wynikających z przepisów podatkowych. Dotyczy to w szczególności błędów w plikach JPK_VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 3e–3g ustawy o VAT organ podatkowy może nałożyć karę do 500 zł za każdy błąd w pliku JPK_VAT z deklaracją, jeśli podatnik nie skoryguje go po wcześniejszym wezwaniu urzędu skarbowego. Co ważne, sankcja ta nie jest automatyczna – podatnik ma najpierw możliwość poprawienia pliku po otrzymaniu wezwania. W praktyce oznacza to, że  odpowiedzialność za prawidłowe raportowanie danych w JPK została utrzymana.

Sankcje opisane poniżej dotyczą natomiast administracyjnych kar pieniężnych wynikających z ustawy o VAT, które odnoszą się bezpośrednio do obowiązków związanych z korzystaniem z systemu KSeF.

Brak wystawienia faktury w KSeF

Jeżeli podatnik, mimo obowiązku, nie wystawi faktury w KSeF, organ podatkowy może nałożyć karę pieniężną w wysokości:

• do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze,

• do 18,7% wartości brutto, jeśli faktura nie zawiera VAT.

Przykład:
Spółka powinna wystawić fakturę sprzedaży na kwotę 50 000 zł netto + 11 500 zł VAT, ale dokument został wygenerowany wyłącznie w systemie wewnętrznym i nie trafił do KSeF. Potencjalna kara może sięgnąć nawet 11 500 zł (100% VAT z tej faktury).

Wystawienie faktury poza systemem

Innym naruszeniem przepisów jest wystawienie faktury poza KSeF, mimo że przedsiębiorca ma obowiązek korzystania z systemu. W praktyce oznacza to, że dokument powstaje w innej formie, np. jako PDF wygenerowany w programie sprzedażowym i jest wysyłany bezpośrednio do kontrahenta, zamiast zostać wystawiony jako faktura ustrukturyzowana w KSeF.

W takim przypadku zastosowanie mają te same limity sankcji:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze,

• do 18,7% kwoty należności ogółem, jeśli faktura nie zawiera VAT.

Dla biur rachunkowych problematyczne mogą być sytuacje, w których przedsiębiorca wystawia część faktur poza głównym systemem księgowym lub sprzedażowym. Jeśli takie dokumenty nie zostaną wystawione w KSeF, mogą zostać uznane za faktury wystawione niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

Błędy formalne w strukturze e-Faktury

Kary mogą dotyczyć również przesłania faktury niezgodnej z obowiązującą strukturą logiczną (FA(…)).

Ryzyko pojawia się w szczególności, gdy:

• dane są niezgodne z wymogami schemy,

• występują błędy w identyfikatorach podatkowych,

• faktura zawiera nieprawidłowe pola obowiązkowe.

W praktyce część błędów technicznych zostanie wykryta przez sam system KSeF. Jeżeli jednak dokument przejdzie walidację, a mimo to będzie zawierał nieprawidłowości,  podatnikowi grozi kara o wysokości minimum 500 zł. 

Nieterminowe przekazanie dokumentów (tryb offline)

W sytuacjach awaryjnych dopuszczalne jest wystawienie faktury w trybie offline, jednak podatnik ma obowiązek przekazać ją do KSeF w ustawowym terminie.

Naruszenie tego obowiązku może skutkować karą analogiczną jak w przypadku braku wystawienia faktury w systemie, czyli:

• do 100% kwoty VAT z dokumentu,

• do 18,7% kwoty brutto.

Minimalna wysokość kary wynosi w tym przypadku 500 zł.

Scenariusz ryzykowny dla biura rachunkowego

Klient wystawia faktury w trybie offline przez kilka dni z powodu problemów technicznych, ale nie przekazuje ich do KSeF w wymaganym terminie. Przy większej liczbie dokumentów potencjalna sankcja może zostać naliczona odrębnie dla każdej faktury.

Największe ryzyko nie wynika z pojedynczego błędu, lecz z braku kontroli nad procesem i powtarzalnych nieprawidłowości. W kolejnej części przeanalizujemy, kto formalnie ponosi odpowiedzialność – podatnik czy biuro rachunkowe.

