Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Przeczytaj najnowsze

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 816

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 816

Kontakt dla Mediów

KSeF  – krok milowy w digitalizacji księgowości

Od 1 lutego 2026 roku polskie firmy i biura rachunkowe wejdą w nową erę obsługi dokumentów – Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Faktury papierowe i PDF-owe w obrocie B2B odejdą do przeszłości, a ich miejsce zajmie faktura ustrukturyzowana w formacie XML.

Na oscbr.pl już wcześniej pisaliśmy o ustawie o KSeF podpisanej przez Prezydenta RP oraz wyjaśnialiśmy najczęstsze pytania przedsiębiorców i księgowych o KSeF. W tym artykule idziemy krok dalej – skupiamy się na tym, jak przygotować się do obowiązkowego wdrożenia KSeF w 2026 roku, co to oznacza dla biur rachunkowych i przedsiębiorców oraz jakie konkretne działania trzeba podjąć.

Spis treści:

1. Czym jest KSeF i dlaczego jest obowiązkowy?
2. Terminarz wdrożenia KSeF – kto i od kiedy?
3. KSeF a biura rachunkowe
4. KSeF a przedsiębiorcy – jak się przygotować?
5. Jak działa faktura w systemie zintegrowanym z KSeF
6. Narzędzia wspierające wdrożenie KSeF
7. Najczęstsze pytania o KSeF (FAQ)
8. KSeF 2026 z OSCBR – nie odkładaj przygotowań

Czym jest KSeF i dlaczego jest obowiązkowy?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, który umożliwia:

• wystawianie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML,

• ich odbiór przez kontrahentów,

• automatyczne archiwizowanie dokumentów przez 10 lat,

• natychmiastową weryfikację przez administrację skarbową.

Wcześniejsze publikacje na naszej stronie wyjaśniały czym jest token KSeF i jak działa. Teraz skupimy się na praktycznym aspekcie – dlaczego biura rachunkowe i firmy muszą działać już dziś, choć obowiązek wchodzi dopiero w 2026 roku.

Terminarz wdrożenia KSeF – kto i od kiedy?

Rząd zaplanował wdrożenie etapami, co daje czas na przygotowania:

Wniosek: choć najmniejsze podmioty mają czas do 2027 roku, biura rachunkowe muszą przygotować spójny proces obsługi wszystkich klientów już od 2026 roku.

Warto tu wspomnieć, że przygotowanie do KSeF warto zacząć dużo wcześniej – bo odbiór faktur zacznie się szybciej niż obowiązek ich wystawiania.

KSeF a biura rachunkowe

Biura rachunkowe staną się dla przedsiębiorców przewodnikiem po KSeF. To one będą odpowiadały nie tylko za rozliczenia, ale także za konfigurację i obsługę fakturowania.

Nowe wyzwania dla biura rachunkowego:

• Wsparcie klientów w nadawaniu uprawnień –przedsiębiorcy prowadzący JDG mają dostęp do KSeF automatycznie, natomiast spółki i inne formy prawne muszą złożyć formularz ZAW-FA i wskazać tzw. Pierwszą osobę uprawnioną.
   

• Konfiguracja systemów księgowych – sprawdzenie, czy używane oprogramowanie jest już zgodne z KSeF.
   

• Edukacja klientów – przygotowanie szkoleń, materiałów i checklist dla przedsiębiorców.
   

• Obsługa przejściowa – część klientów może chcieć korzystać równolegle ze starych systemów i KSeF – trzeba opracować jasne zasady komunikacji i obiegu dokumentów.
   

Tip: To dobry moment, by biura rachunkowe opracowały pakiety wdrożeniowe KSeF (szkolenie + konfiguracja + bieżąca obsługa).

KSeF a przedsiębiorcy – jak się przygotować?
 

Dla przedsiębiorców najważniejsze jest, by nie czekać do ostatniej chwili.

Checklist dla firm:
 

• Czy firma korzysta z systemu księgowego kompatybilnego z KSeF?

• Czy wyznaczono osobę odpowiedzialną za współpracę z biurem rachunkowym?

• Czy pracownicy wiedzą, jak wystawić i przesłać fakturę w KSeF?

• Czy firma, która ma obowiązek, złożyła formularz ZAW-FA i wskazała Pierwszą osobę uprawnioną?

• Czy są procedury obiegu faktur między działami (np. księgowość – sprzedaż – logistyka)?

Warto pamiętać:

• Fundacje i podmioty nieprowadzące działalności, jeśli mają NIP, także będą objęte KSeF.

• Nievatowcy wystawiający faktury z NIP dla firm również muszą korzystać z KSeF.

• Paragony z NIP będą funkcjonować tylko do końca 2026 r., od 2027 zastąpią je faktury w KSeF.

•  KSeF obejmuje nie tylko faktury sprzedaży, ale także faktury zaliczkowe, korekty i faktury rozliczeniowe.

Jak działa faktura w systemie zintegrowanym z KSeF

• Faktura tworzona jest w formacie XML w systemie księgowym.

• Dokument trafia do KSeF i jest automatycznie weryfikowany.

• KSeF nadaje mu numer KSeF ID.

• System generuje UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) – gwarancję, że dokument został poprawnie zarejestrowany.

Terminy wysyłki:

Zgodnie z założeniami KSeF, fakturę należy przekazać do systemu tego samego dnia, w którym została wystawiona. Dopuszczalne jest jednak przesłanie jej najpóźniej następnego dnia roboczego, co stanowi margines bezpieczeństwa – np. w razie problemów z Internetem, prądem lub przy dużej liczbie faktur generowanych automatycznie (np. w sieciach sprzedaży detalicznej czy na stacjach paliw).

