Przeczytaj najnowsze

Jeśli poszukujesz więcej informacji na temat Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych lub chcesz nawiązać współpracę, skontaktuj się z nami:

                   Paulina Haczykowska - Rosłonek

                   [email protected]

                  Koordynator ds. Komunikacji Marketingowej

Kontakt dla Mediów

Zapraszamy do kontaktu pon-pt 8:00-16:00

numer telefonu: 533 337 003

Stworzona przez 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Wszystkie materiały wykorzystane na ww. stronie w tym: logo, tekst, zdjęcia, grafika, dźwięk oraz sposób ich prezentacji są prawnie chronione i stanowią własność intelektualną ich właścicieli. Dane te zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych. 

Rozwój sieci i technologię rozwiązań oferowanych przez OSCBR zapewnia CashDirector wraz z mBankiem.

FAQ

Regulaminy

Polityka prywatności

Kontakt:

mail: [email protected]

telefon: 533 337 003

KSeF nie jest już projektem, do którego biura rachunkowe dopiero się przygotowują. W 2026 roku stał się częścią codziennej obsługi wielu klientów, a od 1 stycznia 2027 roku obejmie również najmniejsze firmy korzystające jeszcze z czasowego wyłączenia. Dla biura rachunkowego najważniejsze są dziś nie ogólne informacje o systemie, lecz dobrze opisane procedury, bezpieczne uprawnienia oraz jasny podział zadań między biurem a klientem.

W tym przewodniku pokazujemy, jak uporządkować obsługę KSeF w biurze rachunkowym, przygotować klientów do kolejnego etapu zmian i wykorzystać nowe obowiązki do podniesienia jakości świadczonych usług.

Materiały wdrożeniowe, instrukcje i rozwiązania dostępne dla biur zebraliśmy również w centrum KSeF OSCBR

KSeF w skrócie

• od 1 lutego 2026 roku KSeF objął największe podmioty;

• od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek objął pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z czasowego wyłączenia;

• od 1 stycznia 2027 roku system obejmie podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto;

• tokeny KSeF można wykorzystywać tylko do końca 2026 roku — biura powinny już planować przejście klientów na certyfikaty;

• każde biuro potrzebuje opisanych zasad wystawiania, odbierania, weryfikowania i korygowania faktur oraz pracy w trybach awaryjnych;

• zakres odpowiedzialności biura i klienta powinien wynikać z umowy, procedur i faktycznego podziału zadań.

Spis treści:

1. KSeF w 2026 i 2027 roku — najważniejsze etapy

2. Największa zmiana: z wdrożenia do codziennej obsługi KSeF

   1. Podziel klientów według modelu obsług

   2. Ustal podział odpowiedzialności między biurem a klientem

   3. Uporządkuj uprawnienia, tokeny i certyfikaty KSeF

   4. Zbuduj jeden proces obsługi faktury

   5. Przygotuj zasady pracy podczas awarii i odrzucenia faktury

   6. Zadbaj o bezpieczeństwo danych klientów

   7. Wykorzystaj KSeF do uporządkowania współpracy z klientem

3. Checklista KSeF dla właściciela biura rachunkowego

4. KSeF jako element oferty biura rachunkowego

5. Najczęstsze pytania o KSeF w biurze rachunkowy

6. Uporządkuj KSeF razem z OSCBR

KSeF w 2026 i 2027 roku — najważniejsze etapy

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało podzielone na etapy. Z punktu widzenia biura rachunkowego oznacza to konieczność obsługi klientów znajdujących się w różnych sytuacjach: już objętych obowiązkiem, korzystających z czasowego wyłączenia albo przygotowujących się do przejścia z tokenu na certyfikat KSeF.

Aktualny harmonogram i materiały techniczne publikuje Ministerstwo Finansów w serwisie KSeF.

Zakres obowiązku zależy również od rodzaju wystawianego dokumentu. Szczegółowe zestawienie znajdziesz w przewodniku jakie dokumenty trafiają do KSeF, a które pozostają poza systemem. Osobno wyjaśniamy także, kiedy po wdrożeniu KSeF nadal można stosować faktury papierowe

Największa zmiana: z wdrożenia do codziennej obsługi KSeF

Na etapie przygotowań biura koncentrowały się przede wszystkim na wyborze narzędzia, szkoleniach i nadawaniu uprawnień. Po uruchomieniu obowiązku najważniejsze stają się powtarzalność i kontrola procesu.