Kto ponosi odpowiedzialność – przedsiębiorca czy biuro rachunkowe?

W praktyce KSeF rodzi jedno z najczęstszych pytań wśród księgowych: kto odpowiada za błędy w fakturach – przedsiębiorca czy biuro rachunkowe? Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, jak został zorganizowany proces fakturowania i jakie obowiązki zostały określone w umowie między stronami. Urząd skarbowy nałoży sankcje na podatnika, natomiast biuro odpowiada wobec klienta, jeśli tak wynika z umowy lub jeśli zaniedbało swoje obowiązki.

Odpowiedzialność podatnika

Z punktu widzenia przepisów podatkowych podstawowa odpowiedzialność za prawidłowość faktur i rozliczeń spoczywa na podatniku, czyli przedsiębiorcy. To on jest stroną wobec organów podatkowych i to wobec niego mogą być stosowane sankcje wynikające z ustawy o VAT.

KSeF nie zmienia tej zasady – nawet jeśli biuro rachunkowe obsługuje dokumenty w systemie, podatnik pozostaje odpowiedzialny za rzeczywistość transakcji oraz poprawność danych przekazanych do faktury.

Zakres odpowiedzialności księgowego

Biuro rachunkowe odpowiada natomiast za prawidłowe wykonanie usług księgowych, zgodnie z zakresem współpracy z klientem. W praktyce granica odpowiedzialności zależy od tego, czy biuro:

• jedynie księguje dokumenty przekazane przez klienta,

• weryfikuje ich poprawność formalną,

• czy również wystawia faktury w imieniu klienta i przesyła je do KSeF.

Szczególnie ważna jest odpowiedzialność biura rachunkowego w kontekście KSeF – zwłaszcza przy wystawianiu faktur w imieniu klienta i obsłudze procesu wysyłki.

Znaczenie umowy z biurem rachunkowym

Umowa o świadczenie usług księgowych powinna jasno określać:

• kto wystawia faktury sprzedaży,

• kto odpowiada za dane przekazywane do faktur,

• kto wprowadza dokumenty do KSeF,

• kto potwierdza związek wydatków z działalnością gospodarczą.

Brak precyzyjnych zapisów w tym zakresie może stać się przyczyną nieporozumień pomiędzy przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi.

Ryzyko sporów w praktyce

Wraz z wdrożeniem KSeF rośnie znaczenie jasnego podziału ról w procesie fakturowania. Jeśli klient oczekuje, że biuro „zajmie się wszystkim”, a zakres odpowiedzialności nie został wcześniej ustalony, łatwo o konflikt w przypadku błędu w fakturze lub rozliczeniu.

Dlatego wiele biur rachunkowych już dziś aktualizuje umowy z klientami oraz wprowadza procedury określające, kto i na jakim etapie odpowiada za dane wprowadzane do KSeF.

Odpowiedzialność biura rachunkowego w KSeF – gdzie kończy się obowiązek księgowego?

Z punktu widzenia przepisów podatkowych podstawowa odpowiedzialność za prawidłowość faktur spoczywa na przedsiębiorcy.

To on:

• prowadzi działalność

• zawiera transakcje

• przekazuje dane do faktury

KSeF nie zmienia tej zasady.

Jednocześnie zakres odpowiedzialności biura rachunkowego zależy od tego, co zostało ustalone w umowie.

Biuro może:

• księgować dokumenty

• weryfikować ich poprawność

• wystawiać faktury

• wysyłać dokumenty do KSeF

Im większy zakres obsługi, tym większa odpowiedzialność.