W przypadku awarii KSeF:

• Planowane przerwy techniczne: fakturę należy przesłać w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia przerwy,
   

• Awarie nieplanowane: termin wydłuża się do 7 dni roboczych od momentu przywrócenia działania systemu.
   

Jak działa faktura w KSEF?

Narzędzia wspierające wdrożenie KSeF
 

• Zintegrowane systemy finansowo-księgowe – np. mOrganizer finansów
  Kompleksowe rozwiązanie łączące przedsiębiorcę z biurem rachunkowym, kontem firmowym i KSeF. Umożliwia nie tylko wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, ale też rozliczenia, płatności oraz wysyłkę deklaracji do US i ZUS – wszystko w jednym miejscu.

• Programy księgowe i systemy ERP
  Większość producentów oprogramowania wprowadza lub rozwija integracje z KSeF, by ułatwić automatyczne przesyłanie faktur i rozliczeń.

• Archiwizacja danych – choć KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, rekomendowane jest utrzymywanie własnych kopii zapasowych – dla bezpieczeństwa i pełnej dostępności dokumentów.
   

Dla biur rachunkowych: warto rekomendować klientom rozwiązania, które automatyzują proces i minimalizują ryzyko błędów.

Najczęstsze pytania o KSeF (FAQ)
 

1. Czy proforma jest przesyłana do KSeF?
   Nie. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego nie podlega przesyłaniu do KSeF.
2. Czy dokument WZ przesyła się do KSeF?
   Nie. KSeF obejmuje wyłącznie faktury VAT (sprzedażowe, zaliczkowe, rozliczeniowe i korekty). Dokumenty magazynowe, jak WZ, nie są obsługiwane przez ten system.
3. Czy faktury konsumenckie (B2C) trafiają do KSeF?
   Nie ma takiego obowiązku. Można je jednak dobrowolnie wystawiać i przesyłać w KSeF, jeśli przedsiębiorca chce prowadzić jednolity obieg wszystkich faktur.
4. Jak wyglądają transakcje z zagranicznymi kontrahentami?
   Polska firma musi wystawić fakturę w KSeF, ale kontrahent zagraniczny dostaje ją poza systemem – w uzgodniony sposób.
5. Czy spółka z o.o. może mieć kilka osób z uprawnieniami pierwotnymi?
   Nie. Każda spółka może mieć jedną taką czyli osobę posiadającą uprawnienia pierwotne - pierwsza osoba uprawniona. To ona nadaje dalsze uprawnienia innym użytkownikom w firmie lub biurze rachunkowym.
6. Jak JDG działa w KSeF?
   W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, właściciel automatycznie posiada uprawnienia pierwotne, ponieważ działa we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność. W spółkach uprawnienia te muszą zostać przypisane konkretnej osobie.
7. Co z fakturami uproszczonymi (paragony z NIP)?
   Do końca 2026 r. można je nadal wystawiać, jednak od 2027 roku będą musiały być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych i przesyłane do KSeF.
8. Ile mamy czasu na wysłanie faktury do KSeF?
   Zgodnie z założeniami systemu, fakturę należy przesłać do KSeF w dniu jej wystawienia. Przepisy dopuszczają jednak maksymalnie 1 dzień roboczy na przesłanie dokumentu — margines ten służy jedynie w sytuacjach wyjątkowych (np. awaria systemu, przerwy techniczne, brak Internetu). W razie awarii po stronie KSeF obowiązują terminy:
   1. planowana przerwa – 1 dzień roboczy od jej zakończenia,
   2. awaria nieplanowana – 7 dni roboczych od przywrócenia systemu.

KSeF 2026 z OSCBR – nie odkładaj przygotowań

Choć obowiązek wchodzi w życie w 2026 roku, realne przygotowania trzeba rozpocząć już dziś. Biura rachunkowe powinny opracować procesy nadawania uprawnień, przygotować szkolenia i wdrożyć integracje systemowe. Przedsiębiorcy natomiast muszą upewnić się, że ich oprogramowanie i zespół są gotowe do pracy w KSeF.

Najważniejsze daty:

• 1 lutego 2026 – duże firmy,

• 1 kwietnia 2026 – pozostałe przedsiębiorstwa,

• 1 stycznia 2027 – najmniejsze podmioty.
   

 KSeF to nie tylko wyzwanie, ale i okazja do uporządkowania procesów oraz wzmocnienia współpracy między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.

Zmieniające się przepisy, nowe terminy, cyfryzacja procesów i obowiązek integracji z systemami rządowymi – to wyzwania, które wymagają odpowiedzialnego przygotowania. Zdecydowanie nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę.

Dlatego właśnie powstał program edukacyjno-wdrożeniowy „Bądź gotowy na KSeF”, realizowany przez sieć OSCBR. Program skierowany jest zarówno do biur rachunkowych, jak i do przedsiębiorców, którzy chcą zrozumieć zmiany, uniknąć błędów i sprawnie wejść w nową rzeczywistość prawną i technologiczną.

W ramach programu otrzymasz m.in.:

• praktyczne szkolenia i webinary z ekspertami,

• gotowe materiały informacyjne dla klientów biura,

• terminarz i checklisty dla firm i księgowych,

• dostęp do sprawdzonych narzędzi technologicznych, takich jak mOrganizer finansów,

• realne wsparcie wdrożeniowe i techniczne – krok po kroku.

Dołącz do firm i biur, które nie tylko spełnią obowiązek, ale też zyskają przewagę dzięki dobrej organizacji.

Sprawdź szczegóły i zapisz się do programu: Bądź gotowy na KSeF