Biuro powinno wiedzieć:

• kto wystawia faktury sprzedażowe;

• kto sprawdza ich poprawność przed wysłaniem;

• kto odbiera faktury kosztowe;

• w jaki sposób klient je opisuje i akceptuje;

• jak biuro dowiaduje się o odrzuceniu dokumentu;

• kto wystawia korektę;

• co dzieje się w przypadku niedostępności systemu;

• kto monitoruje ważność certyfikatów i zakres nadanych uprawnień;

• jak postępować po zakończeniu współpracy z klientem lub pracownikiem.

Bez tych ustaleń nawet prawidłowo skonfigurowany system nie rozwiąże problemów organizacyjnych.

Podziel klientów według modelu obsługi

Nie każdy klient powinien być obsługiwany w identyczny sposób. Pierwszym krokiem jest podział bazy klientów przynajmniej na trzy grupy.

Klient wystawia faktury samodzielnie

Biuro odbiera dokumenty z KSeF, kontroluje ich ujęcie w księgach i rozlicza podatki. Trzeba ustalić, czy biuro sprawdza faktury przed wysłaniem, czy dopiero po ich przyjęciu przez system.

Biuro wystawia faktury w imieniu klienta

Ten model wymaga szczególnie precyzyjnego opisania zakresu danych przekazywanych przez klienta, terminów, sposobu akceptacji oraz odpowiedzialności za poprawność informacji handlowych.

Model mieszany

Część dokumentów wystawia klient, a część biuro lub pracownicy klienta. W tym przypadku niezbędna jest lista osób i systemów posiadających uprawnienia oraz wspólna procedura numeracji, korekt i weryfikacji statusu dokumentów.

Osobnej analizy wymagają klienci współpracujący z podmiotami spoza Polski. Zobacz, jak KSeF wpływa na transakcje zagraniczne i obsługę zagranicznych kontrahentów.

Ustal podział odpowiedzialności między biurem a klientem

KSeF nie przenosi automatycznie całej odpowiedzialności za fakturowanie na biuro rachunkowe. Zakres zadań zależy od umowy, udzielonych uprawnień i przyjętego modelu współpracy.

W procedurze warto wskazać:

• kto odpowiada za przekazanie kompletnych danych do faktury;

• kto zatwierdza dokument przed wysłaniem;

• kto sprawdza kontrahenta, stawkę VAT i datę sprzedaży;

• kto monitoruje status wysyłki;

• kto reaguje na odrzucenie faktury;

• kto podejmuje decyzję o korekcie;

• w jakim terminie klient opisuje faktury kosztowe;

• jak zgłaszane są błędy oraz awarie;

• kto nadaje i odbiera uprawnienia.

Ustalenia powinny znaleźć odzwierciedlenie w umowie z klientem, regulaminie współpracy albo załączniku opisującym usługę KSeF. Dokumenty powinny zostać zweryfikowane przez prawnika z uwzględnieniem rzeczywistego modelu działania biura.

Uporządkuj uprawnienia, tokeny i certyfikaty KSeF

Od 1 lutego 2026 roku w KSeF można korzystać zarówno z tokenów, jak i certyfikatów. Tokeny są jednak rozwiązaniem przejściowym — od 1 stycznia 2027 roku pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF. Potwierdza to oficjalna informacja Ministerstwa Finansów o certyfikatach KSeF.

Szczegółowe zasady generowania, stosowania i przechowywania opisujemy w przewodniku po certyfikatach KSeF dla biur rachunkowych. Biura, które nadal korzystają z dotychczasowej metody uwierzytelniania, powinny również sprawdzić, do kiedy działa token KSeF i jak bezpiecznie z niego korzystać

Biuro nie powinno odkładać migracji do grudnia. Bezpieczny plan obejmuje:

• sporządzenie listy klientów i systemów korzystających z tokenów;

• sprawdzenie, kto posiada uprawnienia właścicielskie i administracyjne;

• ustalenie, jakie certyfikaty są potrzebne w danym modelu pracy;

• wygenerowanie i bezpieczne zapisanie certyfikatów;

• konfigurację narzędzi księgowych i fakturowych;

• test poprawności połączenia oraz wysyłki;

• wycofanie niepotrzebnych tokenów;

• zapisanie terminu ważności i właściciela każdego certyfikatu.