Więcej o podziale odpowiedzialności i zapisach w umowie przeczytasz w artykule: Odpowiedzialność biura rachunkowego w KSeF – kto odpowiada za błędy i sankcje

Najczęstsze błędy, które mogą prowadzić do sankcji

W praktyce problemy z KSeF najczęściej wynikają nie z pojedynczych pomyłek, lecz z błędów technicznych lub braku uporządkowanych procesów. Najczęstsze sytuacje ryzykowne to:
 

• Brak aktualnego certyfikatu
  Dostęp do KSeF wymaga ważnego certyfikatu uwierzytelniającego. Jeśli wygaśnie lub zostanie nieprawidłowo skonfigurowany, system może zablokować wysyłkę faktur.
  Więcej o wymaganiach technicznych i dostępie do systemu opisujemy w artykule: Jak uzyskać dostęp do KSeF i skonfigurować certyfikat w biurze rachunkowym
   

• Niepoprawny token autoryzacyjny
  Błędnie wygenerowany lub nieważny token może powodować odrzucanie dokumentów przez KSeF, mimo że faktura została przygotowana w systemie księgowym.(Więcej w artykule o tokenach KSeF – link do satelity).
  Szczegółowo wyjaśniamy to w przewodniku: Token KSeF – jak działa autoryzacja i jak uniknąć błędów przy generowaniu tokenu
   

• Brak integracji systemu z KSeF
  Jeśli program sprzedażowy lub księgowy nie jest zintegrowany z KSeF, pojawia się ryzyko opóźnień i błędów przy ręcznym przesyłaniu faktur.
  Sprawdź również: Integracja systemu księgowego z KSeF – jak przygotować biuro rachunkowe krok po kroku
   

• Ręczne wystawianie dokumentów
  Tworzenie części faktur poza głównym systemem (np. w arkuszu kalkulacyjnym) zwiększa ryzyko, że dokument nie zostanie przekazany do KSeF. 
  Więcej o organizacji procesu fakturowania przeczytasz w artykule: Jak uporządkować obieg dokumentów w biurze rachunkowym w środowisku KSeF
   

• Brak kontroli nad trybem offline

  Faktury wystawione w trybie offline muszą zostać przekazane do KSeF w określonym terminie. Brak procedury monitorowania takich sytuacji może prowadzić do naruszenia przepisów.

  W praktyce problem pojawia się najczęściej wtedy, gdy:

  • system jest niedostępny
  • wystąpi awaria
  • dokumenty są wystawiane poza standardowym procesem

      Szczegóły działania trybu offline opisujemy w artykule: Tryb offline w KSeF – kiedy można go stosować i jakie są obowiązki podatnika

Ile mogą kosztować błędy w KSeF? (przykłady)

Wysokość sankcji zależy od wartości faktury i wynosi 100% kwoty podatku VAT lub do 18,7% wartości należności ogółem. Koszt błędu rośnie więc wraz ze skalą działalności.

Mała firma
Jednoosobowa działalność wystawia fakturę na 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT, ale dokument nie trafia do KSeF. W skrajnym przypadku kara administracyjna może wynieść do 2 300 zł. Jeśli taka sytuacja powtórzy się kilka razy w miesiącu, roczne ryzyko może sięgać kilkunastu tysięcy złotych.

Spółka z większą sprzedażą
Spółka wystawia fakturę na 100 000 zł netto + 23 000 zł VAT poza KSeF. Potencjalna sankcja może wynieść nawet 23 000 zł za jeden dokument. Przy większej liczbie faktur błędnie obsłużonych przez system sprzedażowy lub integrację ryzyko finansowe może szybko wzrosnąć do setek tysięcy złotych.

Biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów
Największe ryzyko ma charakter skali. Jeśli biuro obsługuje np. 40 klientów, a u kilku z nich pojawi się błąd w procesie wystawiania faktur lub integracji z KSeF, konsekwencje mogą dotyczyć wielu dokumentów jednocześnie. Nawet pojedyncze nieprawidłowości u kilku klientów mogą skutkować sankcjami liczącymi się w dziesiątkach tysięcy złotych.
 

W praktyce oznacza to, że w środowisku KSeF kluczowe znaczenie ma kontrola procesu fakturowania i automatyzacja obiegu dokumentów. Tam, gdzie system księgowy jest prawidłowo zintegrowany z KSeF, ryzyko błędów formalnych i technicznych znacząco maleje.

Jak realnie ograniczyć ryzyko sankcji?
 

Analiza przepisów i potencjalnych sankcji to jedno, ale w praktyce podstawą jest wdrożenie procedur, które pozwolą kontrolować proces fakturowania w KSeF na bieżąco. W większości przypadków ryzyko błędów nie wynika z samego systemu, lecz z braku uporządkowanych zasad pracy z dokumentami.

Monitoring dokumentów

Podstawą bezpieczeństwa jest bieżące monitorowanie statusu faktur w systemie. Sprawdzanie, czy dokument został poprawnie przyjęty przez KSeF oraz czy system nadał mu numer identyfikacyjny to absolutne minimum.

Brak takiej kontroli może prowadzić do sytuacji, w której faktura została przygotowana w systemie księgowym, ale z powodów technicznych nie została skutecznie przesłana do KSeF.

Automatyzacja obiegu dokumentów

Skutecznym sposobem ograniczenia ryzyka jest automatyzacja procesu fakturowania. Integracja systemu księgowego lub sprzedażowego z KSeF pozwala zmniejszyć liczbę ręcznych operacji, które stanowią najczęstsze źródło błędów.

Dzięki automatycznemu przesyłaniu dokumentów do systemu możliwe jest również szybsze wykrywanie problemów technicznych oraz kontrola terminów.

Weryfikacja poprawności faktur
 

Choć KSeF automatycznie sprawdza poprawność struktury e-faktury, nie oznacza to, że system zweryfikuje wszystkie błędy. Nadal konieczna jest kontrola merytoryczna dokumentów, w tym m.in.:

• poprawności danych kontrahenta,

• zastosowanej stawki VAT,

• zgodności faktury z rzeczywistą transakcją.

To właśnie na tym etapie rola księgowego pozostaje kluczowa.

Kontrola dostępu do systemu

W środowisku KSeF ogromne znaczenie ma również zarządzanie uprawnieniami. Warto jasno określić, kto w firmie lub biurze rachunkowym może wystawiać faktury, wprowadzać korekty lub nadawać dostęp do systemu.

Brak kontroli nad dostępami może prowadzić do sytuacji, w której dokumenty są wystawiane przez osoby nieuprawnione lub poza ustalonym procesem.

Integracja jako sposób na ograniczenie ryzyka

Najwięcej błędów w KSeF pojawia się tam, gdzie proces fakturowania jest rozproszony i opiera się na ręcznej pracy. Dlatego coraz więcej biur rachunkowych stawia na automatyzację obiegu dokumentów i integrację systemów księgowych z KSeF, co pozwala lepiej kontrolować proces fakturowania i szybciej wykrywać ewentualne nieprawidłowości.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak takie rozwiązania działają w praktyce, sprawdź przykład mOrganizera finansów - narzędzia wspierającego organizację procesów finansowych i współpracę biur rachunkowych z klientami w środowisku KSeF.

Więcej o tym, jak przygotować biuro rachunkowe do pracy z KSeF, przeczytasz w artykule o tym, jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla firmy i biura rachunkowego

FAQ – Sankcje w KSeF 2026

1. Czy pierwsze błędy w KSeF będą karane?
   Nie powinny. Administracyjne sankcje związane z KSeF mają być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r., dlatego rok 2026 jest traktowany jako okres wdrożeniowy.
2. Czy można się odwołać od sankcji w KSeF?
   Tak. Decyzję o nałożeniu kary wydaje naczelnik urzędu skarbowego, a podatnik może złożyć odwołanie do dyrektora właściwej Izby Administracji Skarbowej za pośrednictwem urzędu, który wydał decyzję.
3. Czy kara grozi za błąd techniczny w KSeF?
   Co do zasady sankcje dotyczą naruszenia obowiązków wynikających z przepisów. W praktyce organ podatkowy może uwzględnić okoliczności takie jak awaria systemu lub problemy techniczne.
4. Czy sankcje w KSeF dotyczą wszystkich firm?
   Docelowo tak, jednak obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest etapami w 2026 roku, a najmniejsze podmioty zostaną objęte systemem od 1 stycznia 2027 r.
5. Czy księgowy może odpowiadać finansowo za błędy w KSeF?
   Zasadniczo odpowiedzialność podatkowa spoczywa na przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe może jednak ponosić odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli błąd wynika z niewłaściwego wykonania usług księgowych.