Biuro powinno również prowadzić rejestr uprawnień. Musi z niego wynikać, kto, w jakim zakresie i na jakiej podstawie ma dostęp do danych klienta.

Zbuduj jeden proces obsługi faktury

Proces powinien obejmować cały cykl życia dokumentu, a nie tylko jego wysłanie do KSeF. Przed wysłaniem dokumentu warto stosować stały proces weryfikacji. Pomocna będzie checklista kontroli poprawności faktur w KSeF dla biura rachunkowego.

Faktura sprzedażowa

• Powstają dane handlowe.

• Osoba odpowiedzialna przygotowuje dokument.

• Następuje kontrola danych i akceptacja.

• Faktura jest przesyłana do KSeF.

• System zwraca status dokumentu i numer KSeF.

• Informacja o wystawieniu trafia do osoby odpowiedzialnej za księgowanie i rozliczenie.

Faktura kosztowa

• Dokument zostaje pobrany z KSeF.

• Klient lub wskazana osoba potwierdza związek wydatku z działalnością.

• Faktura otrzymuje opis księgowy i akceptację.

• Biuro ujmuje ją w odpowiednim okresie.

• Wątpliwości trafiają do klienta przez ustalony kanał komunikacji.

Najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy biuro i klient zakładają, że drugi podmiot wykona kontrolę. Procedura powinna usuwać takie „puste miejsca”. Warto również sprawdzić najczęstsze błędy popełniane podczas pracy z KSeF w biurze rachunkowym i uwzględnić je w szkoleniach zespołu.

Przygotuj zasady pracy podczas awarii i odrzucenia faktury

Biuro powinno mieć osobne instrukcje dla:

• problemu z internetem lub systemem po stronie klienta;

• niedostępności programu księgowego;

• niedostępności KSeF;

• faktury odrzuconej ze względu na błąd techniczny;

• błędu merytorycznego wykrytego po przyjęciu faktury;

• utraty dostępu, certyfikatu lub uprawnienia.

Instrukcja powinna określać osoby kontaktowe, sposób dokumentowania zdarzenia i termin przekazania informacji klientowi. Szczegółowe instrukcje opisaliśmy w osobnych materiałach OSCBR. Sprawdź, czym różnią się tryby online, offline24 i awaryjny w KSeF, jak powinna wyglądać procedura biura rachunkowego na wypadek awarii KSeF oraz jak ułożyć współpracę z klientem w przypadku faktur odrzuconych

Zadbaj o bezpieczeństwo danych klientów

Dostęp do KSeF daje możliwość pracy z dużą częścią dokumentacji handlowej klienta. Dlatego certyfikatów, tokenów i danych dostępowych nie należy przekazywać przez przypadkowe wiadomości, niezabezpieczone pliki ani prywatne komunikatory. Więcej praktycznych zasad znajdziesz w artykule o tym, jak chronić dane klientów podczas pracy z KSeF.

Minimalny standard bezpieczeństwa powinien obejmować:

• zasadę nadawania tylko niezbędnych uprawnień;

• ewidencję osób posiadających dostęp;

• bezpieczne przechowywanie certyfikatów;

• procedurę odebrania dostępu po zakończeniu współpracy;

• regularny przegląd uprawnień;

• zakaz współdzielenia danych dostępowych;

• plan reakcji na podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa.

Warto również ustalić, które czynności może wykonywać pracownik biura, a które wymagają akceptacji właściciela biura lub klienta.

Wykorzystaj KSeF do uporządkowania współpracy z klientem

KSeF jest obowiązkiem, ale może też stać się impulsem do poprawy jakości obsługi. Biuro może wykorzystać wdrożenie do:

• ujednolicenia sposobu dostarczania dokumentów;

• ograniczenia wiadomości e-mail z załącznikami;

• wprowadzenia elektronicznej akceptacji kosztów;

• skrócenia czasu oczekiwania na dokumenty;

• uporządkowania odpowiedzialności;

• zaoferowania klientom dodatkowej usługi wdrożeniowej;

• pokazania przewagi technologicznej nad biurami pracującymi tradycyjnie.

W sieci OSCBR biura mogą korzystać z mOrganizera finansów — systemu łączącego obsługę księgową, konto firmowe i procesy KSeF. Dzięki temu klient i biuro pracują na wspólnym obiegu informacji, zamiast wymieniać dokumenty w wielu niespójnych kanałach.

Checklista KSeF dla właściciela biura rachunkowego

Sprawdź, czy w Twoim biurze:

• każdy klient jest przypisany do konkretnego modelu obsługi KSeF;

• umowy i procedury opisują podział zadań;

• wiadomo, kto wystawia i zatwierdza faktury;

• działa rejestr uprawnień, tokenów i certyfikatów;

• rozpoczęto migrację z tokenów na certyfikaty;

• zespół zna procedurę obsługi faktur odrzuconych;

• istnieje instrukcja pracy w trybach awaryjnych;

• klient wie, jak opisywać i akceptować koszty;

• dostęp jest odbierany po zakończeniu współpracy;

• wyznaczono osobę odpowiedzialną za monitorowanie zmian w KSeF;

• narzędzie księgowe zostało przetestowane w rzeczywistym procesie;

• klienci objęci obowiązkiem od 2027 roku mają plan wdrożenia.

KSeF jako element oferty biura rachunkowego

Biuro nie musi ograniczać swojej roli do technicznego odbierania faktur. Może stworzyć uporządkowaną usługę obejmującą:

• analizę modelu fakturowania klienta;

• nadanie i konfigurację uprawnień;

• przejście z tokenu na certyfikat;

• przygotowanie procedur;

• szkolenie klienta i jego pracowników;

• konfigurację narzędzia;

• test procesu;

• bieżący monitoring i wsparcie.

Zakres podstawowej księgowości i dodatkowej obsługi KSeF powinien być jasno rozdzielony. Pozwala to klientowi zrozumieć wartość usługi, a biuru — kontrolować czas, odpowiedzialność i rentowność pracy.

Najczęstsze pytania o KSeF w biurze rachunkowym

Czy tokeny KSeF będą działać w 2027 roku?

Nie. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów tokeny można wykorzystywać do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku z tokenów i certyfikatów pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF.

Czy biuro rachunkowe odpowiada za każdą fakturę klienta?

Nie można odpowiedzieć na to pytanie bez analizy umowy, udzielonych uprawnień i rzeczywistego sposobu pracy. Dlatego zakres zadań oraz odpowiedzialności biura i klienta musi być opisany w dokumentacji współpracy.

Czy biuro może wystawiać faktury w imieniu klienta?

Tak, jeżeli posiada odpowiednie uprawnienia i strony przyjęły taki model obsługi. Należy wcześniej określić sposób przekazywania oraz zatwierdzania danych do faktury.

Czy najmniejsi klienci muszą już przygotowywać się do KSeF?

Tak. Firmy korzystające z czasowego wyłączenia zostaną objęte obowiązkiem od 1 stycznia 2027 roku. Wdrożenie warto rozpocząć wcześniej, zwłaszcza że biuro musi przygotować jednocześnie większą grupę klientów.

Czy KSeF zastępuje własny obieg dokumentów biura?

Nie. KSeF odpowiada za przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, ale nie rozwiązuje samodzielnie kwestii akceptacji kosztów, komunikacji z klientem, opisu dokumentów, kontroli odpowiedzialności czy zarządzania zadaniami w biurze.

Uporządkuj KSeF razem z OSCBR

Biura należące do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych otrzymują dostęp do wiedzy, szkoleń, materiałów dla klientów oraz technologii wspierającej codzienną obsługę księgową i KSeF.

Jeśli chcesz uporządkować procesy KSeF, korzystać z technologii wspierającej współpracę z klientami i rozwijać swoje biuro, poznaj możliwości współpracy z OSCBR. Sprawdź również, jak wygląda bezpłatny proces certyfikacji biura rachunkowego.

Aktualizacja: lipiec 2026